Как правильно применять электронные цифровые подписи в кадрах
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это аналог личной подписи, с помощью которого соискатели, сотрудники и компании могут подписывать электронные документы (например, при оформлении человека в штат).
Существует три вида ЭЦП: простая, усиленная квалифицированная и усиленная неквалифицированная. Рассказываем, чем они друг от друга отличаются и где применяется каждая.
Существует три вида ЭЦП: простая, усиленная квалифицированная и усиленная неквалифицированная. Рассказываем, чем они друг от друга отличаются и где применяется каждая.
В чем разница между ПЭП, УНЭП и УКЭП
Юрист
Юлия Девяткова
Простая электронная подпись (ПЭП)
- При взаимодействии с сотрудниками через корпоративный сайт или почту
- Имеет низкую степень защиты, может быть скомпрометирована. Для того чтобы подписать ею электронный документ, держатель подписи должен использовать код или пароль. Например, код может приходить по СМС
- Работодатель должен заключить с сотрудником письменное соглашение об электронном взаимодействии. В противном случае подписанные ПЭП документы не имеют силы
Создайте вакансию со скидкой! По промокоду PRORABOTA — на 20% дешевле. Подробности акции — по ссылке.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)
- При подписании договоров и прочих документов с контрагентами, во внутреннем документообороте компании
- Более надежный вид электронной подписи, чем ПЭП. Представляет собой ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи. Для формирования этой связки используются средства криптографической защиты информации
- Приравнивается к собственноручной подписи, только если с сотрудником заключили соглашение о ее использовании. Выдать неквалифицированную электронную подпись может удостоверяющий центр
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
- Для сдачи отчетности в цифровом виде, участия в электронных торгах, получения госуслуг и т. д.
- Ключ проверки должен быть указан в квалифицированном сертификате, который можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре. Сертификат выдается на USB-носителе. Программное обеспечение для работы с УКЭП должно быть сертифицировано ФСБ России
- Приравнивается к собственноручной автоматически. Для ее использования заключать соглашение об электронном взаимодействии с работниками не нужно
Скидки до 50% для тех, кто продолжает нанимать
Все акции и спецпредложения сервиса Работа.ру на одной странице
Какие кадровые документы можно подписывать электронной подписью
Работодатель имеет право (но не обязан) перевести в электронный вид бóльшую часть кадровых документов.
Есть исключения — на бумаге должны остаться:
Есть исключения — на бумаге должны остаться:
акты о несчастных случаях на производстве;
приказы об увольнении работников;
документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Также правила электронного документооборота (ЭДО) не распространяются на трудовые книжки: их работодатель обязан заполнять в электронном виде на всех сотрудников компании.
Работодатель имеет право использовать электронную подпись в трудовой книжке только с теми сотрудниками, которые впервые устраиваются на работу после 31 декабря 2021 года.
От всех остальных ему нужно письменное согласие на переход на ЭДО: если работник его не даст, это считается отказом и с ним по-прежнему нужно будет оформлять документы на бумаге. При этом сотрудник имеет право согласиться на использование ЭДО позже.
От всех остальных ему нужно письменное согласие на переход на ЭДО: если работник его не даст, это считается отказом и с ним по-прежнему нужно будет оформлять документы на бумаге. При этом сотрудник имеет право согласиться на использование ЭДО позже.
СберПодбор экономит время рекрутеров и ускоряет согласование кандидатов. Зарегистрируйтесь и получите доступ к бесплатному базовому функционалу!
В законе прописано, какие виды и комбинации ЭЦП следует использовать при подписании тех или иных видов документов.
УКЭП работодателя + УКЭП или УНЭП работника:
трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
дополнительные соглашения к указанным выше видам договоров.
УКЭП работодателя:
приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;
уведомление об изменении условий трудового договора.
УКЭП или УНЭП работника:
согласие на перевод,
заявление об увольнении,
отзыв заявления об увольнении,
ознакомление с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора,
ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания.
Если нужно подписать какой-то другой документ, работодатель вправе использовать УКЭП или УНЭП, а работник — УКЭП, УНЭП или ПЭП.
Изменения в работе с электронными подписями в 2023 году
Переход на машиночитаемые доверенности
С 1 сентября 2023 года для того, чтобы подписать документы от имени компании, нужно будет иметь:
электронную подпись физического лица;
машиночитаемую доверенность — файл в формате .xml, содержащий всю необходимую информацию о доверителе и уполномоченном лице, которое действует от имени генерального директора организации (например, бухгалтере или кадровом работнике).
Напомним, что сейчас представители организаций могут подписывать электронные документы одним из способов:
электронной подписью юридического лица, выданной на работника (содержит данные организации и работника);
электронной подписью физического лица (без данных об организации) с применением машиночитаемой доверенности.
Срок действия ЭЦП, полученных не в ФНС
Электронные подписи руководителей со сроком действия 15 месяцев, выданные аккредитованными коммерческими удостоверяющими центрами в 2021 году, должны были принудительно прекратить свое действие 1 января 2023 года.
Однако это решение было отменено: ЭЦП можно продолжать использовать до конца срока действия (но не дольше чем до 1 сентября 2023 года).
Однако это решение было отменено: ЭЦП можно продолжать использовать до конца срока действия (но не дольше чем до 1 сентября 2023 года).
Читайте также
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.
12+ © 2023 Rabota.ru
ИНФОРМАЦИЯ