Учиться

Быть в курсе

Отдыхать

Беречь время

Искать сотрудников

5 вопросов об электронных трудовых книжках

С 2020 года в России стали действовать электронные трудовые книжки, а сведения о работниках теперь хранит и обрабатывает ПФР. Рассказываем, как оформлять сотрудников по новым правилам и нужны ли теперь бумажные трудовые книжки.

Тимур Слободин

отвечал на вопросы

Подписывайтесь на наш telegram-канал для всех, кто нанимает

Кому положены электронные трудовые книжки?

С 1 января 2020 года работодатель обязан завести электронную трудовую книжку для каждого сотрудника.

При этом если у работника есть стаж до 2021 года, то он может сохранить бумажную книжку — тогда работодатель обязан заносить данные о его работе в обе версии трудовых. А работник имеет право в любой момент отказаться от бумажной и использовать только электронную — нужно только написать заявление.

Если работник не оформил бумажную трудовую до конца 2020 года или устраивается на работу впервые, ему заводят только электронную.

Как оформить переход с бумажной трудовой книжки на электронную?

Сначала сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации в произвольной форме. Главное, чтобы оно содержало:

должность и Ф. И. О. руководителя компании;

должность и Ф. И. О. самого работника;

просьбу хранить записи о его работе в электронном виде;

подпись работника;

дату (заявления).

После этого работодатель делает в бумажной трудовой книжке пометку о том, что сотрудник выбрал электронный формат. Министерство труда в своем письме разъяснило, как именно сделать такую запись:

В графе 1 нужно поставить порядковый номер вносимой записи.

В графе 2 — указать дату выдачи трудовой книжки на руки.

В графу 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки необходимо внести запись «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 ФЗ от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».

В графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

Затем работодатель должен отдать сотруднику бумажную трудовую книжку на руки в течение трех рабочих дней.

Какие документы нужны для электронной трудовой при приеме на работу?

Если у сотрудника есть бумажная трудовая, то убедитесь, что в ней поставили отметку о переходе на электронный формат. При этом в бумажной книжке не надо делать каких-то новых отметок о трудоустройстве. Все записи нужны только для подсчета стажа работника. Вы оформляете приказ о приеме на работу и максимум на следующий день должны отправить в ПФР отчет СЗВ-ТД с записью о приеме нового сотрудника.

Новые сотрудники ждут вас на Работе.ру. Размещайте вакансии со скидкой 20% по промокоду prorabota. Подробности акции — по ссылке.

Создать вакансию

Как вести электронную трудовую книжку?

Получается, что теперь сведения о сотруднике ведет и хранит Пенсионный фонд, а работодатель только отчитывается о кадровых изменениях. Не нужно устанавливать специальное ПО или вносить записи в аккаунте на сайте ПФР. Также необязательно вести учет новых трудовых книжек.

При этом в локальных нормативных актах необходимо сделать запись, что организация перешла на электронную версию этого документа.

Какие отчеты надо сдавать в ПФР?

С 2020 года все работодатели отправляют в ПФР электронные отчеты по форме СЗВ-ТД.

Форма содержит основные сведения о бывшем и настоящем работодателях:

название организации,
ИНН,
регистрационный номер в ПФР.

Также заполняются основные сведения о сотруднике:

Ф. И. О.,
дата рождения,
СНИЛС.

Обратите внимание, что этот отчет отправляют только в случае кадровых изменений:

На следующий день — если приняли или уволили сотрудника.
До 15 числа следующего месяца — если человека перевели на другую постоянную работу, наняли, уволили или сотрудник решил вести бумажную трудовую книжку.

Если не отправить СЗВ-ТД вовремя, компанию могут оштрафовать на сумму до 500 рублей за каждого сотрудника. Если изменений не было, то отправлять отчет не надо.

Кроме этого, сотрудники с электронными трудовыми книжками могут запросить информацию о стаже из ПФР. Работодатель обязан выдать им справку по форме СТД-Р.

В этой форме почти те же сведения, что и в отчете СЗВ-ТД. Справку формируют в день увольнения или по заявлению сотрудника в течение трех рабочих дней. В самой форме работодатель прописывает все кадровые изменения, которые произошли в карьере сотрудника.

Читайте также

5 вопросов о штатном расписании

Штатное расписание — это документ с информацией о квалификации, зарплате и количестве сотрудников. Рассказываем, как правильно его оформить, чтобы не получить штраф от контролирующих органов

5 вопросов о том, как оформить отгул

Разбираемся, когда именно и какие документы нужно не забыть подготовить при оформлении любого отгула

5 вопросов о том, как оформить работу по совместительству

Если вам нужен сотрудник на несколько часов в день или неделю, то выгоднее найти совместителя, который будет трудиться и на основной работе, и у вас. Максимально коротко рассказываем, как это правильно оформить

Скидки до 50% на популярные тарифы

Лучшие акции и спецпредложения сервиса Работа.ру на одной странице

Посмотреть скидки

Есть что сказать по теме? Напишите нам.

Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.