Учиться

Быть в курсе

Отдыхать

Беречь время

Искать сотрудников

Как писать мотивирующие письма сотрудникам

И нужны ли они

В 2019 году Илон Маск выпустил открытое письмо о финансовых проблемах в Tesla. В тексте он попросил сотрудников сплотиться и поднажать. Но вместо вау-эффекта миллиардер получил репутационный урон. Экспертов возмутили и формулировки, и время отправки сообщения (Маск написал его в час ночи). Разбираемся, как не повторить ошибок Илона и составить работающее мотивирующее письмо.

Алексей Тихонов

изучил письма лидеров компаний

Подписывайтесь на наш telegram-канал для всех, кто нанимает

Мотивирующее письмо — традиционный формат общения между топ-менеджментом компании и персоналом. Правильные посылы способны сблизить два «полюса» иерархии: по статистике, сотрудники, с которыми руководители общаются регулярно, демонстрируют большую вовлеченность в общее дело.

Мировые лидеры не стесняются писать много и по разным поводам. Упомянутый Илон Маск с разной долей успеха дирижирует настроем сотрудников с помощью электронной почты и открытых обращений на сайтах своих компаний. А бывший генеральный директор PepsiСo Индра Нуйи отправляла более 400 писем в год родителям своих менеджеров.

Великие корпоративные письма — предмет интереса ученых, а попадая в сеть, эти тексты расходятся на мемы и цитаты. Так, знаменитые «цветные письма» бывшего главы «Евросети» Евгения Чичваркина и фразы оттуда вроде «гроши режут сталь» считаются образцом живой антикризисной коммуникации.

Сегодня «цветные письма» выглядят дико — такую коммуникацию невозможно представить в эпоху новой этики. Но для свободных нулевых они были в духе времени

Мотивация — одна из немногих функций, которую руководитель не может делегировать подчиненным. Часто слышу, что эйчаров просят или заставляют писать письма сотрудникам от лица руководителя. Этого делать нельзя. Если менеджер работает со своими сотрудниками, он делает это сам. Иначе к письму не будет никакого доверия.

Мария Зубарева

коммерческий директор
Upmarket

С чего начать подготовку письма

Правильно составленные мотивирующие письма поднимают моральный дух. Но сам по себе текст плохо передает эмоции и энергетику. Чтобы письмо отозвалось в сердцах сотрудников, нужно подготовиться и узнать команду получше.

Определиться с целью

Мотивирующие письма пишутся только с конкретной целью. Например, объяснить, как изменится курс компании или кадровая политика, сплотить команду во время трудностей или замотивировать на особо важный проект. Цель поможет определиться и со структурой текста, и со смысловым наполнением.

Узнать целевую аудиторию

Сотрудники, стоящие противоположных сторонах карьерной лестницы, по-разному смотрят на свой вклад в общее дело. Так, отсылка к убыткам фаундера вряд ли замотивирует курьера, доход которого зависит от числа доставленных заказов. Ориентируйтесь на потребности аудитории. А если невозможно, используйте хитрости. Например, миллиардер Уоррен Баффет, составляя ежегодное послание для инвесторов, представляет, что пишет своим сестрам Дорис и Берти. Это помогает сделать текст простым и понятным для всех.

Спрогнозировать ожидаемое действие

Хорошее мотивирующее письмо сподвигает на перемены в работе или мироощущении. Как сотрудник должен поступить после прочтения: бросить все силы на один проект, порадоваться за успехи компании, не увольняться при задержке зарплаты? Желательно найти ответ на этот вопрос до того, как нажать «Отправить».

Мотивирующее письмо — это рекламное сообщение от руководителя. Как классическая реклама на ТВ и в интернете, оно «продает» компанию, идею или стимулирует совершить целевое действие. Что вы хотите, чтобы сделала ваша аудитория?

По канонам маркетинга в тексте должен быть CTA (призыв к действию): убедить сотрудников изменить свое поведение, перевыполнить план по продажам, победить в конкурсе.

