Юлия Девяткова
Юрист
Как правильно применять электронные цифровые подписи в кадрах
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это аналог личной подписи, с помощью которого соискатели, сотрудники и компании могут подписывать электронные документы (например, при оформлении человека в штат).
Существует три вида ЭЦП: простая, усиленная квалифицированная и усиленная неквалифицированная. Рассказываем, чем они друг от друга отличаются и где применяется каждая.
Существует три вида ЭЦП: простая, усиленная квалифицированная и усиленная неквалифицированная. Рассказываем, чем они друг от друга отличаются и где применяется каждая.
В чем разница между ПЭП, УНЭП и УКЭП
Простая электронная подпись (ПЭП)
Где применяется
При взаимодействии с сотрудниками через корпоративный сайт или почту
Защита
Имеет низкую степень защиты, может быть скомпрометирована. Для того чтобы подписать ею электронный документ, держатель подписи должен использовать код или пароль. Например, код может приходить по СМС
Особенности
Работодатель должен заключить с сотрудником письменное соглашение об электронном взаимодействии. В противном случае подписанные ПЭП документы не имеют силы
Создайте вакансию со скидкой! По промокоду PRORABOTA — на 20% дешевле. Подробности акции — по ссылке.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)
Где применяется
При подписании договоров и прочих документов с контрагентами, во внутреннем документообороте компании
Защита
Более надежный вид электронной подписи, чем ПЭП. Представляет собой ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи. Для формирования этой связки используются средства криптографической защиты информации
Особенности
Приравнивается к собственноручной подписи, только если с сотрудником заключили соглашение о ее использовании. Выдать неквалифицированную электронную подпись может удостоверяющий центр
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
Где применяется
Для сдачи отчетности в цифровом виде, участия в электронных торгах, получения госуслуг и т. д.
Защита
Ключ проверки должен быть указан в квалифицированном сертификате, который можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре. Сертификат выдается на USB-носителе. Программное обеспечение для работы с УКЭП должно быть сертифицировано ФСБ России
Особенности
Приравнивается к собственноручной автоматически. Для ее использования заключать соглашение об электронном взаимодействии с работниками не нужно
Какие кадровые документы можно подписывать электронной подписью
Работодатель имеет право (но не обязан) перевести в электронный вид бóльшую часть кадровых документов.
Есть исключения — на бумаге должны остаться:
Есть исключения — на бумаге должны остаться:
акты о несчастных случаях на производстве;
приказы об увольнении работников;
документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Также правила электронного документооборота (ЭДО) не распространяются на трудовые книжки: их работодатель обязан заполнять в электронном виде на всех сотрудников компании.
Работодатель имеет право использовать электронную подпись в трудовой книжке только с теми сотрудниками, которые впервые устраиваются на работу после 31 декабря 2021 года.
От всех остальных ему нужно письменное согласие на переход на ЭДО: если работник его не даст, это считается отказом и с ним по-прежнему нужно будет оформлять документы на бумаге. При этом сотрудник имеет право согласиться на использование ЭДО позже.
От всех остальных ему нужно письменное согласие на переход на ЭДО: если работник его не даст, это считается отказом и с ним по-прежнему нужно будет оформлять документы на бумаге. При этом сотрудник имеет право согласиться на использование ЭДО позже.
СберПодбор экономит время рекрутеров и ускоряет согласование кандидатов. Зарегистрируйтесь и получите доступ к бесплатному базовому функционалу!
В законе прописано, какие виды и комбинации ЭЦП следует использовать при подписании тех или иных видов документов.
УКЭП работодателя + УКЭП или УНЭП работника:
трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
дополнительные соглашения к указанным выше видам договоров.
УКЭП работодателя:
приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;
уведомление об изменении условий трудового договора.
УКЭП или УНЭП работника:
согласие на перевод,
заявление об увольнении,
отзыв заявления об увольнении,
ознакомление с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора,
ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания.
Если нужно подписать какой-то другой документ, работодатель вправе использовать УКЭП или УНЭП, а работник — УКЭП, УНЭП или ПЭП.
Изменения в работе с электронными подписями в 2023 году
Переход на машиночитаемые доверенности
С 1 сентября 2023 года для того, чтобы подписать документы от имени компании, нужно будет иметь:
электронную подпись физического лица;
машиночитаемую доверенность — файл в формате .xml, содержащий всю необходимую информацию о доверителе и уполномоченном лице, которое действует от имени генерального директора организации (например, бухгалтере или кадровом работнике).
Напомним, что сейчас представители организаций могут подписывать электронные документы одним из способов:
электронной подписью юридического лица, выданной на работника (содержит данные организации и работника);
электронной подписью физического лица (без данных об организации) с применением машиночитаемой доверенности.
Срок действия ЭЦП, полученных не в ФНС
Электронные подписи руководителей со сроком действия 15 месяцев, выданные аккредитованными коммерческими удостоверяющими центрами в 2021 году, должны были принудительно прекратить свое действие 1 января 2023 года.
Однако это решение было отменено: ЭЦП можно продолжать использовать до конца срока действия (но не дольше чем до 1 сентября 2023 года).
Однако это решение было отменено: ЭЦП можно продолжать использовать до конца срока действия (но не дольше чем до 1 сентября 2023 года).
Читайте также
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.