Как заключить договор с ИП: документы, этапы и безопасность
Заключение договора с ИП — удобный способ привлечь специалистов без оформления в штат. Но если не учесть юридические нюансы, можно столкнуться со штрафами и испортить репутацию.
Разбираем этапы сотрудничества от проверки будущего контрагента до безопасного расставания. Заодно подскажем, какие документы нужны для заключения договора, как работать с ИП, грамотно контролируя исполнение обязательств, и какие существуют риски такой работы для юридических лиц.
Разбираем этапы сотрудничества от проверки будущего контрагента до безопасного расставания. Заодно подскажем, какие документы нужны для заключения договора, как работать с ИП, грамотно контролируя исполнение обязательств, и какие существуют риски такой работы для юридических лиц.
08 апреля 2024 года
Елена Тимофеева
Автор
И избежать всех рисков
Когда компания сотрудничает с ИП: примеры ситуаций
Разовые проекты: маркетинговые услуги, дизайн, IT-разработка, копирайтинг, SMM, перевод, фото- и видеосъемка.
Сезонные работы: помощь промоутеров на выставках, упаковщиков подарков в новогодний сезон.
Закупка товаров, которые производит или продает ИП.
Долгосрочное сотрудничество с получением непрофильных услуг: бухгалтерия, HR-аутсорсинг, услуги юристов.
Логистика: перевозки, курьерские услуги.
Производственные работы: мелкосерийное производство, ремонт.
Консалтинг: бизнес-аналитика, коучинг, обучение персонала.
Работать с ИП во многих ситуациях удобно и выгодно:
Это надежнее, чем иметь дело с самозанятыми. ИП относятся к предпринимательству как к работе, стремятся сохранить репутацию. Самозанятые могут рассматривать сотрудничество как подработку, больше склонны пропадать и выдавать низкое качество.
Если речь о выполнении конкретных задач и работ, компании не нужно платить социальные налоги и компенсацию за простой, предоставлять отпуска и больничные, оборудовать рабочее место, следить за безопасностью. Эти обязанности лежат на самом ИП.
С точки зрения налоговых органов закупка у ИП товаров и заказ услуг — это рядовая коммерческая операция, аналогичная закупке у ООО и не требующая составления какой-либо особой дополнительной отчетности (персонифицированные сведения и РСВ в ФНС, ЕФС-1 в Соцфонд).
Компании не нужно выполнять функции налогового агента, рассчитывать и начислять подоходный налог, вести и сдавать статистическую отчетность за контрагента-ИП.
Законом (ст. 15 ТК РФ) запрещено подменять трудовые отношения коммерческими. Если трудовой или налоговой инспекции удастся доказать факт нарушения (при содействии самого сотрудника, выполнявшего трудовые функции, это сделать нетрудно), компании грозят штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ) и доначисление налогов.
Законом (ст. 15 ТК РФ) запрещено подменять трудовые отношения коммерческими. Если трудовой или налоговой инспекции удастся доказать факт нарушения (при содействии самого сотрудника, выполнявшего трудовые функции, это сделать нетрудно), компании грозят штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ) и доначисление налогов.
Новые сотрудники ждут вас на Работе.ру. Размещайте вакансии со скидкой 20% по промокоду prorabota. Подробности акции — по ссылке.
Реклама. ООО «РДВ-софт» (ИНН 7709969870).
erid: 2RanymdCM6Q
erid: 2RanymdCM6Q
Этап 1. Подготовка к заключению договора
На этом этапе ключевая задача — четко определить все аспекты будущего сотрудничества, чтобы избежать недопонимания и конфликтов.
Определите объем работ, сроки и формат сотрудничества
Опишите, что именно вы хотите получить от ИП, например «разработка лендинга» или «консультации по настройке рекламных кампаний». Уточните, какие материалы или ресурсы предоставите как заказчик, например тексты, изображения, доступ к аккаунтам, и обдумайте, как действовать в случае задержек на вашей стороне.
