Как перестать раздражаться и полюбить созвоны — и научить этому команду
В любой распределенной команде созвоны — часть повседневной рутины. И не самая приятная: такие встречи зачастую раздражают что сотрудников, что руководителей. Избавиться от созвонов невозможно, да и не нужно, а вот сделать их полезнее и приятнее вполне реально. Рассказываем как.
27 июля 2025 года
Александра
Смаракова
Смаракова
автор статей
Разбираемся, что снижает эффективность созвонов и как это исправить
Почему созвоны никто не любит
Онлайн-встречи позволяют сотрудникам синхронизироваться, а еще — пообщаться друг с другом не только в чатах и почувствовать себя командой. В то же время созвоны мало у кого вызывают энтузиазм, и на то есть причины. Разберем самые распространенные.
Созвоны отнимают слишком много времени
Вы наверняка слышали — или даже сами говорили — что-то вроде: «Созвон? А работать-то когда?» Даже если люди в целом понимают плюсы таких встреч, слишком частые или долгие созвоны действительно мешают сосредоточиться на задачах. К тому же время отнимает не только общение с коллегами как таковое.
Допустим, руководитель назначил часовой созвон. Сотрудникам нужно к нему подготовиться: закончить или приостановить задачи, настроиться, возможно, изучить информацию по теме встречи. А после — выдохнуть и переключиться на работу снова. Все это требует времени, и в результате созвон фактически отнимает не час, а полтора-два.
Созвоны бессмысленны
Конечно, не все. Но в больших компаниях, да и в стартапах тоже, на созвон могут позвать сотрудников, которым там делать фактически нечего. Они слушают коллег — и не включаются в обсуждение, потому что-либо не разбираются в теме, либо не понимают, что конкретно от них требуется. Есть и другой частый сценарий: один-два сотрудника перехватывают инициативу, а остальные просто не успевают вставить ни слова, даже если есть что сказать.
Без созвона можно было бы обойтись
Есть вопросы, которые можно быстро решить в переписке или личном коротком звонке, но ради них собирают целые встречи. Это раздражает само по себе, тем более если к созвону подключаются коллеги, которые там объективно не нужны.
Созвоны отнимают слишком много времени
Вы наверняка слышали — или даже сами говорили — что-то вроде: «Созвон? А работать-то когда?» Даже если люди в целом понимают плюсы таких встреч, слишком частые или долгие созвоны действительно мешают сосредоточиться на задачах. К тому же время отнимает не только общение с коллегами как таковое.
Допустим, руководитель назначил часовой созвон. Сотрудникам нужно к нему подготовиться: закончить или приостановить задачи, настроиться, возможно, изучить информацию по теме встречи. А после — выдохнуть и переключиться на работу снова. Все это требует времени, и в результате созвон фактически отнимает не час, а полтора-два.
Созвоны бессмысленны
Конечно, не все. Но в больших компаниях, да и в стартапах тоже, на созвон могут позвать сотрудников, которым там делать фактически нечего. Они слушают коллег — и не включаются в обсуждение, потому что-либо не разбираются в теме, либо не понимают, что конкретно от них требуется. Есть и другой частый сценарий: один-два сотрудника перехватывают инициативу, а остальные просто не успевают вставить ни слова, даже если есть что сказать.
Без созвона можно было бы обойтись
Есть вопросы, которые можно быстро решить в переписке или личном коротком звонке, но ради них собирают целые встречи. Это раздражает само по себе, тем более если к созвону подключаются коллеги, которые там объективно не нужны.
Чем на самом деле занимаются сотрудники во время созвонов
Итак, созвоны раздражают, но присутствовать на них нужно. И люди присутствуют — стараясь при этом не терять время впустую, насколько возможно. Чем же они занимаются на самом деле?
