У нас в холдинге новичков сопровождает виртуальная помощница Эрика. Сотрудник знакомится с ней в первый день работы, Эрика с ним общается. Она же главное действующее лицо на «Дне нового сотрудника» — это специальный онлайн-курс в прямом эфире, на котором можно познакомиться с компанией в целом и с коллегами из других городов.

Виртуальная помощница Эрика в команде адаптации с лета 2021 года. В ее создании участвовали буквально все сотрудники: мы провели конкурс среди коллег, чтобы они выбрали персонажа, который лучше всего справится с задачей по адаптации новичков, — и нарисовали его. Сейчас проводим кастинг, чтобы Эрика смогла заговорить, и это точно будет голос нашего сотрудника, а не механический голос робота. Мы — за душевные отношения.

Бот Мирон с нами два года, он успешно знакомит новичка с основными правилами компании, ее ценностями, внутренней жизнью, помогает быстрее ориентироваться в офисе. Мирон умеет отвечать на самые частые вопросы, которые новые сотрудники задают рекрутерам.

За день до оформления кандидат может подключить бота и узнать от него адрес офиса, контакты людей, к которым нужно будет обратиться, информацию, куда идти и какие документы взять. В первый рабочий день бот просит известить его, когда новичок доедет до офиса, а после этого начинает присылать сообщения о процедуре оформления, графике работы, местах для курения, местах, где можно поесть в округе или внутри компании. И так пять дней активного погружения.

Большинство компаний сети Visotsky Consulting работают онлайн, поэтому перед нами стоит задача организовать адаптацию сотрудников в условиях удаленной работы. В первый рабочий день сотрудник сталкивается с традиционными проблемами: не знает, что делать, к кому обращаться, что спрашивать можно, а что — нет. Мы помогаем новичку во всём разобраться, приглашая его в специальный чат.

Помимо сотрудника в этом чате находятся:

• IT-специалист — помогает с установкой программ, получением доступов, техническими моментами;
• администратор по адаптации стажеров — отвечает на все вопросы новичка, разъясняет непонятные слова и моменты;
• менеджер по введению в должность — проверяет знание инструкций и регламентов компании, добивается отчетов по выполнению задач;
• непосредственный руководитель сотрудника.

По нашему опыту, чат помогает новичку чувствовать себя увереннее и не терять связь с теми, кто ответственен за его онбординг.

Уже больше года на каждый welcome-тренинг приходит один из топов компании, чтобы лично поприветствовать новых сотрудников. Руководители делятся историями, которые привели их в банк, рассказывают, что заставляет или вдохновляет их задавать темп изменениям и двигаться вперед.

В нашей компании все сотрудники получают welcome pack — набор полезных брендированных вещей, чтобы работа была еще более комфортной.

Мы вручаем новичкам индивидуальные наборы корпоративных сувениров. Идея не новая, но несет важный смысл: человек с первого дня чувствует себя частью команды и понимает, что ему тут рады. К созданию набора мы постарались подойти с долей юмора.

В него входят:

• приветственное письмо — Read Me;
• брендированный блокнот — «Хранилище данных»;
• подставка для телефона — «Деструктор продуктивности»;
• ручка — «Устройство ввода»;
• подставка под чай/кофе — «Допстанция для биотоплива.

Бонус — шоколад, которым можно угостить коллег в обеденный перерыв.

Еще в 2003 году мы создали документ по введению новичков в компанию. Тогда мы все работали в офисе, и в первый день сразу после включения компьютера новый сотрудник видел на экране файл, который загружался автоматически. Никаких задач мы перед коллегой в этот день не ставили. Человек занимался тем, что ему было рекомендовано в файле, писал или звонил коллегам, чтобы разобраться в цепочках бизнес-процессов.

При переходе на удаленную систему работы нам пришлось существенно переработать этот документ, а сейчас — при переходе на гибридную систему работы — мы вновь его будем редактировать. Я считаю этот меняющийся со временем документ самым главным в компании. Он помогает новым сотрудникам быстрее адаптироваться, а старичкам видеть эволюцию бизнеса.

Для всех сотрудников мы устраиваем «REG.Завтраки» — и, конечно, приглашаем на них новичков. На завтраках делимся впечатлениями от путешествий или лайфхаками, проводим дегустации кофе или чая, рассказываем об увлечениях. Еще играем в «Мафию», устраиваем квесты, кибертурниры и даже соревнования, кто больше находит шагов за месяц.

Конечно, мы используем классические методы адаптации. Но есть и неформальные, например мы практикуем кинопросмотры с обязательным обсуждением фильмов и письменными отзывами, интеллектуальные игры и квизы (один из наших руководителей много лет профессионально ими занимался и в результате приобщил коллектив). Так мы понимаем кругозор и сферу интересов человека, его культурные пристрастия, умение мыслить и формулировать идеи

Когда новичок попадает в EMAILMATRIX, он сталкивается с большим объемом инструкций и текстовых материалов для изучения. Чтобы упростить процесс погружения в процессы нашего CRM-агентства и заодно помочь подружиться с коллективом, мы придумали настольную игру про этапы реализации digital-проекта.

Это игра с простой механикой, где игроки бросают кубик и перемещаются по полю, проходя наперегонки путь от старта до завершения проекта. Например, можно пропустить ход, если вы попали на клетку, в описании которой значится: «У клиента нет брендбука и фирменного стиля. Дизайнеру придется собирать концепцию с нуля». Или, наоборот, переместиться на несколько шагов вперед, если вы оказались на клетке с более «везучим» описанием. Так или иначе, игроки проходят через все этапы работы, начиная с обсуждения идеи с клиентом, заканчивая дизайном, версткой и сдачей проекта.

В партии обычно участвуют стажер и несколько «старичков». Это помогает познакомиться с новым сотрудником в неформальной обстановке и быстро дать ему общее понимание процессов компании.