Что делать рекрутеру, если нет времени давать фидбэк каждому кандидату?

Сообщить кандидату, прошел он на следующий этап или нет, необходимо в любом случае. Но так ли уж нужно объяснять неудачливому соискателю, что именно вас не устроило?

Смысл в этом определенно есть, и причин несколько.

Звучит хорошо, но что делать, если времени и сил на обратную связь не остается? Вот пять советов, которые помогут найти баланс.

Первое, что рекомендуем сделать, — решите, когда подробный фидбэк действительно не нужен и когда его давать, если кандидат просит об этом сам. Ориентироваться здесь можно на тип подбора и этап воронки найма.

Тип подбора: массовый или точечный

Массовый подбор подразумевает, что вы ищете сразу много сотрудников на однотипные должности (и обычно люди нужны в сжатые сроки): например, при открытии магазина — грузчиков, кассиров, курьеров. На такие вакансии могут откликаться десятки соискателей, давать каждому подробную обратную связь невозможно и вряд ли нужно.

Точечный подбор — другое дело, особенно если речь о руководителях или специалистах с редкими навыками. Такие соискатели обращают внимание на то, как с ними взаимодействует потенциальный работодатель, часто еще и потому, что взаимодействие это (обычно) многоуровневое. Телефонное интервью, собеседование, тестовое задание, снова собеседование — после того как соискатель потратил столько сил и времени, спокойно принять отказ без объяснения причин ему куда труднее.

Этап воронки найма

Даже если вы решили давать полноценный фидбэк только при точечном подборе, можно провести дополнительную сегментацию — по этапу воронки найма. Например, после скрининга резюме соискатели получают только сообщение об отказе или переходе на следующую ступень, а вот после собеседования — развернутую обратную связь.

Даже подробная обратная связь для кандидата — это не карьерная консультация и не полноценный анализ компетенций. Она должна быть ограниченной в объеме и строиться по понятному плану, который может выглядеть так:

Если кандидату отказали, но сохранить его в базе вы хотите, важно не давать ему ложных надежд. Например, говорить, что его обязательно возьмут, когда он подтянет конкретные навыки, или что он уже сейчас может претендовать на другие вакансии, — если вы в этом не уверены. Такие однозначные формулировки легко воспринять как обещание, и тогда эффект для HR-бренда будет негативным. Лучше выразиться более обтекаемо, сразу предложить другую вакансию — или просто не говорить лишнего.

Это удобно и для массового подбора, и иногда для точечного. Если кандидат заранее знает, что, к примеру, тестовое задание не рецензируется, у него уже не должно быть завышенных ожиданий на этот счет.

Предупредить об отсутствии обратной связи на том или ином этапе можно сразу в вакансии, ответном письме на отклик или телефонном интервью. Но после собеседования при точечном подборе рекомендуем фидбэк всё-таки давать, хотя бы вкратце.

Дать обратную связь соискателю — обязанность не только рекрутера (особенно если речь о специфической позиции и для оценки кандидата нужны специальные знания). Привлекайте к составлению фидбэка нанимающих менеджеров: они быстрее и точнее сформулируют, в чем сильные и слабые стороны кандидата, и смогут обосновать свое решение. Вам останется перечитать этот анализ, сгладить острые углы и отправить соискателю.

Чтобы упростить процесс и для себя, и для нанимающего менеджера, попробуйте составить шаблоны: по какому плану оценивать соискателя и каких формулировок лучше избегать. Можно ориентироваться на план выше, из второго совета. Главное, не забывайте о балансе между критикой и похвалой и о том, что переходить на личности не стоит, даже если нанимающий менеджер очень недоволен.

Оцените, что можно ускорить или автоматизировать, чтобы и обратную связь дать не для галочки, и времени на это потратить не слишком много. Например…

Составьте FAQ-список с частыми причинами отказов

Его можно разместить на сайте компании (если кандидаты приходят в том числе через этот канал), добавить в вакансию или в карточку работодателя на сервисах для поиска сотрудников. Он будет полезен, если соискатели часто допускают схожие ошибки по невнимательности: к примеру, не указывают в теме письма, на какую позицию претендуют, или не выполняют тестовое задание, если ссылка на него есть в описании вакансии.

Подготовьте шаблоны писем с обратной связью для разных специалистов

Предположим, в компании высокая текучесть или рекрутеры активно нанимают сотрудников на схожие должности, но при этом с высокими требованиями к компетенциям. Тогда могут пригодиться шаблоны писем для типовых ситуаций.
К примеру, арт-директору не понравилось портфолио, а до тестового задания не дошли — и так с несколькими кандидатами. Здесь вполне может быть достаточно типового отказа с причиной вроде «выбрали другого специалиста». Это не подробный персонализированный фидбэк, но даже краткий поясняющий ответ лучше, чем ничего.

Структурируйте свое время

Иногда дать фидбэк не получается просто потому, что это кажется не очень важным — по крайней мере, не важнее других задач. Попробуйте выделить в своем расписании слоты, когда вы будете работать только над обратной связью кандидатам. С учетом грамотно составленной вакансии, наличия шаблонов писем и привлечения нанимающего менеджера процесс должен заметно ускориться.