Электронная доверенность: зачем она бизнесу и как ее оформить?
Чтобы полноценно вести электронный документооборот, бизнесу нужны электронные доверенности — они же машиночитаемые, или МЧД. Во многих случаях без них уже не обойтись: например, налоговая, Социальный фонд России и Росстат практически не принимают отчетность на бумаге, поэтому работнику, который отправляет данные, нужно подтверждать свои полномочия в цифровом формате.
Как и для кого оформляют электронные доверенности и зачем они бизнесу, кроме взаимодействия с государственными ведомствами, разбираемся в статье.
Как и для кого оформляют электронные доверенности и зачем они бизнесу, кроме взаимодействия с государственными ведомствами, разбираемся в статье.
13 октября 2025 года
Александра
Смаракова
Смаракова
автор статей
Подробное руководство для руководителей
Подписывайтесь на наш telegram-канал для всех, кто нанимает
Что такое электронная доверенность?
Это не скан бумажной доверенности, как можно подумать, а документ в формате .xml, который дает сотруднику полномочия совершать те или иные действия от лица компании. Например:
сдавать налоговую, кадровую отчетность;
взаимодействовать с таможней, отраслевыми и другими государственными ведомствами;
вести электронный документооборот с контрагентами.
Существуют конкретные требования к содержанию МЧД, они зафиксированы в приказе Минцифры № 857 от 18.08.2021. Здесь 14 пунктов: должны быть сведения о доверителе (обычно это юрлицо или ИП); о представителе, на которого оформляется доверенность; срок действия МЧД; полномочия сотрудника и др.
Плюсы электронных доверенностей для бизнеса
Для взаимодействия с государственными ведомствами МЧД практически необходима. Например, если в компании 11 сотрудников (это минимум; считаются и те, кто работает по ГПХ), за которых она платит страховые взносы, СФР примет отчетность только в электронном виде. А значит, электронная доверенность понадобится, — если только директор не подписывает абсолютно все документы.
Однако МЧД не просто юридическая формальность, которую государство зачем-то требует соблюдать. Что этот инструмент дает бизнесу по сравнению с бумажными доверенностями и другими аналогами?
Безопасность
До 2024 года некоторые компании вместо машиночитаемых доверенностей 1) оформляли для сотрудников электронные подписи юрлица или 2) делали дубликаты подписей руководителей.
Однако МЧД не просто юридическая формальность, которую государство зачем-то требует соблюдать. Что этот инструмент дает бизнесу по сравнению с бумажными доверенностями и другими аналогами?
Безопасность
До 2024 года некоторые компании вместо машиночитаемых доверенностей 1) оформляли для сотрудников электронные подписи юрлица или 2) делали дубликаты подписей руководителей.
В первом случае в сертификате подписи указывали реквизиты компании и данные ее представителя. Проверить, какие полномочия реально есть у этого сотрудника, получалось не всегда.
Во втором случае полномочия были такими же, как у генерального директора: сотрудник мог, например, совершать финансовые операции или даже закрыть компанию.
Машиночитаемые же доверенности можно хранить в информационных системах, через которые они выпущены, — об этом подробнее расскажем ниже. Отметим, что подделать такую доверенность намного сложнее, да и любые изменения в документе всегда можно отследить.
Оптимизация документооборота и нагрузки
Во-первых, электронный документооборот экономит время: оформлять, подписывать и пересылать документы в цифровом виде быстрее и проще, чем на бумаге, к тому же они не потеряются. И доверенностей это тоже касается.
Во-вторых, МЧД позволяет распределять нагрузку эффективнее и без лишней бюрократии. Руководитель может передать право подписи тех или иных документов эйчару, бухгалтеру, юристу, кадровику — и тогда не потонет в ворохе бумаг. А еще с МЧД легко увидеть, кто и с какими правами действует от имени компании.
Расширение возможностей
Когда у сотрудников оформлены МЧД, они могут подключать новые сервисы, подписывать контракты и обмениваться юридически значимыми документами без участия директора и быстро. Это повышает гибкость и скорость процессов — особенно в условиях крупной компании или удаленных команд.
Оптимизация документооборота и нагрузки
Во-первых, электронный документооборот экономит время: оформлять, подписывать и пересылать документы в цифровом виде быстрее и проще, чем на бумаге, к тому же они не потеряются. И доверенностей это тоже касается.
Во-вторых, МЧД позволяет распределять нагрузку эффективнее и без лишней бюрократии. Руководитель может передать право подписи тех или иных документов эйчару, бухгалтеру, юристу, кадровику — и тогда не потонет в ворохе бумаг. А еще с МЧД легко увидеть, кто и с какими правами действует от имени компании.
Расширение возможностей
Когда у сотрудников оформлены МЧД, они могут подключать новые сервисы, подписывать контракты и обмениваться юридически значимыми документами без участия директора и быстро. Это повышает гибкость и скорость процессов — особенно в условиях крупной компании или удаленных команд.
Кто и для кого оформляет электронные доверенности?