Зафиксируйте реалистичные дедлайны для ИП-исполнителя. Если работы сложные и длительные — пригодятся промежуточные контрольные точки.
Обсудите, как будет происходить общение: через мессенджеры, электронную почту или специализированные системы управления проектами. Установите периодичность встреч или отчетов, а также пропишите требования к формату отчетов по оказанным услугам или выполненным работам (например, текстовый документ, таблица или презентация).
Зафиксируйте реалистичные дедлайны для ИП-исполнителя. Если работы сложные и длительные — пригодятся промежуточные контрольные точки.
Обсудите, как будет происходить общение: через мессенджеры, электронную почту или специализированные системы управления проектами. Установите периодичность встреч или отчетов, а также пропишите требования к формату отчетов по оказанным услугам или выполненным работам (например, текстовый документ, таблица или презентация).
Выберите тип договора
Видов договора на случай сотрудничества с ИП несколько: договор поставки, договор об оказании услуг, договор подряда, агентский договор и другие. Остановимся подробнее на самых популярных.
Обсудите условия оплаты
Вариантами могут быть: предоплата (частичная в виде аванса или полная), постоплата. Уточните, включает ли стоимость услуг или работ НДС, если ИП работает с НДС. Пропишите порядок оплаты: банковский перевод, наличные. Определите сроки оплаты — например, «в течение 5 рабочих дней после подписания акта выполненных работ». Продумайте штрафные санкции за просрочку оплаты.
Определите способы взаимодействия и контроля
Можно договориться с ИП о промежуточных результатах, например о плане статьи или прототипе дизайна. Пропишите, кто несет ответственность за задержки в работе — например, если заказчик не предоставил необходимые материалы, — и обсудите, как будут решаться спорные ситуации.
Неочевидные аспекты, которые иногда упускают
Проговорите с ИП (чтобы затем написать в договоре), что он не имеет права передавать свои обязанности третьим лицам без вашего согласия.
Установите ограничения на использование ваших данных — например, запрет на публикацию материалов без разрешения.
Сформулируйте обязательство не разглашать коммерческую тайну и уточните, какие данные считаются конфиденциальными.
Определите, кому принадлежат права на результаты работы — например, исключительные права на дизайн или программное обеспечение.
Обсудите, какие обстоятельства считаются форс-мажором и как продлеваются сроки в случае его наступления.
Этап 2. Проверка ИП
При проверке важно не только убедиться, что ИП действует легально, но и оценить его надежность как партнера. Перечислим ниже, что стоит проверить, чтобы избежать рисков и непредвиденных расходов.
Деятельность, указанная в регистрационных документах (в коде ОКВЭД), соответствует тому, чем на деле занимается ИП. Проверить можно на сайте ФНС, введя ИНН подрядчика.
ИП зарегистрирован в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП), деятельность не приостановлена и не прекращена. Если ИП зарегистрирован недавно, это может быть сигналом к дополнительной проверке.
ИП добросовестно исполняет свои обязательства по уплате налогов, выплате зарплат сотрудникам, сдаче отчетности. Проверить можно с помощью сервиса «Прозрачный бизнес» от ФНС, анализа информации в интернете или прямого запроса документов.
Количество, профиль и квалификация исполнителей на стороне ИП соответствуют будущей нагрузке по договору. Если ИП якобы в одиночку выполняет объем работ, который обычно распределяется на команду, — это вызовет вопросы у налоговой.
Адрес регистрации ИП совпадает с фактическим местом работы.
Отзывы в интернете о работе ИП в основном положительные.
Банковские реквизиты ИП совпадают с данными из ЕГРИП и выписки из банка.
Счет открыт в надежном банке (например, в одном из топ-20 банков России) и не заблокирован.
