5 вопросов об электронных трудовых книжках
С 2020 года в России стали действовать электронные трудовые книжки, а сведения о работниках теперь хранит и обрабатывает ПФР. Рассказываем, как оформлять сотрудников по новым правилам и нужны ли теперь бумажные трудовые книжки.
Тимур Слободин
отвечал на вопросы
Кому положены электронные трудовые книжки?
С 1 января 2020 года работодатель обязан завести электронную трудовую книжку для каждого сотрудника.
При этом если у работника есть стаж до 2021 года, то он может сохранить бумажную книжку — тогда работодатель обязан заносить данные о его работе в обе версии трудовых. А работник имеет право в любой момент отказаться от бумажной и использовать только электронную — нужно только написать заявление.
Если работник не оформил бумажную трудовую до конца 2020 года или устраивается на работу впервые, ему заводят только электронную.
При этом если у работника есть стаж до 2021 года, то он может сохранить бумажную книжку — тогда работодатель обязан заносить данные о его работе в обе версии трудовых. А работник имеет право в любой момент отказаться от бумажной и использовать только электронную — нужно только написать заявление.
Если работник не оформил бумажную трудовую до конца 2020 года или устраивается на работу впервые, ему заводят только электронную.
Как оформить переход с бумажной трудовой книжки на электронную?
Сначала сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации в произвольной форме. Главное, чтобы оно содержало:
должность и Ф. И. О. руководителя компании;
должность и Ф. И. О. самого работника;
просьбу хранить записи о его работе в электронном виде;
подпись работника;
дату (заявления).
После этого работодатель делает в бумажной трудовой книжке пометку о том, что сотрудник выбрал электронный формат. Министерство труда в своем письме разъяснило, как именно сделать такую запись:
1
В графе 1 нужно поставить порядковый номер вносимой записи.
2
В графе 2 — указать дату выдачи трудовой книжки на руки.
3
В графу 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки необходимо внести запись «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 ФЗ от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».
4
В графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.
Затем работодатель должен отдать сотруднику бумажную трудовую книжку на руки в течение трех рабочих дней.
Какие документы нужны для электронной трудовой при приеме на работу?
Если у сотрудника есть бумажная трудовая, то убедитесь, что в ней поставили отметку о переходе на электронный формат. При этом в бумажной книжке не надо делать каких-то новых отметок о трудоустройстве. Все записи нужны только для подсчета стажа работника. Вы оформляете приказ о приеме на работу и максимум на следующий день должны отправить в ПФР отчет СЗВ-ТД с записью о приеме нового сотрудника.
Новые сотрудники ждут вас на Работе.ру. Размещайте вакансии со скидкой 20% по промокоду prorabota. Подробности акции — по ссылке.
Как вести электронную трудовую книжку?
Получается, что теперь сведения о сотруднике ведет и хранит Пенсионный фонд, а работодатель только отчитывается о кадровых изменениях. Не нужно устанавливать специальное ПО или вносить записи в аккаунте на сайте ПФР. Также необязательно вести учет новых трудовых книжек.
При этом в локальных нормативных актах необходимо сделать запись, что организация перешла на электронную версию этого документа.
При этом в локальных нормативных актах необходимо сделать запись, что организация перешла на электронную версию этого документа.
Какие отчеты надо сдавать в ПФР?
С 2020 года все работодатели отправляют в ПФР электронные отчеты по форме СЗВ-ТД.
Форма содержит основные сведения о бывшем и настоящем работодателях:
Также заполняются основные сведения о сотруднике:
Обратите внимание, что этот отчет отправляют только в случае кадровых изменений:
Если не отправить СЗВ-ТД вовремя, компанию могут оштрафовать на сумму до 500 рублей за каждого сотрудника. Если изменений не было, то отправлять отчет не надо.
Кроме этого, сотрудники с электронными трудовыми книжками могут запросить информацию о стаже из ПФР. Работодатель обязан выдать им справку по форме СТД-Р.
- название организации,
- ИНН,
- регистрационный номер в ПФР.
Также заполняются основные сведения о сотруднике:
- Ф. И. О.,
- дата рождения,
- СНИЛС.
Обратите внимание, что этот отчет отправляют только в случае кадровых изменений:
- На следующий день — если приняли или уволили сотрудника.
- До 15 числа следующего месяца — если человека перевели на другую постоянную работу, наняли, уволили или сотрудник решил вести бумажную трудовую книжку.
Если не отправить СЗВ-ТД вовремя, компанию могут оштрафовать на сумму до 500 рублей за каждого сотрудника. Если изменений не было, то отправлять отчет не надо.
Кроме этого, сотрудники с электронными трудовыми книжками могут запросить информацию о стаже из ПФР. Работодатель обязан выдать им справку по форме СТД-Р.
В этой форме почти те же сведения, что и в отчете СЗВ-ТД. Справку формируют в день увольнения или по заявлению сотрудника в течение трех рабочих дней. В самой форме работодатель прописывает все кадровые изменения, которые произошли в карьере сотрудника.
Читайте также
Скидки до 50% на популярные тарифы
Лучшие акции и спецпредложения сервиса Работа.ру на одной странице
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.