Выдать такой документ можно тому, кто действует от лица компании: руководителю любого уровня, бухгалтеру, эйчару, юристу. И этот сотрудник не обязательно должен быть в штате: если, к примеру, бизнес отдает кадровые вопросы на аутсорс, МЧД понадобится подрядчику, который ими занимается.
А вот момент, кто оформляет МЧД, чуть сложнее. Доверенность может подписать:
А вот момент, кто оформляет МЧД, чуть сложнее. Доверенность может подписать:
руководитель компании — обычно это директор или собственник, чьи данные есть в ЕГРЮЛ;
сотрудник или подрядчик, у которого есть полномочия выдавать доверенности.
Представим, что гендиректор устал оформлять МЧД и решил передать задачу своему заместителю. Для этого он выдает доверенность с правом передоверия полномочий — с таким документом заместитель сможет сам подписать МЧД, например, для кадровика.
Важно! Первичную доверенность директор может оформить самостоятельно, например через ФНС. А дальше всё зависит от того, кому именно была выдана такая МЧД. Если это физлицо, как заместитель из нашего примера, то для передоверия ему нужно будет обратиться к нотариусу; а юрлицам и ИП это делать не придется.
Как оформить машиночитаемую доверенность?
Шаг 1. Получите электронную подпись
Это нужно и руководителю компании, чтобы подписать доверенность, и сотруднику, на которого она оформляется, — чтобы в дальнейшем подписывать по ней документы. Понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Сотрудник может получить УКЭП в МФЦ, а также в аккредитованном удостоверяющем центре (список размещен на сайте Минцифры). Если такая подпись у него уже есть, то оформлять ее заново не придется.
Это нужно и руководителю компании, чтобы подписать доверенность, и сотруднику, на которого она оформляется, — чтобы в дальнейшем подписывать по ней документы. Понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Сотрудник может получить УКЭП в МФЦ, а также в аккредитованном удостоверяющем центре (список размещен на сайте Минцифры). Если такая подпись у него уже есть, то оформлять ее заново не придется.
УКЭП можно получить и через «Госключ». Однако для подписания документов от лица компании это не самый удобный вариант: она будет работать только на смартфоне и подойдет не для всех сервисов.
Руководителю за подписью придется обращаться в ФНС или к ее доверенным лицам (список есть на сайте налоговой).
Шаг 2. Выберите систему для генерации МЧД
Вариантов несколько:
Шаг 2. Выберите систему для генерации МЧД
Вариантов несколько:
Через ФНС. У налоговой есть отдельный сервис, где можно создавать и хранить доверенности. Выберите, какая МЧД вам нужна — единая, с правом передоверия или для налоговых органов, — заполните сведения о доверенности и проверьте черновик документа. Если ошибок нет, система сгенерирует файл, который нужно будет заверить электронной подписью и затем передать сотруднику. Похожий алгоритм действует во всех сервисах генерации МЧД.
Через личный кабинет организации на «Госуслугах». В этом случае сотруднику понадобится подтвержденная учетная запись.
Через систему ЭДО — если она есть в компании и поддерживает такой функционал.
Шаг 3. Решите, где хранить электронную доверенность
Это может быть реестр государственного ведомства (в том числе налоговой), информационная система ЭДО или удостоверяющего центра — полный список вариантов перечислен здесь. В дальнейшем отозвать доверенность, например если сотрудник уволился, можно будет через ту же систему, где она хранится.
Это может быть реестр государственного ведомства (в том числе налоговой), информационная система ЭДО или удостоверяющего центра — полный список вариантов перечислен здесь. В дальнейшем отозвать доверенность, например если сотрудник уволился, можно будет через ту же систему, где она хранится.
Как использовать машиночитаемую доверенность?
Сотрудник заверяет документы квалифицированной электронной подписью и при отправке прикладывает 1) саму доверенность в виде файла .xml или 2) ее номер.
В первом случае получатель сразу проверяет МЧД: насколько она актуальна и действительно ли дает этому человеку полномочия подписывать данные документы. Обычно используют специальный сервис на «Госуслугах».
Во втором случае получатель проверяет информацию в реестре ФНС, вбив номер доверенности.
В первом случае получатель сразу проверяет МЧД: насколько она актуальна и действительно ли дает этому человеку полномочия подписывать данные документы. Обычно используют специальный сервис на «Госуслугах».
Во втором случае получатель проверяет информацию в реестре ФНС, вбив номер доверенности.
Главное
Электронная, или машиночитаемая, доверенность позволяет сотрудникам и другим представителям компании подписывать те или иные документы от лица организации в цифровом формате. Обычно МЧД используют для взаимодействия с государственными ведомствами и контрагентами.
Сформировать такую доверенность можно на сайте налоговой, через систему ЭДО или в личном кабинете юрлица на «Госуслугах».
Иногда МЧД оформляют с правом передоверия полномочий: тот, кто ее получил, сможет выдавать доверенности от имени компании другим лицам.
Когда представитель компании отправляет подписанные документы, он прикладывает к ним либо файл МЧД, либо ее номер из реестра ФНС. Так получатель может проверить данные доверенности.
Читайте также
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.