Как контролировать работу удаленных сотрудников
Хорошо, когда сотрудники любят свое дело и радуются не только зарплате, но и собственным достижениям. Но практика многих компаний, которые под давлением пандемии перешли на удаленку, показывает: так получается не всегда, и если не контролировать работу удаленной команды, бизнес-результаты могут пострадать.
Рассказываем об инструментах, которые помогают следить за работой удаленных сотрудников (но не перебарщивать с этим). Использовать эти инструменты можно в любых удобных комбинациях.
Рассказываем об инструментах, которые помогают следить за работой удаленных сотрудников (но не перебарщивать с этим). Использовать эти инструменты можно в любых удобных комбинациях.
6 эффективных инструментов
Елена Тимофеева
Автор
13 ноября 2023 года
Системы учета рабочего времени
Clockify, TimeControl, Kickidler, "Инсайдер"
Трекинг рабочего времени — первое, что приходит на ум руководителям без опыта удаленной работы. Раз вы не можете физически проверять, не занят ли сотрудник чем-то посторонним, стоит поручить это специальным сервисам. Те фиксируют время, проведенное людьми в определенной программе или на корпоративной платформе, ведут хронометраж работы над определенными проектами.
Преимущества
1. Учет рабочего времени автоматизированный и точный, программу не обманешь.
2. Информация о времени, потраченном на задачу, позволяет точнее планировать предстоящие нагрузки и временные затраты.
3. Руководителям удобнее рассчитывать стоимость работы, если тарификация почасовая.
2. Информация о времени, потраченном на задачу, позволяет точнее планировать предстоящие нагрузки и временные затраты.
3. Руководителям удобнее рассчитывать стоимость работы, если тарификация почасовая.
Недостатки
1. С непривычки люди забывают указывать начало или конец работы над задачей, что искажает учет. Требуется время на обучение и привыкание.
2. Большинство сервисов и платформ платные.
3. Некоторые соискатели воспринимают учет рабочего времени как слежку — и отказываются от работы в компании.
4. Учет рабочего времени неэффективен, если у сотрудников много творческих, нестандартных задач.
2. Большинство сервисов и платформ платные.
3. Некоторые соискатели воспринимают учет рабочего времени как слежку — и отказываются от работы в компании.
4. Учет рабочего времени неэффективен, если у сотрудников много творческих, нестандартных задач.
Приложения для управления проектами и задачами
WEEEK, Trello, Asana
Приложения бывают разные, но их объединяет цель: помочь бизнесу управлять проектами, распределять задачи и организовывать сотрудников. При создании проекта вы указываете ответственных сотрудников, промежуточные и окончательные дедлайны. Работая над задачей, сотрудники делают пометки в карточках, что позволяет руководителям оценивать трудоемкость и примерные сроки завершения задач.
Преимущества
1. Все проекты на виду, легко ими «жонглировать», распределять ресурсы (в том числе человеческие) с учетом приоритетов.
2. Это удобные инструменты самоконтроля для сотрудников, если настроить напоминания.
3. Совместная работа простая, а общение внутри приложения всегда относится к проекту или задаче (а не к чему-либо постороннему).
2. Это удобные инструменты самоконтроля для сотрудников, если настроить напоминания.
3. Совместная работа простая, а общение внутри приложения всегда относится к проекту или задаче (а не к чему-либо постороннему).
Недостатки
1. Ведение карточек проектов и их мониторинг могут отнимать много времени у руководителей.
2. Корпоративные тарифы в приложениях и сервисах платные.
3. Некоторые приложения перегружены функциями. Требуется время, чтобы обучить сотрудников пользоваться ими.
4. В приложениях неуместно указывать рутинные задачи или такие, которые не относятся к конкретным проектам, поэтому у руководителей может быть искаженное представление о занятости сотрудников.
2. Корпоративные тарифы в приложениях и сервисах платные.
3. Некоторые приложения перегружены функциями. Требуется время, чтобы обучить сотрудников пользоваться ими.
4. В приложениях неуместно указывать рутинные задачи или такие, которые не относятся к конкретным проектам, поэтому у руководителей может быть искаженное представление о занятости сотрудников.
Видеосозвоны и виртуальные планерки
Zoom, Skype, Telegram, Google Hangouts
Благодаря включенным видеокамерам во время созвонов вы видите лица и жесты сотрудников. Видео неплохо имитирует живое общение, повышает эффективность работы. Проще и быстрее решаются творческие задачи.
Преимущества
1. Благодаря видео вы можете убедиться, что сотрудник действительно пришел на встречу.
2. По мимике и интонациям заметны недовольство работой или снижение мотивации.
2. По мимике и интонациям заметны недовольство работой или снижение мотивации.
Недостатки
1. Качество связи может быть низким.
2. Частые созвоны вызывают ощущение дискомфорта у интровертов.
3. Инструмент необходимо использовать вдумчиво: например, не назначать созвоны слишком часто и приглашать на них только тех сотрудников, которые участвуют в выполнении задачи или решении проблемы.
2. Частые созвоны вызывают ощущение дискомфорта у интровертов.
3. Инструмент необходимо использовать вдумчиво: например, не назначать созвоны слишком часто и приглашать на них только тех сотрудников, которые участвуют в выполнении задачи или решении проблемы.
Электронная почта и рабочие чаты
Compass, Telegram, Microsoft Teams
Инструменты довольно старые, но всё еще эффективные с точки зрения контроля. Например, вы можете запросить по почте статус рабочего проекта или задачи — и получить ответ, который в будущем невозможно изменить (и данные из которого можно поднять для сверки). Если вам нужно сохранить переписку в чатах, то ее можно заскринить.
