Электронные подписи: разбираемся с УКЭП, УНЭП и другими ЭП

Как указано в законе № 63-ФЗ, электронная подпись — это цифровая информация, которая позволяет определить, кто подписывает электронный документ. Другими словами, это аналог обычной подписи — просто не на бумаге, а в цифровой среде и при определенных условиях (о них расскажем ниже).

ЭП нужна компании, чтобы:

Бизнес, который ведет электронный документооборот и использует ЭП, экономит время и силы команды. Документы подписываются быстрее, не нужно отправлять их курьером или почтой, отстаивать очереди в налоговой и других ведомствах. Кроме того, всё хранится в цифровом виде, важные документы реже теряются и можно всегда отследить, кто, когда и что подписал или задержал.

Есть два основных вида ЭП:

Она формируется с помощью кодов, паролей и других идентификаторов, которые позволяют установить личность пользователя. Такая подпись применяется, например, для авторизации на сайтах, онлайн-покупок, подтверждения финансовых операций через СМС. ПЭП обычно создается сразу в системе, где будет использоваться, — обращаться в удостоверяющий центр или использовать специальные приложения не нужно.

По умолчанию юридической силы у ПЭП нет: чтобы подписывать таким образом документы, нужно обозначить, что такая подпись признается равной рукописной, и указать порядок ее использования. Для этого заключают отдельные соглашения или добавляют соответствующие пункты в договоры и локальные нормативные акты (ЛНА).

Бизнес может использовать ПЭП:

Такая подпись создается с помощью криптографических средств, что делает ее намного надежнее ПЭП. УНЭП позволяет не только подтвердить личность, но и проверить, изменялся ли документ после подписания. Получить такую подпись для целей бизнеса можно очно в удостоверяющем центре, не обязательно аккредитованном. Еще один вариант — сгенерировать ее с помощью корпоративной системы электронного документооборота.

Неквалифицированная электронная подпись работает за счет двух ключей: закрытого и открытого.

Как и в случае с ПЭП, чтобы УНЭП считалась эквивалентом обычной подписи, это нужно прописать в договоре, отдельном соглашении или ЛНА. К примеру, в положении о КЭДО можно указать, что сотрудники подписывают заявления, приказы и другие документы с помощью УНЭП.

Единственная, у которой юридическая сила есть по умолчанию. Такую подпись можно использовать не только для внутренних документов и сделок с партнерами, но и для взаимодействия с государством — например, при подаче отчетов в налоговую.

В целом подпись очень похожа на неквалифицированную. Различия:

Многое зависит от уровня руководителя и того, какие именно документы он будет подписывать. Но в большинстве случаев лучше сразу оформлять УКЭП — это универсальный вариант. Кроме документооборота с государством и контрагентами она понадобится:

Без УКЭП подписать такие документы электронно руководитель не сможет.

Здесь тоже всё зависит от того, что сотрудник будет подписывать.

ПЭП подойдет для КЭДО — но не во всех случаях. Ее не получится использовать:

В этих случаях работник может применять только УНЭП или УКЭП.

УНЭП пригодится и для любых операций в КЭДО, и в случаях, если сотрудник подписывает документы от лица компании с ее партнерами. При этом стороны должны заранее договориться о том, что документы с УНЭП равнозначны бумажным.

УКЭП стоит оформлять, если сотрудник будет подписывать документы от лица компании в случаях, когда УНЭП неприменима. Например, чтобы главный бухгалтер подписывал отчеты в налоговую — ему понадобится как раз УКЭП. А если, допустим, директор в отпуске и документы должен подписать заместитель — последнему понадобится машиночитаемая, или электронная, доверенность, которая подтвердит его полномочия (то есть ему нужна УНЭП). Оформить ее можно через ФНС, «Госуслуги» или внутренние системы электронного документооборота, если в них есть такой функционал.