Планирование численности персонала: как правильно рассчитать штат
Чтобы бизнес работал как часы, а все задачи выполнялись в срок и качественно, в компании должно быть достаточно сотрудников. Но как понять, сколько конкретно людей вам нужно? Для этого есть специальные методики: они помогают рассчитать штатную численность персонала. Рассказываем, как их использовать.
14 апреля 2025 года
Александра
Смаракова
Смаракова
автор статей
Сколько сотрудников нужно вашей компании
Какие есть виды численности персонала
Для начала разберемся, какой вообще бывает численность персонала. Каждый вид отражает конкретные показатели, которые используются для разных расчетов.
Списочная численность
Показывает, сколько сотрудников работает в организации на ту или иную дату. Один человек учитывается как единица. В расчеты не включают:
внешних совместителей;
тех, кто работает по договорам ГПХ;
заключенных, которых на работу направило государство;
сотрудников, которые проходят обучение в отрыве от работы;
тех, с кем заключен ученический договор;
собственников бизнеса, если они не получают зарплату.
Другими словами, по списочной численности оценивают, сколько человек в компании работает по трудовому договору, даже если на момент расчетов кто-то болеет или в отпуске. Эти данные может запросить, например, Росстат или налоговая. Они также позволяют рассчитать коэффициент текучести кадров и среднюю зарплату.
С одним сотрудником может быть заключен и трудовой договор, и ГПХ. Тогда сотрудник учитывается в списочной численности один раз — по трудовому договору.
Среднесписочная численность
Показывает, сколько в среднем человек работало в компании за конкретный период — например, за месяц. Этот показатель нужен для налоговой: он учитывается при определении налогового режима, расчете налога на прибыль, НДС и так далее. Считается так:
1
Выясняется списочная численность за каждый день месяца.
2
Суммируются показатели по каждому дню.
3
Результат делится на количество дней в месяце. Если вы хотите узнать среднесписочную численность, к примеру, за квартал, нужно рассчитать показатели для каждого месяца, сложить их и разделить на 3. Если считаете за полгода — делите на 6, за год — на 12.
Некоторые работники включаются в списочную численность, а в среднесписочную — нет. Это:
1
женщины в отпуске по беременности и родам;
2
сотрудники в декрете;
3
те, кто взял учебный отпуск.
Кроме того, сотрудники, которые работают неполный день, в среднесписочной численности учитываются особым образом. Один работник на полном дне считается как единица — по тому же принципу, что и в списочной численности. А при неполном ориентируются на отработанное время.
Допустим, в компании 40-часовая рабочая неделя. В апреле 2025 года при таком графике будет 175 часов. Сотрудник на полставки отработает за месяц 87,5 часа. Тогда в среднесписочной численности за апрель он будет считаться как 0,5 — как «половинка» работника.
Штатная и явочная численность
Штатная численность — важнейшая метрика для HR и рекрутеров. Она показывает, сколько сотрудников должно быть в компании или подразделении, чтобы все задачи выполнялись в срок и качественно, но люди при этом не перерабатывали. О том, зачем и как считать штатную численность персонала предприятия, мы поговорим в следующих разделах.
Явочная численность показывает, сколько сотрудников выполняют свои обязанности в конкретный момент. Если сравнить эту метрику со штатной численностью, станет понятно, нужно ли искать замену тем, кто ушел в декрет, отпуск, на больничный или отсутствует по другим причинам.
Явочная численность показывает, сколько сотрудников выполняют свои обязанности в конкретный момент. Если сравнить эту метрику со штатной численностью, станет понятно, нужно ли искать замену тем, кто ушел в декрет, отпуск, на больничный или отсутствует по другим причинам.
Зачем считать штатную численность
Благодаря этой метрике вы поймете, сколько человек нужно компании. А значит, сможете:
составить план найма;
выстроить структуру и иерархию в компании;
продумать, как должна распределяться нагрузка;
спланировать примерные расходы на зарплату;
оценить, сколько рабочих мест нужно оборудовать;
выбрать систему налогообложения.
Штатная численность фиксируется в штатном расписании. В нем указывают, какие в компании есть подразделения и должности, сколько сотрудников должны на них работать и какая зарплата им положена. Такой документ может запрашивать налоговая, Социальный фонд, трудовая инспекция. Штатное расписание полезно и в суде, если после сокращений бывшие сотрудники решат, что их уволили незаконно.