О чем стоит узнать заранее:
на какой системе налогообложения работает ИП (например, если ИП работает на патенте, у него могут быть ограничения по выручке, и это повлияет на выполнение крупных заказов);
может ли ИП выставлять счета-фактуры с НДС, если ваш бизнес работает с НДС;
много ли у ИП судебных споров (можно проверить через картотеку арбитражных дел и базу данных ФССП);
застрахован ли подрядчик от профессиональных ошибок — особенно важно для специалистов в области строительства, медицины и IT;
застрахован ли подрядчик от профессиональных ошибок — особенно важно для специалистов в области строительства, медицины и IT;
сотрудничает ли ИП с вашими конкурентами.
Дополнительно стоит изучить:
портфолио ИП;
отзывы его контрагентов и заказчиков (полезно запросить рекомендации);
техническую оснащенность будущего подрядчика.
С осторожностью стоит сотрудничать с ИП, зарегистрированным по адресу, на котором зарегистрировано еще много других ИП. Это не всегда указывает на участие в мошеннических схемах, но часто подталкивает налоговую службу к дополнительным проверкам. Дело в том, что такие «массовые ИП» могут использоваться для уклонения от налогов.
Проверить ИП на «массовость» можно с помощью «Контур.Фокус» или «СБИС».
Этап 3. Заключение договора
На этом этапе важно не только составить документ (можно использовать типовой договор), но и предусмотреть все возможные риски, чтобы защитить интересы бизнеса.
Предмет договора
Четко опишите, какие ИП будет выполнять работы или оказывать услуги. На уровне смысла должно быть очевидно, что суть сотрудничества не в постоянстве или процессе, а в передаче конкретного результата заранее определенного объема и качества.
Если вы заключаете договор с ИП, с которым прежде не сотрудничали, — начните с небольшого проекта, чтобы оценить его надежность и качество работы, и лишь затем доверяйте что-то более серьезное и масштабное.
Четко опишите, какие ИП будет выполнять работы или оказывать услуги. На уровне смысла должно быть очевидно, что суть сотрудничества не в постоянстве или процессе, а в передаче конкретного результата заранее определенного объема и качества.
Если вы заключаете договор с ИП, с которым прежде не сотрудничали, — начните с небольшого проекта, чтобы оценить его надежность и качество работы, и лишь затем доверяйте что-то более серьезное и масштабное.
Стоимость
Сформулируйте ее как можно более конкретно.
Привязывать стоимость к определенным KPI допустимо, но лишь в отдельных случаях: например, при сотрудничестве с маркетологом или таргетологом прописывается количество лидов, конверсия, ROI рекламной кампании (при разных комбинациях — разный уровень оплаты); для разработчика можно указать скорость загрузки сайта, количество багов, соответствие техническому заданию.
Учтите, что одинаковые размеры сумм в нескольких договорах подряд могут вызвать подозрения у налоговой службы. В этом случае полезно приложить к договору прайс подрядчика, в котором указана стоимость работ.
Сформулируйте ее как можно более конкретно.
Привязывать стоимость к определенным KPI допустимо, но лишь в отдельных случаях: например, при сотрудничестве с маркетологом или таргетологом прописывается количество лидов, конверсия, ROI рекламной кампании (при разных комбинациях — разный уровень оплаты); для разработчика можно указать скорость загрузки сайта, количество багов, соответствие техническому заданию.
Учтите, что одинаковые размеры сумм в нескольких договорах подряд могут вызвать подозрения у налоговой службы. В этом случае полезно приложить к договору прайс подрядчика, в котором указана стоимость работ.
Сроки выполнения
Установите конкретные даты начала и окончания работ. Если проект длительный, разбейте его на этапы с промежуточными дедлайнами (промежуточные оплаты тоже допускаются).
Установите конкретные даты начала и окончания работ. Если проект длительный, разбейте его на этапы с промежуточными дедлайнами (промежуточные оплаты тоже допускаются).
