Процессов в компании, как правило, много, а ресурсы на их улучшение ограничены. Поэтому руководителям и эйчарам обычно приходится выбирать, на чем сосредоточиться.

Общее правило гласит: не автоматизируйте процессы «для галочки», в дань моде или просто чтобы порадовать руководство. Автоматизация нужна, только если без нее бизнес уже не может развиваться, а процессы стали типовыми. Если же они пока протекают хаотично, нет устоявшихся правил и регламентов, а успехи — результат удачных (но случайных или разовых) экспериментов, значит, автоматизировать рано.

Как избежать?

Если для автоматизации нужно выбрать один процесс из нескольких — высок риск ошибиться, опираясь на краткосрочные цели или простоту автоматизации. В результате будут напрасно потрачены деньги компании и время сотрудников, а нерешенные проблемы обострятся.

Как избежать?

Если не учесть возможные изменения в бизнес-процессах, организационной структуре, стратегии компании или внешней среде, автоматизация может потребовать многочисленных доработок уже после запуска.

Например, вы планируете внедрить КЭДО для решения текущих задач компании — фиксирования рабочего времени, расчета заработной платы и т. д. При этом руководство компании планирует открывать новые подразделения и активно нанимать новых людей. Если КЭДО будет спроектирована и настроена на обслуживание небольшой команды — вы столкнетесь с трудностями.

Как избежать?

Платформа для автоматизации может быть удобной и эффективной, но не подходить именно вашей компании.

Слишком сложный трудно применить, а недостаточно функциональный не будет решать задачи компании.

Как избежать?

В любом проекте возможны непредвиденные расходы. Но в хорошо просчитанном такие расходы заложены в условную финансовую подушку безопасности и обычно их получается немного.

Как избежать?

Если интеграция выбранного инструмента с платформами и системами, которые уже используются, окажется слишком сложной — появится много «ручной» работы и возникнут ситуации несогласованности данных. Это плохо отразится на прибыли и мотивации сотрудников.

Как избежать?

Проведите анализ совместимости с действующими системами. Привлеките к нему как внешних консультантов (специалистов провайдера), так и внутренних (сисадминов и инженеров, обслуживающих текущие HR-задачи).

Многие проблемы упускаются без тестирования: провайдер может умолчать, сотрудники не заметят в условиях нехватки времени — в результате высок риск технических сбоев. Кроме того, вы можете упустить из виду ситуации, в которых инструмент окажется крайне удобным или слишком сложным.

Как избежать?

Так, если бизнес активно растет и постоянно нуждается в новых сотрудниках, часто происходят ротации. Поэтому, например, внедрять платформы обратной связи вместо КЭДО будет неэффективно — и даже в ущерб компании.

Как избежать?

Сложно разложить на атомы бизнес-процессы: это требует знаний, навыков, опыта и детального понимания процедуры автоматизации.

Плохо сформулированных целей труднее достигать, а если цели и вовсе не ясны участникам — процесс автоматизации получится непредсказуемым и неэффективным.

Как избежать?

Если игнорировать вопросы безопасности или уделять им недостаточно внимания, возникает риск утечки данных и нарушения конфиденциальности.

Как избежать?

Этап внедрения обычно сумбурный и самый сложный, а ошибки на нем обходятся компании дорого, снижают доверие к руководству и HR-специалистам, готовность сотрудников к дальнейшим изменениям.

«Да там же интуитивно понятный интерфейс!» — подобные рассуждения только провоцируют проблемы: сотрудники саботируют новый процесс или совершают так много ошибок, что программа становится экономически невыгодной.

Как избежать?

Если приступить к изменениям, не назначив ответственных за конкретные участки работы, не установив правила коммуникации и иерархию принятия решений по проекту, — возникнут недоразумения и задержки.

Как избежать?

Когда в проект вложены деньги и он запущен, хочется замечать только положительные аспекты и игнорировать критику. Но именно на этапе внедрения можно пересмотреть и подкорректировать настройки, добавить недостающие функции или упростить слишком сложные — а для этого важно анализировать всю поступающую обратную связь.

Как избежать?

Если заранее не продумать, как будут измеряться результаты внедрения, кто и по каким критериями будет производить оценку, с достижением каким бизнес-целей соотносить результат и т. д., — оценки как таковой не получится.

Как избежать?

Процессы автоматизированы, сервисы внедрены, все молодцы. Но любые цифровые решения постоянно обновляются и дорабатываются, и в интересах компании не пропускать новинки, которые могут упростить работу и улучшить бизнес-результаты.

Как избежать?