По данным Работы.ру, онлайн-встречи периодически бывают у трети российских сотрудников. Эксперты сервиса спросили, что люди делают в это время, и каждый опрошенный мог выбрать несколько вариантов ответа. Оказалось:
По данным Работы.ру, онлайн-встречи периодически бывают у трети российских сотрудников. Эксперты сервиса спросили, что люди делают в это время, и каждый опрошенный мог выбрать несколько вариантов ответа. Оказалось:
73% респондентов просто слушают, что происходит на созвоне;
45% продолжают выполнять рабочие задачи;
32% отвечают на письма по работе, 21% — на личные сообщения;
31% участвуют в обсуждении;
9% составляют резюме звонка.
А некоторые сотрудники и вовсе воспринимают созвоны как перерыв: листают соцсети, смотрят сериалы, занимаются домашними делами или хобби.
Таким образом, участники рабочих созвонов в большинстве своем присутствуют там формально и не включаются в обсуждение активно. Теоретически это можно решить, заставив всех включать камеры. Но на наш взгляд, это вряд ли поможет. И вот почему:
Таким образом, участники рабочих созвонов в большинстве своем присутствуют там формально и не включаются в обсуждение активно. Теоретически это можно решить, заставив всех включать камеры. Но на наш взгляд, это вряд ли поможет. И вот почему:
Это выглядит как микроменеджмент: руководитель не доверяет сотрудникам и пытается проконтролировать, чем конкретно они занимаются на созвоне. Такой управленческий подход сам по себе раздражает и снижает мотивацию.
Включенная камера — это не включенный сотрудник. Человек вполне может просидеть весь созвон молча вне зависимости от того, видят его коллеги или нет. И в некотором смысле эффективность даже снизится, если без камеры он продолжал бы выполнять рабочие задачи.
Включать камеру может быть просто неудобно — и это не значит, что человек не слушает и не вникает в обсуждение. Более того: даже если сотрудник во время созвона выполняет рутинные задачи или просто, к примеру, рисует, он вполне может оставаться вовлеченным участником встречи. И камера в этом смысле не показатель.
Новые сотрудники ждут вас на Работе.ру. Размещайте вакансии со скидкой 20% по промокоду prorabota. Подробности акции — по ссылке.
Реклама. ООО «РДВ-софт» (ИНН 7709969870).
erid: 2RanymkcHW8
erid: 2RanymkcHW8
5 советов, как сделать созвоны эффективными
Даже если ваша команда и вы сами от созвонов не в восторге, сделать их более полезными и менее раздражающими вполне реально. Делимся советами, которые вам в этом помогут.
Совет № 1. Не проводите лишние созвоны
Если вопрос можно быстро решить в переписке или личном звонке, лучше так и сделать. Не собирайте созвоны по любому поводу: сотрудники будут отвлекаться, раздражаться, терять мотивацию — и в результате хуже работать. Поэтому перед любой онлайн-встречей стоит определить, зачем именно вы ее инициируете и нельзя ли заменить ее более быстрой коммуникацией.
Совет № 2. Готовьтесь к каждому созвону
Чтобы встречи проходили конструктивно и не отнимали лишнее время, важно сделать следующее:
Совет № 1. Не проводите лишние созвоны
Если вопрос можно быстро решить в переписке или личном звонке, лучше так и сделать. Не собирайте созвоны по любому поводу: сотрудники будут отвлекаться, раздражаться, терять мотивацию — и в результате хуже работать. Поэтому перед любой онлайн-встречей стоит определить, зачем именно вы ее инициируете и нельзя ли заменить ее более быстрой коммуникацией.
Совет № 2. Готовьтесь к каждому созвону
Чтобы встречи проходили конструктивно и не отнимали лишнее время, важно сделать следующее:
1
Определиться с повесткой. Составьте краткий план: что нужно обсудить, кто точно должен присутствовать, какого результата вы ждете от созвона.
2
Предупредить сотрудников. Сообщите им тему и цель встречи, согласуйте время и длительность, расскажите, какие материалы нужно изучить заранее. Если в команде нет четких правил насчет камер, это тоже лучше проговорить: придется включать их или нет.
3
Продумать регламент: кто и в каком порядке выступает, как участники высказываются — «поднимают руку», пишут в чате встречи, оставляют комментарии в общедоступных документах или сервисах.
