5 вопросов о расходах в командировках
Расходы сотрудника в командировке участвуют в формировании бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно не ошибиться в их оформлении. Отвечаем на пять главных вопросов, связанных с этим.
Тимур Слободин
исследовал вопрос
Чем командировочные расходы отличаются от суточных?
В командировочные расходы входят все затраты, которые несет компания, отправляя сотрудника в деловую поездку. Это билеты на транспорт, зарплата за период командировки, суточные, оплата гостиницы, съемного жилья и так далее. Требования прописаны в статье 168 ТК РФ.
Суточные — это деньги на мелкие расходы в командировке. Например, на оплату общественного транспорта, продуктов, сотовой связи. Эти деньги работодатель выдает дополнительно к основным командировочным, и сотрудник не обязан отчитываться, на что он их потратил.
Суточные — это деньги на мелкие расходы в командировке. Например, на оплату общественного транспорта, продуктов, сотовой связи. Эти деньги работодатель выдает дополнительно к основным командировочным, и сотрудник не обязан отчитываться, на что он их потратил.
В каких документах должны быть прописаны нормы суточных расходов?
Работодатель обязан возмещать суточные расходы за всё время, пока сотрудник находится в командировке, в том числе за выходные и праздники. Например, если работник был в командировке с четверга по понедельник, а в субботу и воскресенье не работал — ему положены суточные за пять дней.
Суммы зависят от формы организации предприятия. Например, для бюджетников, отправляющихся в командировку по России, правительство определило размер суточных в 100 рублей за каждый день пребывания в поездке. При поездке за рубеж суммы зависят от страны назначения и прописаны в соответствующем постановлении.
Коммерческие компании самостоятельно устанавливают размер суточных и указывают его в положении о командировках. Важно не забывать о максимальных размерах суточных, которые не облагаются НДФЛ:
Суммы зависят от формы организации предприятия. Например, для бюджетников, отправляющихся в командировку по России, правительство определило размер суточных в 100 рублей за каждый день пребывания в поездке. При поездке за рубеж суммы зависят от страны назначения и прописаны в соответствующем постановлении.
Коммерческие компании самостоятельно устанавливают размер суточных и указывают его в положении о командировках. Важно не забывать о максимальных размерах суточных, которые не облагаются НДФЛ:
до 700 рублей за каждый день командировки по России,
до двух с половиной тысяч рублей за каждый день командировки в другие страны.
Суточные при однодневных командировках по России закон не предусматривает. Но работодатель имеет право их выплачивать.
Как рассчитывается сумма, которую нужно выплатить сотруднику?
Для расчета командировочных суммируют средний заработок за дни командировки и непосредственные расходы во время поездки. Средний заработок считают по правилам, которые закреплены в статье 139 ТК РФ:
Средний заработок = зарплата ∶ расчетный период x количество дней в командировке
Средний заработок = зарплата ∶ расчетный период x количество дней в командировке
Расчетный период — это точное количество дней, которые сотрудник отработал в компании за последний год. Если он вышел на работу меньше чем год назад, учитываются только дни, которые он работает у вас.
Зарплата — деньги, которые сотрудник получил за расчетный период, включая премии, сверхурочные, оплату праздничных и выходных дней, компенсации.
Количество дней в командировке. В них включают и время на дорогу, и выходные дни.
К этой сумме добавляют остальные расходы:
- на проживание,
- на оплату билетов до места командировки и обратно,
- на такси и мобильную связь,
- суточные.
Графы 1−6 заполняет сам работник, а всё остальное — сотрудники бухгалтерии. Человек указывает, на что потратил деньги, и представляет подтверждение. Например, железнодорожный билет и чек об оплате. Таким же образом он описывает другие расходы.
Что делать, если сотрудник потерял чек и не может приложить его к отчету?
Кассовый чек не единственный документ, подтверждающий расходы. К отчету можно приложить товарный чек, акт выполненных работ и другие документы, которые косвенно подтверждают расходы.
Чеки часто выдают в электронном виде, и у организаций можно запросить дубликаты. А сотрудник должен написать объяснительную, в которой укажет причину потери документа и перечень покупок.
Чеки часто выдают в электронном виде, и у организаций можно запросить дубликаты. А сотрудник должен написать объяснительную, в которой укажет причину потери документа и перечень покупок.
Читайте также
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.