Умение планировать и организовывать свое время — софт-скил, который полезен даже школьникам. А если вы занимаетесь подбором и развитием персонала, отсутствие навыков тайм-менеджмента плохо скажется сразу на нескольких метриках эффективности работы.

По данным исследования Работы.ру, на рынке труда сохраняется дефицит кадров, а закрывать вакансии непросто. Рекрутерам приходится быстро реагировать на новые отклики и регулярно искать резюме подходящих кандидатов — иначе перспективные специалисты уйдут к конкурентам. Автоматизация рекрутинга снижает нагрузку и облегчает процесс, но окончательный результат зависит от того, насколько хорошо планирует свое время специалист по найму.

Текучесть кадров зависит от многих факторов — начиная с грамотного подбора сотрудников и заканчивая атмосферой в команде. HR-специалист должен замечать изменения в настроениях, просить обратную связь и вовремя доносить информацию до руководства, если есть риск, что люди начнут увольняться. Это требует оперативности и организованности.

Незнание принципов тайм-менеджмента не равно безответственности. Зачастую рекрутеры и эйчары в попытках успеть всё буквально погружаются в важные задачи с головой, настолько, что совершенно забывают о жизни вне работы. Это плохо сказывается на самочувствии, приводит к эмоциональному и профессиональному выгоранию. Специалист теряет желание и силы работать, а компания — важного и нужного сотрудника.

Тайм-менеджмент должен делать жизнь проще, а не наоборот. Поэтому необходимо подобрать метод, который подойдет именно вам. Приведем несколько популярных способов управлять своим временем.

Если на вас навалилось много задач одновременно, важно грамотно расставить приоритеты. Матрица задач Эйзенхауэра поможет это сделать.

Как ее составить:

Суть «поедания лягушек» очень проста: вы составляете список дел на день, находите самую важную, объемную, сложную или наименее приятную задачу и начинаете работу именно с нее.

За утро можно расправиться с одной или несколькими «лягушками» — и получить приток энергии от того, что неприятное и тяжелое дело позади.

«Слонами» называют крупные и масштабные проекты. Чтобы они не пугали, в начале рабочего дня уделяйте полчаса тому, чтобы наре́зать (если понадобится, натереть или раздробить) объемные задачи на последовательные микрошаги, визуализируйте с помощью to-do-списка — и начнете успевать гораздо больше.

Выбирайте наиболее приоритетные задачи, прислушиваясь к интуиции.

Подойдет, если вас замучила прокрастинация. Пообещайте себе, что не будете тратить на задачу несколько часов: уделите ей всего пять минут. За это время сложно ощутить усталость или дискомфорт, но можно добиться определенных подвижек и даже втянуться в работу.

Когда у задачи нет четкого дедлайна, возникает соблазн отложить или забыть ее. Установите временные рамки для каждого дела, которым хотите заняться, — и строго их придерживайтесь. Можете назначить себе приятную «премию» на свой вкус за соблюдение графика. Еще лучше — если об этих дедлайнах будете знать не только вы, но и окружающие, которые заинтересованы в результате.

Способ планирования, при котором вы беретесь выполнять девять задач в день:

Чаще всего используется, чтобы организовать командную работу над общими задачами. Вы составляете таблицу с несколькими столбцами: например, «Нужно сделать», «В работе», «Ожидает согласования», «Выполнено» — в зависимости от того, какие стадии проходит ваш проект.

Таблицу размещают на видном месте в офисе — или составляют в онлайн-формате и дают доступ всем членам команды. Стикеры / электронные карточки с описанием задач двигают от одной колонки к другой по мере выполнения. Это помогает держать список и статусы задач перед глазами и оценивать прогресс.

Чтобы понять, на что уходит рабочее время у вас или ваших сотрудников, начните записывать всё, что сделано, с пометкой, сколько минут или часов на это ушло. Так вы увидите реальную картину рабочего дня и поймете, какие части можно оптимизировать.

При разработке своей системы американский эксперт по продуктивности Тим Феррис опирался на принцип Парето: 20% усилий дают 80% результата.

Автор предлагает максимально концентрироваться на важных задачах в течение 20% рабочего дня. Благодаря такому подходу основная работа выполняется быстрее, а оставшееся время можно спокойно потратить на рутинные дела или отдых.

Психолог Майкл Бреус разделил людей на четыре хронотипа — и каждому соответствует определенное оптимальное время для активности и отдыха.

Эта техника перекликается с предыдущей: вам нужно самому определить свое самое продуктивное время дня. Затем внутри него впишите интервалы, в которые вы будете заниматься только рабочими задачами, не отвлекаясь ни на что постороннее.

Комплекс привычек, которые позволяют эффективно управлять временем:

Комплекс привычек, которые позволяют эффективно управлять временем:

Простая техника, придуманная итальянцем Франческо Чирилло. Вам понадобится только таймер. Выставите на нем 90 (или 52) минут для работы — а затем вознаградите себя 30 (или 17) минутами отдыха.

Система помогает привыкнуть к определенному ритму, научиться быстро переключаться и настраиваться на деловой лад, а частые перерывы берегут от усталости и выгорания.

Несложная система. Вечером вы пишете список задач на следующий день, а появляющиеся в процессе выполнения запланированных, откладываете на завтра — без оговорок и исключений.