4
Подготовить сопроводительные материалы. Для коротких планерок, где все просто синхронизируются по задачам, они вряд ли понадобятся. А вот для длинных встреч презентации и интерактивный контент вполне могут пригодиться. Это более вовлекающий формат, чем простое обсуждение, в котором участвуют не все.
Совет № 3. Старайтесь не отклоняться от плана встречи
Конечно, любой план должен быть гибким и любая встреча может пойти по неожиданному пути. Но в целом мы советуем ориентироваться на намеченные заранее регламенты. Что точно стоит сделать:
Конечно, любой план должен быть гибким и любая встреча может пойти по неожиданному пути. Но в целом мы советуем ориентироваться на намеченные заранее регламенты. Что точно стоит сделать:
1
Кратко напомнить повестку и основные правила в начале встречи. Скорее всего, кто-то из участников либо забудет, либо не успеет подготовиться — и синхронизировать коллег будет полезно.
2
Предупредить, будете ли вы записывать встречу и что с этой записью произойдет дальше. Это особенно важно при созвонах с клиентами и партнерами, которые могут и не согласиться на такую видеофиксацию.
3
Спокойно сообщить, если кто-то нарушает ход встречи: перебивает, шумит, когда говорят коллеги, явно отвлекается на другие дела. Это нормально и в общих интересах — чтобы встреча была конструктивной и комфортной.
3
В конце встречи озвучить резюме: о чем договорились, каков дальнейший план действий, когда следующий созвон по теме (если он нужен).
Совет № 4. Не переборщите с контролем
Если сотрудник участвует в обсуждении, высказывается и задает вопросы по делу, вряд ли так уж важно, чем именно он занимается параллельно. Коллега подключился к созвону из такси, но держит фокус на теме и не отвлекается — возможно, это вполне приемлемо и отчитывать его за неподходящую локацию не стоит. Другой вопрос, если в компании или на проекте строгие требования к конфиденциальности либо месту работы. Поэтому руководителю, на наш взгляд, необходимо сформулировать и для себя, и для команды, что и в каких случаях уместно на созвонах, а что нет.
Совет № 5. Собирайте обратную связь
Представим, что вы проводите созвоны только по делу, «включаете» каждого участника и не приглашаете на встречу тех, кому она не нужна. Это замечательно, но не обязательно идеально. Чтобы созвоны раздражали команду всё меньше, а пользы приносили всё больше, периодически спрашивайте сотрудников, можно ли улучшить что-то еще. Сдвинуть утреннюю планерку, чтобы все успели к ней подготовиться? Назначить человека, который будет вести заметки по ходу каждой встречи и присылать их затем в общий чат? Предупреждать о созвонах за пару дней, а не накануне? Все эти моменты в разных командах решаются по-разному. А что подойдет вашим сотрудникам, лучше всего спросить у них самих.
Если сотрудник участвует в обсуждении, высказывается и задает вопросы по делу, вряд ли так уж важно, чем именно он занимается параллельно. Коллега подключился к созвону из такси, но держит фокус на теме и не отвлекается — возможно, это вполне приемлемо и отчитывать его за неподходящую локацию не стоит. Другой вопрос, если в компании или на проекте строгие требования к конфиденциальности либо месту работы. Поэтому руководителю, на наш взгляд, необходимо сформулировать и для себя, и для команды, что и в каких случаях уместно на созвонах, а что нет.
Совет № 5. Собирайте обратную связь
Представим, что вы проводите созвоны только по делу, «включаете» каждого участника и не приглашаете на встречу тех, кому она не нужна. Это замечательно, но не обязательно идеально. Чтобы созвоны раздражали команду всё меньше, а пользы приносили всё больше, периодически спрашивайте сотрудников, можно ли улучшить что-то еще. Сдвинуть утреннюю планерку, чтобы все успели к ней подготовиться? Назначить человека, который будет вести заметки по ходу каждой встречи и присылать их затем в общий чат? Предупреждать о созвонах за пару дней, а не накануне? Все эти моменты в разных командах решаются по-разному. А что подойдет вашим сотрудникам, лучше всего спросить у них самих.
Читайте также
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.