Юлия Девяткова
юрист
Компенсация за удаленку: кто заплатит за свет и интернет?
Сотрудники, работающие удаленно, имеют право на компенсацию части расходов, возникших из-за необходимости трудиться на дому. Разбираемся с юристом, в каких случаях компания должна возместить затраты работникам и что будет, если она этого не сделает.
Ситуация 1. Сотрудник работает удаленно по соглашению сторон
Если сотрудник сам хочет работать удаленно и эта возможность прописана у него в трудовом договоре или дополнительном соглашении, то работодатель должен ему предоставить:
оборудование для работы (компьютер, ноутбук, мобильный телефон и т. п.);
программное обеспечение (операционные системы, программы и т. п.);
средства защиты информации (антивирусы, средства шифрования, кодирования информации и т. п.).
компенсация за использование собственного оборудования и ПО;
возмещение расходов, связанных с их использованием.
В законе не сказано, что относить к расходам, связанным с использованием личного имущества. Например, должен ли работодатель предоставить компьютерный стол, если у работника его нет, но он необходим для комфортной и эффективной работы. Поэтому, как правило, возмещают стоимость ремонта оборудования или замены из-за износа, стоимость доступа в интернет, расходы на мобильную связь, электричество, покупку бумаги, картриджей или иных материалов для работы.
Если сотрудник требует оплатить мебель или установку кондиционера, работодатель вправе ему отказать.
Если сотрудник требует оплатить мебель или установку кондиционера, работодатель вправе ему отказать.
Как рассчитать размер компенсации
В законе не прописаны критерии и порядок определения размера компенсации или возмещения расходов дистанционным работникам. Поэтому компания может определить их самостоятельно и зафиксировать в одном из следующих документов:
Локальный акт (положение о дистанционной работе или правила внутреннего трудового распорядка)
Это самый простой вариант: при необходимости в документ можно быстро внести изменения, не нужно составлять допсоглашений с сотрудниками.
Это самый простой вариант: при необходимости в документ можно быстро внести изменения, не нужно составлять допсоглашений с сотрудниками.
Трудовой договор
Если размер выплат изменится, потребуется дополнительное соглашение.
Если размер выплат изменится, потребуется дополнительное соглашение.
Дополнительное соглашение
Если нужно изменить размер выплат, придется оформить новое допсоглашение.
Если нужно изменить размер выплат, придется оформить новое допсоглашение.
Коллективный договор
Размер компенсаций нужно утвердить с профсоюзом, если он есть.
Размер компенсаций нужно утвердить с профсоюзом, если он есть.
Подробно распишите, сколько вы платите за использование личного оборудования, а сколько — за связанные с этим расходы. Или укажите общую сумму, включающую в себя обе статьи затрат. Часто устанавливают единый, фиксированный размер выплат, например 500 рублей в месяц. Можно предусмотреть компенсацию за рабочий день, если сотрудники работают из дома периодически, а вы не готовы оплачивать время, когда человек находился в офисе, болел или был в отпуске.
Прежде чем компенсировать работнику затраты, вы имеете право запросить у него документы, подтверждающие расходы (квитанции, чеки и т. п.). Это необязательно, если у вас фиксированный размер выплат.
Сроки выплаты компенсации могут быть любыми: можете начислять ее как вместе с зарплатой, так и, к примеру, один раз в месяц.
Учитывая, что в законе нет конкретных правил, а судебная практика по данному вопросу пока не сформировалась, имеет смысл прописать в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении, какие расходы работодатель компенсирует, а какие нет. Например, вы не планируете оплачивать расходы на электроэнергию, а сотрудник решил обратиться в суд и потребовать компенсации. Если у вас прописано возмещение затрат и четко указано, что вы не платите за электричество, правда будет на вашей стороне. В противном случае суд может поддержать работника.
Учитывая, что в законе нет конкретных правил, а судебная практика по данному вопросу пока не сформировалась, имеет смысл прописать в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении, какие расходы работодатель компенсирует, а какие нет. Например, вы не планируете оплачивать расходы на электроэнергию, а сотрудник решил обратиться в суд и потребовать компенсации. Если у вас прописано возмещение затрат и четко указано, что вы не платите за электричество, правда будет на вашей стороне. В противном случае суд может поддержать работника.
Ситуация 2. Сотрудник работает удаленно по инициативе работодателя
Работника можно временно отправить на дистанционку без его согласия лишь в исключительных случаях: при пандемии, производственной аварии, стихийном бедствии и т. п. Составлять дополнительное соглашение при этом не нужно — необходим только локальный акт о переводе на удаленную работу.
В этом случае компания:
В этом случае компания:
либо обеспечивает работника необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и т. п;
либо выплачивает компенсацию за использование личного или арендованного оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, возмещает расходы, связанные с их использованием.
Кроме того, она обязана возместить другие расходы, связанные с дистанционной работой. Что считать такими расходами и как их отличить от затрат, связанных с использованием личного имущества, закон не поясняет. Вероятно, это можно понимать так: если даже работодатель сам выдал работнику ноутбук, работник вправе потребовать оплатить интернет или электричество.
Сотрудник не обязан получать согласие на использование своего оборудования у работодателя, при этом потребовать компенсацию он может в любой момент.
Чтобы избежать лишних споров, обязательно пропишите в локальном акте о временном переводе на удаленную работу, какие расходы будут компенсированы, а какие нет.
Сотрудник не обязан получать согласие на использование своего оборудования у работодателя, при этом потребовать компенсацию он может в любой момент.
Чтобы избежать лишних споров, обязательно пропишите в локальном акте о временном переводе на удаленную работу, какие расходы будут компенсированы, а какие нет.
Что будет, если не платить компенсацию
Если государственная инспекция труда установит, что работодатель нарушал закон, то компанию обяжут выплатить сотруднику положенные деньги с учетом компенсации за просрочку не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки Центрального банка РФ от не выплаченных в срок сумм. А еще придется заплатить штрафы (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):
директору — 10−20 тысяч рублей;
юрлицу — 30−50 тысяч рублей.
Скромный размер компенсаций тоже может стать поводом для судебного разбирательства. Теоретически суд может признать, что выплаты не покрывают реальных расходов сотрудника, но пока такой практики не было. Вопрос о сумме выплат решает только работодатель, а санкции, скорее, последуют только за полный отказ от возмещения расходов сотруднику. Поэтому для компании в любом случае будет безопаснее установить хотя бы какую-то компенсацию.
Читайте также
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.