Преимущества
1. Инструменты бесплатные.
2. Сотрудников не нужно обучать работе с ними.
3. В чатах удобно решать проблемы оперативно или вести обсуждения в режиме рабочего времени. Почта — подходящий инструмент для ведения официальной коммуникации (например, для ознакомления сотрудников с регламентами, приказами и т. д.).
4. Чаты — гибкий инструмент для организации работы над разными задачами (если это разные чаты). А руководители могут контролировать продвижение к целям, просто читая сообщения.
2. Сотрудников не нужно обучать работе с ними.
3. В чатах удобно решать проблемы оперативно или вести обсуждения в режиме рабочего времени. Почта — подходящий инструмент для ведения официальной коммуникации (например, для ознакомления сотрудников с регламентами, приказами и т. д.).
4. Чаты — гибкий инструмент для организации работы над разными задачами (если это разные чаты). А руководители могут контролировать продвижение к целям, просто читая сообщения.
Недостатки
1. Руководителям бывает сложно отслеживать сообщения в чатах и в почте.
2. Многочисленные сообщения и уведомления отвлекают сотрудников от задач, а порой даже нервируют.
3. В чатах легко пропустить важную информацию.
2. Многочисленные сообщения и уведомления отвлекают сотрудников от задач, а порой даже нервируют.
3. В чатах легко пропустить важную информацию.
Списки задач
Microsoft To Do, Any. do, Todoist
Списки удобны для контроля работы отдельных сотрудников или отслеживания работы по отдельным проектам. Если декомпозировать задачи и проекты аналогично чек-листам, списки помогают не забыть о важном.
Преимущества
1. Списки можно вести в бесплатных инструментах с совместным доступом: в Google-документах, Google-таблицах.
2. Списки помогают детализировать задачи и оперативно следить за их выполнением. Руководитель может легко оценить прогресс, заметить проблемы и заминки.
2. Списки помогают детализировать задачи и оперативно следить за их выполнением. Руководитель может легко оценить прогресс, заметить проблемы и заминки.
Недостатки
1. Списки необходимо приоритизировать вручную.
2. Большое их количество создает информационную перегрузку и ощущение хаоса в задачах.
3. Необходимо создать соответствующую систему и регламенты работы для сотрудников, а затем приучить работников к использованию списков.
2. Большое их количество создает информационную перегрузку и ощущение хаоса в задачах.
3. Необходимо создать соответствующую систему и регламенты работы для сотрудников, а затем приучить работников к использованию списков.
Самостоятельная отчетность
Электронная почта, Google-формы, Google-документы, Google-таблицы
Если вы доверяете сотрудникам или у вас небольшой коллектив, контроль работы можно ограничить регулярными отчетами, которые сотрудники составляют самостоятельно. Это могут быть ежедневные, еженедельные, ежемесячные отчеты разной степени вложенности: например, еженедельные отчеты будут включать т емкое перечисление задач, выполненных в течение каждого рабочего дня.
Преимущества
1. Инструмент экономит много времени руководителю на контроль работы сотрудников.
2. Сотрудники вынуждены рефлексировать о собственной эффективности, давать ей субъективную оценку. Это повышает осознанность, мотивацию и вовлеченность, помогает наметить точки роста.
3. Отчеты отражают уровень нагрузки каждого члена команды, что позволяет руководителям назначать дополнительные задачи, а самим сотрудникам — подстраховываться от выгорания.
2. Сотрудники вынуждены рефлексировать о собственной эффективности, давать ей субъективную оценку. Это повышает осознанность, мотивацию и вовлеченность, помогает наметить точки роста.
3. Отчеты отражают уровень нагрузки каждого члена команды, что позволяет руководителям назначать дополнительные задачи, а самим сотрудникам — подстраховываться от выгорания.
Недостатки
1. Составление отчета — отдельная задача.
2. Самостоятельно составленные отчеты предельно субъективны. Чтобы их содержимое отвечало целям контроля и стратегическим целям компании, необходимо вдумчиво разработать форму отчета и периодически пересматривать ее.
3. Если у руководителя не хватает времени на внимательное чтение отчетов и качественную обратную связь по ним — сотрудники вскоре сочтут составление отчетов бесполезной формальностью.
4. Инструмент неудобный и трудоемкий, если сотрудников в команде много.
2. Самостоятельно составленные отчеты предельно субъективны. Чтобы их содержимое отвечало целям контроля и стратегическим целям компании, необходимо вдумчиво разработать форму отчета и периодически пересматривать ее.
3. Если у руководителя не хватает времени на внимательное чтение отчетов и качественную обратную связь по ним — сотрудники вскоре сочтут составление отчетов бесполезной формальностью.
4. Инструмент неудобный и трудоемкий, если сотрудников в команде много.
Общие рекомендации
Четко планируйте задачи, указывайте сроки и формулируйте ожидания по содержанию и качеству результата.
Не просто контролируйте выполнение задач удаленными сотрудниками, но хвалите их за отличный результат и «празднуйте» его в рабочих чатах или на видеосозвонах.
Помогите сотрудникам структурировать рабочий день: например, обозначьте часы для созвонов и обсуждений, часы для встреч один на один с руководителем, часы для сосредоточенной работы.
Научитесь экологично напоминать сотрудникам о предстоящих дедлайнах: это должно звучать не как «ты наверняка забыл, и я напоминаю», а как «ты наверняка помнишь, а я готов подстраховать».
Введите систему поощрений за высокую самоорганизацию и соблюдение дедлайнов.
Научите сотрудников сообщать о проблемах без страха сразу быть наказанными.
Не злоупотребляйте контролем.
Читайте также
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.