Как вести электронный документооборот в кадрах

Упрощать

Учиться

Как вести электронный документооборот в кадрах

В ноябре 2021 года власти разрешили хранить онлайн большинство кадровых документов. А это значит, расширились возможности использования электронного документооборота. Как перейти на него, что придется оставить на бумаге и как быть, если сотрудники не готовы отказаться от бумажных документов, разбираемся с юристом.

юрист

Юлия Девяткова

Подписывайтесь на наш telegram-канал для всех, кто нанимает

Что хранить в электронном виде

В электронном виде теперь можно хранить:

трудовые договоры;
дополнительные соглашения;
ученические договоры;
договоры о материальной ответственности;
уведомления об изменении условий трудового договора, об увольнении и т. д.

Но есть и исключения. Нельзя перевести в электронный вид:

акт о несчастном случае на производстве;
приказы об увольнении;
документы, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда.

Также закон об ЭДО не касается электронных трудовых книжек: правила их ведения и хранения не меняются.

Статья: 5 вопросов об электронных трудовых книжках

Новый закон не настаивает, чтобы работодатели внедряли кадровый ЭДО. Это право, а не обязанность компании.

Единые требования к составу и формату электронных документов будут утверждены 1 марта 2023 года.

Где хранить документы

Компании могут использовать:

платформу «Работа в России». Сейчас она действует для компаний, которые участвовали в эксперименте Минтруда и вели ЭДО для сотрудников на удаленке. Но с сентября 2022 года станет доступна всем: достаточно будет зарегистрироваться или авторизоваться через «Госуслуги»;

любую другую информационную систему, соответствующую требованиям Минтруда.

Требования к системе ЭДО:

возможность подписывать электронные документы;

наличие архива, который позволит хранить документы в течение сроков, установленных архивным законодательством (до 50 лет);

наличие отметок о том, что документ получил и сотрудник, и работодатель.

С сентября 2022 года системы ЭДО интегрируются с «Госуслугами». То есть для того, чтобы подписывать документы, понадобятся учетные записи на портале.

Виды электронных подписей

Для разных видов документов и информационных систем нужны разные виды электронных цифровых подписей:

Усиленная квалификационная электронная подпись (УКЭП). Получить такую можно в удостоверяющем центре, имеющем аккредитацию в Минкомсвязи РФ.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Работодатель выдает ее сотруднику, заключая с ним соглашение о ее использовании. С сентября 2022 года УНЭП можно будет получить через «Госуслуги».

Простая электронная подпись. Получить ее можно через «Госуслуги».

Если компания использует собственную информационную систему

УНЭП обычно ставят:

на трудовые договоры;
договоры о материальной ответственности;
ученические договоры, договоры на получение образования;
дополнительные соглашения к этим договорам;
приказы о дисциплинарных взысканиях;
уведомления об изменении условий трудового договора.

Но по договоренности с работодателем сотрудник может использовать и УКЭП.

Если компания использует платформу «Работа в России»

Когда компания ведет ЭДО через платформу «Работа в России», работодатель может применять УКЭП или УНЭП, полученную на «Госуслугах».
Сотрудники могут использовать УКЭП, УНЭП от «Госуслуг» или простую электронную подпись.

Если сотрудник сам оформил УКЭП, он может подписывать ей электронные кадровые документы у работодателя. Если у работника нет электронной подписи, расходы на ее получение и использование оплачивает компания.

Как компании перейти на ЭДО

Нужно издать локальный акт о переходе на ЭДО и указать:

сведения об информационной системе и порядок доступа к ней;
перечень кадровых документов и категорий работников, в отношении которых будет применяться ЭДО;
срок уведомления работников о переходе на ЭДО и сведения о дате его введения.

Каждый сотрудник должен получить уведомление о переходе на ЭДО и дать письменное согласие. Если работник не написал, что согласен, считается, что он отказался. Кадровые документы работников, не согласившихся перейти на ЭДО, оформляются на бумаге и предоставляются работникам для ознакомления под подпись. В дальнейшем такие сотрудники вправе передумать и перейти на ЭДО.

Если в компании есть профсоюз, он должен ознакомиться и согласиться с этими документами.

Также нужно составить локальный акт о порядке ведения кадрового ЭДО и прописать:

сроки, в которые сотрудники обязаны ознакомиться с документом и подписать его;
порядок проведения инструктажа по вопросам применения кадрового ЭДО;
исключительные случаи, когда документ может быть оформлен в бумажном виде;
порядок взаимодействия работодателя с профсоюзным органом и комиссией по трудовым спорам (если таковые есть в компании).

Новые сотрудники также должны дать согласие на ведение документов в электронном виде. Исключение — те, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2021 года.

Подробнее

* среди пользователей сервиса Работа.ру
Реклама. ООО «РДВ-софт» (ИНН 7709969870).
erid: LjN8JwJj8

Летние скидки на Работе.ру

Получите скидку 20% на популярные* инструменты для найма — и сделайте поиск сотрудников эффективнее.

Работодатель не может отказать в приеме на работу соискателю или уволить действующего сотрудника за отказ от кадрового ЭДО или из-за отсутствия у человека электронной подписи.

Как поменялся прием на работу с ЭДО

Устраиваясь на работу в компанию с кадровым ЭДО, соискатель вправе:

подавать документы в бумажной или электронной форме по договоренности с работодателем;

ознакомиться с электронными версиями коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка и других локальных актов.

Кстати, приказ о приеме на работу разрешили совсем не оформлять — ни на бумаге, ни в электронном виде.

Особые случаи

В случае эпидемий, производственных аварий, стихийных бедствий и в иных исключительных обстоятельствах работодатель вправе временно перейти на ЭДО без согласия работников. Для этого надо издать локальный акт о временном переходе на ЭДО или на обмен скан-копиями или фотографиями документов, которые потом будут представлены в бумажном виде.

Компенсация за удаленку: что работодатель должен сотрудникам

Бумажные трудовые книжки: что изменилось в сентябре 2021 года?

Рассказываем о нововведениях и почему они важны для работодателей

Как оформить документы с удаленными сотрудниками

Чтобы не попасть на штрафы

Скидки до 50% на популярные тарифы

Лучшие акции и спецпредложения сервиса Работа.ру на одной странице

Посмотреть скидки

Есть что сказать по теме? Напишите нам.

Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.