При бюджетировании HR-расходов мы используем следующие основные метрики:

• число нанятых сотрудников — в среднем закрываем от трех — пяти вакансий в месяц;
• затраты на подбор: сколько потрачено всего, сколько на услуги кадрового агентства, которое помогает закрывать сложные позиции;
• онбординг — в среднем на адаптацию уходит три месяца, и мы закладываем в бюджет эти расходы.

Наш HR-бюджет включает в себя следующие статьи: «расходы на персонал», «командировки», «собрания», «затраты на обучение».

Обычно планирование бюджета мы начинаем за три месяца до старта кампании по расходованию средств, то есть в этом году планируем начать в октябре.

Особенностью процесса формирования бюджета в нашей компании является принцип «снизу вверх», то есть магазины планируют свои расходы самостоятельно на основании рекомендаций от центров экспертиз ЦО (центрального офиса). График внесения доходной и расходной части устанавливается заранее финансовым департаментом. В среднем планирование и согласование занимает два — три месяца.

Мы начинаем с того, что проводим оценку предыдущего года: сколько было потрачено на подбор (в том числе на услуги кадрового агентства), сколько на онбординг. По каждому направлению найма считаем отдельную сумму. Например, расходы на рекрутинг через HeadHunter в 2023 году составили 300 тысяч рублей (одна вакансия стоила 7600 рублей), а дополнительные 150 тысяч рублей были выделены на менее дорогие площадки вроде Avito и специализированных телеграм-каналов. В целом с учетом стоимости услуг кадрового агентства и дальнейшей адаптации и обучения нанятых сотрудников бюджет HR-отдела в прошлом году у нас составил 1,2 млн рублей. В него также входят зарплаты HR-менеджера и рекрутера.

Начинается у нас составление HR-бюджета с того, что HR BP магазина, склада, даркстора вносят расходную часть по следующим статьям: «командировки», «собрания» и «затраты на обучение». Статью «расходы на персонал» формируют непосредственные руководители отделов, HR BP сопровождает их в этом процессе. Собранные расходы оценивает руководитель по эффективности бизнеса магазина и соотносит с доходной частью. В дальнейшем он принимает решение о корректировке при необходимости.

После анализа и оценки HR-затрат всё довольно просто. Например, в 2024 году мы расширяем штат на 20%. Значит, на такой же процент нужно увеличить бюджет.

При планировании HR-расходов мы обязательно учитываем инициативы по развитию компетенций, планы по инвестированию в те или иные профессии согласно стратегии бизнеса.

В течение года мы сверяем наш бюджет с реальными затратами и, если нужно, вносим корректировки. Например, в прошлом году мы сделали это в середине года, потому что вовремя увидели пробел с недостаточным выделением средств на тренинги для новичков.

В 2022 году мы ошиблись с прогнозированием затрат на адаптацию новичков: не учли в бюджете суммы, которые нужны для проведения тренингов, — точнее, просто не обозначили, какие и в каком количестве тренинги будут нужны. В итоге стратегию пришлось оперативно пересматривать и дополнять бюджет на 200 тысяч рублей.

Рекрутинговые платформы поднимают цены за свои сервисы. В прошлом году у нас по этой причине был существенный перерасход: потратили сверх плана порядка 100 тысяч рублей. В итоге пришлось делать больший упор на менее дорогие площадки, например на платформы для поиска узкопрофильных специалистов и на телеграм-каналы.