Мария Зубарева

коммерческий директор
Upmarket

Приемы, которые помогут сделать письмо мотивирующим

Несмотря на разные цели, письма руководителей похожи. В частности, в них повторяется риторика, стиль, обращение на «мы», упоминание клиентов и ценностей компании. Вот приемы, проверенные мировыми лидерами в сфере корпоративных коммуникаций.

Сторителлинг
Человеческий мозг лучше всего хранит информацию в формате историй. Используйте сторителлинг, чтобы расположить к себе читателей.

❌ Я проходил это в 2000 году, справились тогда — справимся и сейчас.

✔️ У нас была такая же ситуация в 2000 году. Через полгода после открытия ушел первый клиент — он приносил почти половину дохода. Мой партнер не верил, что выплывем. Жена уговаривала закрыть компанию и работать по найму.
Меньше «я»
«Яканье» сразу дает понять, что руководитель важнее человека, с которым общается, считает сопредседатель Loews Corporation Джонатан Тиш. Лучше использовать нейтральное «мы».

❌ Я вижу, что кое-кто из вас расслабился и думает, что я не выгоню бездельников на мороз.

✔️ Мы загнали себя в непростую ситуацию из-за нерешительности и устаревших убеждений. Пришло время измениться, и мы сделаем это вместе.

Искренность и эмоции
Результат почтовой коммуникации тем сильнее, чем больше в ней человечности и эмпатии. «Когда мои цветные письма просто били по эмоциям, они нравились и работали. Когда я, как мне кажется, нагрузил их важными мыслями, они стали менее понятными и работают хуже», — отмечал Евгений Чичваркин в книге Максима Котина «Чичваркин Е… гений: если из 100 раз тебя посылают 99…».

❌ Поздравляю всех с первым местом в рейтинге «Лучшая компания города Электросталь». Так держать.

✔️ Мы стали лучшей компанией в Электростали. Это просто невероятно! У меня до сих пор дрожат руки и разрывается телефон от поздравлений. Спасибо всем за эту новость, я очень горд за нашу команду!
Вместо имен — отделы
Обращение к отдельным людям неприятно выделит часть коллектива. Похвала может вызвать зависть других членов команды, публичная критика — ударить по мотивации адресата. Если требуется отразить личный вклад, пишите о подразделениях.

❌ Валентин, я знаю, что ты это читаешь, — прими меры, или их приму я.

✔️ Сейчас мы разбираемся в ситуации и проводим аудит наших процессов. Результаты доведу до руководителей подразделений на планерке.

Нет штампам и канцеляризму
Мотивационное письмо — такой же текст, как статья или книга. Канцелярит и сложные выражения делают его непонятным, и читать такое письмо — пытка.

❌ В целях улучшения финансово-экономической ситуации компании и недопущения применения санкций прошу сотрудников увеличить производительность по текущим проектам.

✔️ В октябре два крупных клиента не продлили договор из-за проблем с настройками ERP-системы. Прошу команду инженеров особенно внимательно отнестись к работе с другими ведущими проектами: ООО «Ромашка», ООО «Лютик», ООО «Чертополох».
Меньше аббревиатур и цифр
Они отвлекают внимание от слов и могут быть непонятны большинству сотрудников.

❌ Результаты предыдущего месяца: П-У упал до −1,428 476 млн руб. Churn повысился до 10,79%. Как итог, ВП1 составил 45,141 млн руб.

✔️ В прошлом месяце немного не дотянули до целевого показателя по прибыли, не хватило продаж на 2 млн рублей — это две крупные сделки. Верю, что служба коммерции сможет дожать несколько «крупняков» в ближайшие недели.

Новые сотрудники ждут вас на Работе.ру. Размещайте вакансии со скидкой 20% по промокоду prorabota. Подробности акции — по ссылке.

Создать вакансию

В письме не должно быть много цифр: они усложняют чтение и делают текст непонятным для простых сотрудников. Числа всегда нужно упрощать, разбавлять примерами и фактами. Еще одна особенность статистики — ее всегда нужно проверять. В большой компании обязательно найдется человек, который обнаружит неточность и расскажет об этом, чем подорвет доверие ко всем последующим письмам.