Контроль исполнения договора
При работе с ИП по договору подряда или оказания услуг недопустимо указывать большинство привычных (при трудовом сотрудничестве) инструментов контроля — например, график работы исполнителя услуг, его присутствие на связи в определенное время, ежедневную отчетность. Подрядчик должен сам решать, как именно выполнять задачу, а в договоре прописывается только желаемый результат. Контроль допустим в виде промежуточных контрольных точек.
При работе с ИП по договору подряда или оказания услуг недопустимо указывать большинство привычных (при трудовом сотрудничестве) инструментов контроля — например, график работы исполнителя услуг, его присутствие на связи в определенное время, ежедневную отчетность. Подрядчик должен сам решать, как именно выполнять задачу, а в договоре прописывается только желаемый результат. Контроль допустим в виде промежуточных контрольных точек.
Порядок приемки работ
Укажите как можно более внятные критерии приемлемого результата. Полезно прописать гарантии качества, если это возможно (при трудовых отношениях об этом обычно речь не идет).
Укажите как можно более внятные критерии приемлемого результата. Полезно прописать гарантии качества, если это возможно (при трудовых отношениях об этом обычно речь не идет).
Ответственность
Подрядчик может платить штрафы за просрочку со сдачей работ или компенсировать убытки, к которым приведет ненадлежащее качество результата, но не более того. В договоре нельзя прописывать дисциплинарную ответственность или ответственность за материальные ценности заказчика.
Подрядчик может платить штрафы за просрочку со сдачей работ или компенсировать убытки, к которым приведет ненадлежащее качество результата, но не более того. В договоре нельзя прописывать дисциплинарную ответственность или ответственность за материальные ценности заказчика.
Этап 4. Исполнение обязательств
Этот этап регламентируется договором подряда с ИП или оказания им услуги точно так же, как договором с ООО. Важно прописать метрики качества, варианты и причины изменения договоренностей (например, увеличение бюджета или объема работ), ответственность и штрафные санкции.
В отличие от трудового договора, который предусматривает подчиненность сотрудника компании (в лице руководителя), договор ГПХ, заключаемый с ИП, подразумевает равноправные отношения, обоюдную ответственность и общую ответственность за результат.
Договор с ИП обычно предусматривает следующую ответственность:
за несвоевременно выполненные работы — штрафные санкции, компенсация убытков (за исключением случаев, когда задержка происходит по вине заказчика — например, он поздно предоставляет материалы, данные или доступы);
за нарушение условий конфиденциальности, в том числе за работу с конкурентами;
за некачественный результат или ущерб для бизнеса — возврат аванса, отмена оплаты, компенсация убытков.
Чтобы сократить риск переквалификации договора с ИП в трудовой:
полезно указать, что ИП сам несет ответственность за работу своих сотрудников или привлеченных специалистов (субподрядчиков), а также сам платит налоги — за них или с полученного дохода, прибыли;
указать санкции за ненадлежащее исполнение обязательств, задержки или просрочки не только для подрядчика, но и для заказчика.
Когда ИП выполнит работу или предоставит согласованный результат, необходимо подписать с ним акт выполненных работ, который должен содержать перечень выполненных работ, их стоимость и подписи обеих сторон. Акт должен четко соответствовать условиям договора.
Этап 5. Расторжение отношений
Основания для расторжения договора могут быть следующими:
добровольное соглашение сторон — когда обе стороны согласны на прекращение сотрудничества и нет претензий друг к другу;
принудительное расторжение по решению суда — если одна из сторон нарушает условия договора (например, ИП не выполняет работы); при этом сначала стоит попробовать урегулировать конфликт с помощью переговоров;
форс-мажорные обстоятельства — если выполнение обязательств невозможно из-за форс-мажора (например, пандемия, стихийные бедствия), тогда договор обычно расторгают без штрафов.
Необходимо указать в договоре минимальные сроки уведомления об окончании сотрудничества. Для долгосрочных контрактов предусмотрите возможность расторжения по истечении определенного периода (например, каждые полгода при отсутствии возражений сторон).