Новые сотрудники ждут вас на Работе.ру. Размещайте вакансии со скидкой 20% по промокоду prorabota. Подробности акции — по ссылке.
Реклама. ООО «РДВ-софт» (ИНН 7709969870).
erid: 2RanymkcHW8
erid: 2RanymkcHW8
Методики расчета
Бюджетные организации считают штатную численность, опираясь на рекомендации Росздрава. Иногда используют отраслевые нормы — такие есть, к примеру, в сфере водоснабжения. Частные компании не обязаны пользоваться официальными рекомендациями, но на практике нередко на них ориентируются.
Основных способов расчета штатной численности два:
Основных способов расчета штатной численности два:
исходя из норм рабочего времени;
исходя из объема работ.
Формула № 1. По нормам рабочего времени
Как рассчитать штатную численность работников таким образом:
Оценить общие затраты времени на работу за год. Чтобы их подсчитать, надо знать нормативы: сколько времени нужно на разные виды работ. Поэтому такая формула частным компаниям подходит не всегда.
Выяснить норму рабочего времени для одного сотрудника за год. Здесь можно ориентироваться на рекомендации Росздрава: в них дают примерный показатель — 2 тысячи часов.
Рассчитать коэффициент невыхода на работу. Он определяется по данным бухгалтерского учета: процент планируемых невыходов делят на 100, а затем к этому показателю прибавляют единицу.
Подставляем значения в формулу:
Штатная численность = Общие затраты времени на работу за год / Норма рабочего времени для сотрудника x Коэффициент невыхода на работу
Штатная численность = Общие затраты времени на работу за год / Норма рабочего времени для сотрудника x Коэффициент невыхода на работу
Формула № 2. По объему работ
Эта формула в целом похожа на предыдущую по своей логике. Но для нее нужны немного другие данные:
Плановые результаты. Например, за месяц водители должны совершить 500 поездок до клиентов и обратно.
Фонд рабочего времени: сколько часов выполнение плана займет у работников. Допустим, в месяце 175 рабочих часов — значит, 500 поездок нужно совершить за это время.
Плановые результаты по каждому сотруднику. Водитель за рабочий день может преодолеть ограниченное расстояние — к примеру, 200 километров. Предположим, что в нашей выдуманной компании это где-то 8 поездок в день, или в среднем 1 поездка за рабочий час.
Коэффициент выполнения нормы. Это погрешность между плановыми показателями и фактическими результатами за прошлые периоды. Допустим, в прошлом месяце водители совершили 400 поездок. Тогда коэффициент будет таким: 500 / 400 = 1,25
Считаем по формуле:
Штатная численность = Плановые результаты / (Фонд рабочего времени x Результаты одного сотрудника x Коэффициент выполнения нормы)
То есть в нашем примере штатная численность будет рассчитываться так:
500 / (175×1×1,25) = 2,28
Таким образом, компании нужны минимум три водителя, чтобы выполнить план по поездкам.
Плановые результаты в этой формуле могут быть любыми. Всё зависит от специфики подразделения и компании. Можно ориентироваться на выручку, количество клиентов, собеседований, мероприятий и так далее.
Штатная численность = Плановые результаты / (Фонд рабочего времени x Результаты одного сотрудника x Коэффициент выполнения нормы)
То есть в нашем примере штатная численность будет рассчитываться так:
500 / (175×1×1,25) = 2,28
Таким образом, компании нужны минимум три водителя, чтобы выполнить план по поездкам.
Плановые результаты в этой формуле могут быть любыми. Всё зависит от специфики подразделения и компании. Можно ориентироваться на выручку, количество клиентов, собеседований, мероприятий и так далее.
Калькулятор численности сотрудников
Чтобы считать штатную или любую другую численность было проще, в некоторых компаниях создают специальные калькуляторы. Как правило, это Excel-таблица, куда заносят все необходимые параметры. Обычно это:
информация о подразделении и должностях;
текущая численность в компании или отделе;
данные о фонде рабочего времени;
нормативы трудозатрат;
плановые результаты для подразделения и отдельных сотрудников.
В зависимости от того, какой показатель нужно рассчитать, в таблицу заносится формула — и все дальнейшие расчеты ведутся автоматически.
Читайте также
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.