Ольга Волобуева

руководитель корпоративного обучения
Kokoc Group

Чего избегать в письме

Не стоит упаковывать в письмо критически важные сообщения, например об отмене премий или увольнениях. Неприятные сюрпризы для сотрудников должны сопровождаться индивидуальной поддержкой от линейных и младших менеджеров.

Также лучше избегать шуток. «Сарказм можно неправильно понять даже при личной встрече, но по электронной почте, без использования зрительного контакта и тона голоса, вероятность, что его считают, еще ниже», — полагает тренер по невербальной коммуникации Рэйчел Беом.

Не стоит злоупотреблять повторяющейся риторикой — и кнут и пряник в больших количествах приедаются.

Большая проблема мотивирующих писем — их количество. Когда их много или они подменяют другие форматы общения, каждое новое письмо начинает вызывать негатив. Особенно если основной посыл — «вы плохо работаете, давайте поднажмем». Желательно в промежутках между порциями «кнута» благодарить команду даже за скромные, но очевидные достижения.

Ольга Волобуева

руководитель корпоративного обучения
Kokoc Group

Еще одна грань, которую нельзя переходить, — провокационные или болезненные темы, вроде религии, политики, неравенства. Убеждения людей сильнее корпоративной солидарности, никому не понравится попытка навязать ценности. А если письмо окажется в сети, PR-менеджера ждет несколько бессонных ночей.

В корпоративном письме компания McKinsey призывала сотрудников не участвовать в протестах и не делиться политическими взглядами в соцсетях. Текст сразу попал в сеть и вызвал бурное обсуждение в СМИ

Как измерять эффективность письма

«Лакмусовая бумажка» эффективности письма — результат: план выполнен, важный клиент не ушел, корпоративный мессенджер засыпало смайликами. Если же этого не произошло или письмо не предполагало конкретных действий, обратите внимание на HR-метрики.

Индекс eNPS. В анкету удовлетворенности персонала можно включить несколько вопросов по качеству информирования. Например: «Хватает ли вам информации от руководства компании?», «Какие каналы получения информации для вас удобнее?» и т. д.

Разговоры с амбассадорами и лидерами мнений. Если письма и контент вызвали недоумение, как правило, сотрудники обсудят это в курилках.

Прямые опросы сотрудников. После больших собраний и инфоповодов имеет смысл опросить сотрудников о том, что они думают о сообщениях руководства.

Самый классный эффект от письма — когда твои сотрудники сами подходят и говорят, что оно их вдохновило. Если между руководителем и менеджером открытые отношения, это не лесть, а объективная обратная связь. И такие слова драйвят самого менеджера, он понимает, что сделал что-то правильное и особенное.

Мария Зубарева

коммерческий директор
Upmarket

Чек-лист: идеальное мотивационное письмо

Когда письмо написано, дайте ему отлежаться до следующего дня. А утром еще раз просмотрите, свежим взглядом, и проверьте по чек-листу.

Основная мысль четко сформулирована и читается в тексте.

Текст написан грамотно, факты и цифры проверены — по возможности письмо вычитал редактор или корректор.

Если в письме есть примеры и истории, они должны быть понятны всем. Чтобы убедиться в этом, покажите письмо другу или коллеге.

Письмо не затянуто, помещается на одном-двух экранах.

Есть призыв к действию: сотрудники без труда поймут, что нужно сделать после прочтения.

Отправляйте письмо в рабочее время: позднее сообщение могут принять за намек поработать ночью.

Читайте также

5 новых книг

Которые необходимо прочитать руководителям и HR

Почему большинство тестов — зло

И чем их заменить

Талантливые сволочи на работе

Терпеть или увольнять?

Скидки до 50% на популярные тарифы

Лучшие акции и спецпредложения сервиса Работа.ру на одной странице

Посмотреть скидки

Есть что сказать по теме? Напишите нам.

Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.