Юлия Девяткова
юрист
Какие документы должен подписать каждый новый сотрудник
Рассказываем, какие документы и в какие сроки должен подписать новый сотрудник при приеме на работу в 2022 году.
Полный список локальных актов, инструкций и договоров для HR и кадрового отдела
Первый день
До заключения трудового договора работник должен изучить и подписать:
1. Локальные акты, связанные с его трудовой деятельностью:
правила внутреннего трудового распорядка;
положения об оплате труда, командировках, персональных данных, коммерческой тайне, разделении рабочего дня на части и т. п.;
должностную инструкцию;
инструкцию по охране труда.
С локальными актами знакомят одним из четырех способов:
оформляют лист ознакомления для каждого локального акта;
заводят общий журнал ознакомления с локальными актами;
делают приложение к трудовому договору;
предлагают работнику использовать электронную подпись (если в компании внедрили кадровый электронный документооборот).
Какой способ выбрать, решает сам работодатель. Главное — получить подтверждение, что человека вовремя ознакомили с документом.
Скидки до 50% для тех, кто продолжает нанимать
Все акции и спецпредложения сервиса Работа.ру на одной странице
2. Коллективный договор
В том случае, если компания его использует.
3. Личные карточки по форме № Т-2
Трудовое законодательство больше не обязывает их вести. Но, если компания не отказалась от этого документа, при оформлении работник должен ознакомиться под подпись с информацией, внесенной в него работодателем.
4. Вводный инструктаж по охране труда
Работник должен расписаться за то, что прошел вводный инструктаж. С 1 сентября 2022 года вступают в силу новые правила обучения по охране труда и проверки знаний: теперь компания может отказаться от журнала регистрации инструктажей и выбрать иную форму ознакомления работников. Но требование получать собственноручную подпись по-прежнему действует. В электронный формат ознакомление с вводным инструктажом перевести нельзя.
5. Согласие на обработку персональных данных
Компания имеет право обрабатывать некоторые персональные данные без согласия работника:
информацию, которую он предъявил для оформления трудового договора;
полученные в результате обязательного предварительного или регулярного медосмотра.
Разрешение необходимо для обработки и хранения дополнительной информации, например номера мобильного телефона или адреса личной электронной почты. Отсутствие этих данных не мешает сотруднику исполнять трудовой договор, поэтому лучше получить у него письменное согласие на обработку, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.
В течение первых трех рабочих дней
1. Трудовой договор
В течение трех рабочих дней с даты фактического допуска к работе сотруднику необходимо выдать подписанный обеими сторонами экземпляр трудового договора.
Трудовой договор составляют и подписывают в двух экземплярах: один забирает работник, другой остается у работодателя (и сотрудник расписывается на нем в том, что получил свой экземпляр).
Трудовой договор составляют и подписывают в двух экземплярах: один забирает работник, другой остается у работодателя (и сотрудник расписывается на нем в том, что получил свой экземпляр).
Трудовой договор считается заключенным, даже если он не оформлен письменно. Достаточно того, что сотрудник приступает к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного представителя. В этом случае необходимо подписать трудовой договор не позднее трех рабочих дней со дня фактического допуска человека к работе.
На трудовом договоре должна быть указана дата, когда сотрудник ознакомился с ним. Закон не требует обязательно вписывать ее от руки — можно напечатать на компьютере.
Заявление о приеме на работу не предусмотрено Трудовым кодексом и не является обязательным документом. Основанием для найма является трудовой договор.
2. Приказ о приеме на работу
Приказ о приеме на работу сейчас издавать не обязательно: трудовые отношения возникают на основании трудового договора. Однако если вы продолжаете это делать, ознакомьте сотрудника с документом под подпись.
Срок не определен
Есть документы, срок подписания которых не установлен законодательно. Однако желательно подписать их уже при оформлении сотрудника — иначе могут возникнуть сложности в случае его отказа.
1. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности
Подобный договор заключают с сотрудниками, которые работают с товарно-материальными ценностями (кассиры, продавцы, кладовщики и т. д.).
Если вы нанимаете такого работника, сразу оговорите с ним, что нужно подписать договор о полной материальной ответственности. Иначе в дальнейшем сотрудник будет вправе без негативных для себя последствий отказаться подписывать подобный документ.
Если вы нанимаете такого работника, сразу оговорите с ним, что нужно подписать договор о полной материальной ответственности. Иначе в дальнейшем сотрудник будет вправе без негативных для себя последствий отказаться подписывать подобный документ.
2. Договор о неразглашении коммерческой тайны
Если сотрудник работает с информацией, составляющей коммерческую тайну компании, с ним может быть подписан договор о неразглашении (NDA). Подписать его тоже можно как при приеме, так и позднее.
Напоминаем, что коммерческая тайна — это определенный режим конфиденциальности сведений, который требует от работодателя ряда дополнительных мер, кроме подписания документов о неразглашении с сотрудниками. Необходимо утвердить соответствующий локальный акт и принять меры по сохранности секретных сведений.
Читайте также
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.