5 вопросов о расходах в командировках
Расходы сотрудника в командировке участвуют в формировании бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно не ошибиться в их оформлении. Отвечаем на пять главных вопросов, связанных с этим.
Тимур Слободин
исследовал вопрос
Подписывайтесь на наш telegram-канал для всех, кто нанимает
Close
Чем командировочные расходы отличаются от суточных?
В командировочные расходы входят все затраты, которые несет компания, отправляя сотрудника в деловую поездку. Это билеты на транспорт, зарплата за период командировки, суточные, оплата гостиницы, съемного жилья и так далее. Требования прописаны в статье 168 ТК РФ.

Суточные — это деньги на мелкие расходы в командировке. Например, на оплату общественного транспорта, продуктов, сотовой связи. Эти деньги работодатель выдает дополнительно к основным командировочным, и сотрудник не обязан отчитываться, на что он их потратил.
В каких документах должны быть прописаны нормы суточных расходов?
Работодатель обязан возмещать суточные расходы за всё время, пока сотрудник находится в командировке, в том числе за выходные и праздники. Например, если работник был в командировке с четверга по понедельник, а в субботу и воскресенье не работал — ему положены суточные за пять дней.

Суммы зависят от формы организации предприятия. Например, для бюджетников, отправляющихся в командировку по России, правительство определило размер суточных в 100 рублей за каждый день пребывания в поездке. При поездке за рубеж суммы зависят от страны назначения и прописаны в соответствующем постановлении.

Коммерческие компании самостоятельно устанавливают размер суточных и указывают его в положении о командировках. Важно не забывать о максимальных размерах суточных, которые не облагаются НДФЛ:
до 700 рублей за каждый день командировки по России,
до двух с половиной тысяч рублей за каждый день командировки в другие страны.
Суточные при однодневных командировках по России закон не предусматривает. Но работодатель имеет право их выплачивать.
Новые сотрудники ждут вас на Работе.ру. Размещайте вакансии со скидкой 20% по промокоду prorabota. Подробности акции — по ссылке.
Как рассчитывается сумма, которую нужно выплатить сотруднику?
Для расчета командировочных суммируют средний заработок за дни командировки и непосредственные расходы во время поездки. Средний заработок считают по правилам, которые закреплены в статье 139 ТК РФ:

Средний заработок = зарплата ∶ расчетный период x количество дней в командировке
Расчетный период — это точное количество дней, которые сотрудник отработал в компании за последний год. Если он вышел на работу меньше чем год назад, учитываются только дни, которые он работает у вас.
Зарплата — деньги, которые сотрудник получил за расчетный период, включая премии, сверхурочные, оплату праздничных и выходных дней, компенсации.
Количество дней в командировке. В них включают и время на дорогу, и выходные дни.
К этой сумме добавляют остальные расходы:

  • на проживание,
  • на оплату билетов до места командировки и обратно,
  • на такси и мобильную связь,
  • суточные.
Как составить отчет о командировке?
В течение трех дней после возвращения из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет со всеми расходами.

Закон позволяет использовать произвольные формы, но большинство использует стандартную АО-1.
Графы 1−6 заполняет сам работник, а всё остальное — сотрудники бухгалтерии. Человек указывает, на что потратил деньги, и представляет подтверждение. Например, железнодорожный билет и чек об оплате. Таким же образом он описывает другие расходы.
Что делать, если сотрудник потерял чек и не может приложить его к отчету?
Кассовый чек не единственный документ, подтверждающий расходы. К отчету можно приложить товарный чек, акт выполненных работ и другие документы, которые косвенно подтверждают расходы.

Чеки часто выдают в электронном виде, и у организаций можно запросить дубликаты. А сотрудник должен написать объяснительную, в которой укажет причину потери документа и перечень покупок.
Читайте также
Скидки до 50% на популярные тарифы
Лучшие акции и спецпредложения сервиса Работа.ру на одной странице
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.