Бумажные трудовые книжки: что изменилось в сентябре 2021 года?
По данным ПФР, почти две трети работающих россиян отказались от перехода на электронную версию трудовой книжки и сохранили бумажный вариант. А в сентябре поменялись правила ведения бумажных трудовых книжек. Рассказываем о нововведениях и почему они важны для работодателей.
Тимур Слободин
изучал новые правила
Подписывайтесь на наш telegram-канал для всех, кто нанимает
Close
Основные изменения
Министерство труда в конце мая издало приказ № 320н, который меняет порядок ведения бумажных трудовых книжек с 1 сентября 2021 года до 1 сентября 2027 года:
Записи можно вносить не только от руки. Работодатели могут пользоваться штампами или принтером.
Разрешили разрабатывать собственные бланки для учета трудовых книжек. Раньше учет велся по унифицированным формам.
Внести запись в трудовую книжку нужно в течение пяти рабочих дней с момента события. То есть если сотрудник вышел к вам в понедельник, вы должны сделать запись об этом в трудовой не позже пятницы.
Запись об увольнении не придется заверять подписью сотрудника. А вот причину увольнения нужно указать полностью.
При переводе с временной работы на постоянную надо создать в трудовой два приказа. Один — о назначении на временную работу, другой — о переводе на постоянную.
Можно вносить данные о дистанционной работе. Для этого удаленный сотрудник должен принести трудовую книжку в организацию или отправить ее почтой.
Вносить записи о приеме на работу, переводе и увольнении совместителя теперь можно за один раз. Главное — соблюсти хронологическую последовательность событий.
С сентября процесс заполнения трудовых книжек упрощен: ранее не регламентированные процессы приобрели свою регламентацию, а некоторые процессы отменены или изменены. Указанные изменения обусловлены тем, что правила, действующие до 01.09.2021, морально устарели и нуждались в уточнениях. Теперь у HR-специалистов будет меньше вопросов в части заполнения трудовых книжек.
Евгений Бережнов, старший юрист ANCOR
Сама трудовая книжка стала больше. Например, в разделе «Сведения о работе» теперь 14 разворотов вместо 10, а вот в разделе «Сведения о награждении» их стало семь вместо 10. a
Изменения правил ведения и хранения трудовых книжек положительно повлияли на работу отдела HR и в основном узаконили то, что давно практиковали сотрудники отдела кадров. Например, официально разрешили применять штампы с типовой записью, кроме того, часть записи может быть сделана вручную, часть — в виде штампа. Законодатели определились с формой и сроками внесения записи, которую применяют при прекращении ведения бумажной трудовой книжки в связи с переходом на электронную. Яснее и логичнее стала инструкция о записи для работы по совместительству. А главное, теперь книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не нужно скреплять сургучной печатью, что было практически невыполнимо в современном мире. Увеличение количества разворотов для сведений о работе позволит реже добавлять вкладыши. a
Виктор Миронов, управляющий директор консультационной группы «ТИМ»
Новые сотрудники ждут вас на Работе.ру. Размещайте вакансии со скидкой 20% по промокоду prorabota. Подробности акции — по ссылке.
Если сотрудник отказывается от бумажной трудовой книжки в пользу электронной, то он должен получить ее на руки в течение трех рабочих дней. При увольнении книжку выдают в последний рабочий день.
Теперь не требуется подпись работника о том, что его ознакомили с записью в трудовой книжке. Это экономит время, а работник всё равно видит записи в трудовой, так как подписывает приказы о кадровых решениях.

Организации не нужно вести приходно-расходную книгу по учету бланков и вкладышей и книгу учета движения трудовых книжек. Работодатель обязан сделать собственные формы учета, но таскать тяжелые амбарные книги больше не нужно.
Кристина Раскопатина, руководитель аутстаффингового агентства «Ваш кадровый советник»
Что будет, если неправильно вести трудовые книжки?
Трудовая инспекция обязательно обратит внимание, как компания ведет трудовые книжки, если придет с проверкой. И за ошибку можно получить штраф до 50 тысяч рублей.

Кроме этого, с 2021 года все работодатели должны сдавать кадровые отчеты в ПФР по новой форме — СЗВ-ТД. Если этого не делать, то могут оштрафовать на 300−500 рублей за каждого сотрудника.
Где используют бумажные трудовые книжки сегодня?
1
Во-первых, до 1 января 2021 года сотрудники могли выбирать форму трудовой книжки. И многие решили не отказываться от бумажных.
2
Также бумажные трудовые выдают сотрудникам, которые потеряли оригинал. Работник пишет заявление, и последний работодатель восстанавливает документ.
Поэтому работодателям приходится совмещать ведение электронных и бумажных трудовых книжек.
Мы разработали следующие правила:

1. Если сотрудник пришел к нам без трудовой книжки (первое место работы) — то заводим только электронную без заявления.

2. Если сотрудник пришел с бумажной трудовой от предыдущего работодателя, но там стоит пометка о переходе на электронную — ведем электронную трудовую книжку без заявления.

3. Если новый сотрудник пришел в компанию с печатной трудовой и там нет пометки о переходе — ведем оба варианта без заявления.
Кристина Раскопатина
Переход на электронные трудовые книжки происходит крайне медленно: все или почти все сотрудники, которые желали отказаться от бумажной трудовой книжки, уже сделали это. Остались консерваторы, которые едва ли поменяют свое мнение в ближайшее время. С точки зрения кадровиков гораздо проще, если книжка ведется исключительно в электронном виде: нет необходимости вручать ее сотруднику в день увольнения.
Виктор Миронов
Читайте также
Скидки до 50% на популярные тарифы
Лучшие акции и спецпредложения сервиса Работа.ру на одной странице
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.