При расторжении отношений с ИП необходимо получить все материалы, созданные в рамках проекта — исходники дизайна, тексты, программный код, — их может запросить налоговая. Кроме того, для безопасности бизнеса отзовите доступы к вашим системам — например, CRM, рекламным аккаунтам. Если И П работал с конфиденциальной информацией, запретите ему сотрудничество с вашими конкурентами в течение определенного времени.
При расторжении отношений с ИП необходимо получить все материалы, созданные в рамках проекта — исходники дизайна, тексты, программный код, — их может запросить налоговая. Кроме того, для безопасности бизнеса отзовите доступы к вашим системам — например, CRM, рекламным аккаунтам. Если И П работал с конфиденциальной информацией, запретите ему сотрудничество с вашими конкурентами в течение определенного времени.
Риски работы с ИП
Работа с индивидуальными предпринимателями имеет много преимуществ, среди которых гибкость, удобное взаимодействие и отсутствие необходимости в сложных корпоративных регламентах, но риски есть, и их стоит учитывать.
Переквалификация договора в трудовые отношения
Если условия договора с ИП напоминают трудовые отношения — например, предусмотрен график работы или подчинение внутренним правилам компании (другие критерии — в ст. 57 ТК РФ), — налоговая инспекция может переквалифицировать договор в трудовой.
Что в худшем случае:
Что в худшем случае:
штрафы для заказчика: 10–20 тыс. руб. на должностное лицо, 50–100 тыс. руб. — на организацию (ст. 5.27 КоАП РФ);
обязательства по уплате налогов за ИП как за штатного сотрудника;
штраф за уклонение от уплаты налогов в размере 40% от доначисленной суммы (ст. 122 НК РФ);
компенсация специалисту, признанному сотрудником, а не подрядчиком, всех положенных надбавок и отпускных.
Как избежать: обращайтесь к ИП с конкретными (разовыми, сезонными, консалтинговыми) задачами. Не указывайте в договоре подряда или оказания услуг условия, соответствующие критериям трудового договора. Старайтесь сотрудничать с подрядчиками, у которых есть другие заказчики, кроме вас.
Не используйте в договоре «трудовую терминологию» — «сотрудник», «работник», «обязанности» и прочее, — но помните, что при его рассмотрении контролирующие органы будут учитывать не только формулировки, но и настоящий смысл сотрудничества, а также контекст (например, что у человека нет нужного для работы оборудования или программы, а у вас есть).
Ненадежность ИП
Сюда можно отнести недостаточный профессионализм, мошенничество или недобросовестность. Индивидуальный предприниматель может прекратить деятельность в любой момент (например, закрыть ИП или приостановить работу), что плохо скажется на долгосрочных проектах. Кроме того, он может выполнить задачи недостаточно качественно.
Что в худшем случае: прямые финансовые потери и недополученная прибыль, вред для репутации компании в глазах партнеров и клиентов.
Как избежать: проверьте деловую репутацию ИП перед заключением договора. Организуйте личную встречу или тестовый проект, чтобы оценить надежность будущего партнера.
Что в худшем случае: прямые финансовые потери и недополученная прибыль, вред для репутации компании в глазах партнеров и клиентов.
Как избежать: проверьте деловую репутацию ИП перед заключением договора. Организуйте личную встречу или тестовый проект, чтобы оценить надежность будущего партнера.
Конфликт интересов
ИП может работать с вашими конкурентами или использовать ваши данные для других проектов.
Что в худшем случае: прямые финансовые потери и недополученная прибыль.
Как избежать: пропишите в договоре запрет на сотрудничество с конкурентами в течение определенного времени. Установите строгие правила конфиденциальности и ограничения на использование ваших данных.
Что в худшем случае: прямые финансовые потери и недополученная прибыль.
Как избежать: пропишите в договоре запрет на сотрудничество с конкурентами в течение определенного времени. Установите строгие правила конфиденциальности и ограничения на использование ваших данных.
Читайте также
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.