8 правил эффективного онбординга
HR-примета: как нового сотрудника встретишь, так он с тобой следующие 3−5 лет и проведет. Как все приметы, эта не работает в 100% случаев. Но практика показывает, что онбординг действительно важен. Если сделать всё правильно, человек быстро вольется в рабочий процесс, будет работать с полной отдачей, принесет компании пользу и не уйдет через полгода к конкуренту.
Рассмотрим правила и рекомендации, которые помогут HR-специалистам и руководителям организовать эффективный процесс онбординга, используя неочевидные решения и избегая подводных камней.
Рассмотрим правила и рекомендации, которые помогут HR-специалистам и руководителям организовать эффективный процесс онбординга, используя неочевидные решения и избегая подводных камней.
12 августа 2024 года
Елена Тимофеева
Автор
Подготовьте рабочее место заранее
Первые впечатления нового сотрудника формируют его отношение к компании. Подготовленное рабочее место показывает, что компания ценит людей, которые в ней работают, и готова обеспечить им комфортные условия.
Алгоритм действий:
Алгоритм действий:
1
За 1−2 дня до прихода нового сотрудника проверьте готовность рабочего места. Если штатной единицы прежде не было, организуйте место с нуля (или поручите это офис-менеджеру): определите, куда поставить стол, закажите необходимое для работы оборудование.
2
Убедитесь, что стол, стул, компьютер находятся в хорошем состоянии.
3
Проверьте, есть ли на рабочем месте канцелярские принадлежности, установлены ли все нужные для работы программы.
4
Подготовьте бейдж, ключи, карточки доступа.
5
Закажите и положите на рабочем месте приветственный набор: блокнот, ручку, бутылку для воды с корпоративной символикой.
Подводные камни: неверная оценка времени на подготовку рабочего места; плохо налаженная коммуникация с хозяйственным или IT-отделом (участие и помощь которых вам понадобятся).
Новые сотрудники ждут вас на Работе.ру. Размещайте вакансии со скидкой 20% по промокоду prorabota. Подробности акции — по ссылке.
Реклама. ООО «РДВ-софт» (ИНН 7709969870).
erid: 2RanymPrTZJ
erid: 2RanymPrTZJ
Встретьте нового сотрудника лично
Скорее всего, вы познакомились с новым сотрудником еще на этапе собеседования. Именно поэтому важно выйти к нему в первый рабочий день и стать тем самым «знакомым лицом», которое необходимо большинству людей в чужой обстановке.
Представьте новичка команде, выделите тех, с кем ему предстоит работать над общими задачами и проектами, а также тех, к кому можно обратиться за советом и помощью в случае затруднений.
Алгоритм действий:
Представьте новичка команде, выделите тех, с кем ему предстоит работать над общими задачами и проектами, а также тех, к кому можно обратиться за советом и помощью в случае затруднений.
Алгоритм действий:
1
Предупредите коллег о выходе нового сотрудника.
2
Забронируйте в их расписании небольшой отрезок времени на встречу и знакомство.
3
Попросите руководителя сказать приветственное слово или подготовьте и произнесите его сами.
4
Запланируйте обед или кофе-брейк для неформального общения и по возможности присутствуйте там.
Подводные камни: слишком официальная атмосфера, создающая барьеры для общения; неудобный момент для встречи и знакомства, когда сотрудники заняты важными делами, или у них что-то «горит».
Предоставьте доступ к ресурсам и рабочим инструментам
Дайте новому сотруднику рычаг, и он перевернет землю. Если же не дадите, весь первый день, а то и неделю он будет чувствовать себя бесполезным, беспомощным, обузой.
Алгоритм действий:
Алгоритм действий:
1
Подготовьте список всех необходимых ресурсов, включая внутренние базы данных, корпоративные чаты, документацию.
2
Подключите к задаче IT-специалистов и с первого же рабочего дня предоставьте новому сотруднику доступы и инструкции по использованию.
3
Отдельным ресурсом должен быть welcome-путеводитель, то есть актуальная справочная информация о компании, ее устройстве, ценностях, корпоративных правилах, организационной структуре (с именами сотрудников и контактной информацией). Предоставьте ее в любом удобном виде: чат-бот, инфографика, PDF-файл и др.
Подводные камни: справочные ресурсы должны быть — вы просто не создадите их за ночь до прихода нового сотрудника.
Назначьте наставника
Наставник помогает новичку быстрее освоиться в новой среде. Личное внимание и поддержка помогают человеку чувствовать себя увереннее, повышают его мотивацию.
Наставника стоит выбирать из доброжелательных, открытых людей, популярных в коллективе, при этом не занимающих более высокое положение в компании, чем новичок.
Алгоритм действий:
Наставника стоит выбирать из доброжелательных, открытых людей, популярных в коллективе, при этом не занимающих более высокое положение в компании, чем новичок.
Алгоритм действий:
1
Выберите опытного и компетентного сотрудника, который сможет эффективно выполнять роль наставника.
2
Ознакомьте наставника с его задачами и ответственностью.
3
Организуйте первую встречу наставника с новым сотрудником, чтобы обсудить цели и ожидания.
Подводные камни: наставниками могут и хотят быть не все; если в KPI сотрудников не заложена мотивация становиться наставником, то новичок рискует стать обузой для всех.
Ознакомьте сотрудника с планом онбординга
Понимание этапов и задач онбординга помогает новому сотруднику ясно видеть, что его ждет в ближайшие дни и месяцы, а также чего от него ожидают руководитель, коллеги, компания. Всё это создает атмосферу предсказуемости и помогает чувствовать себя уверенно в новом рабочем окружении.
Алгоритм действий:
Алгоритм действий:
1
Разработайте подробный план онбординга, включающий основные этапы и задачи.
2
После общего приветствия и знакомства с командой проведите встречу с новым сотрудником, чтобы обсудить этот план.
3
Объясните цели каждого этапа и ожидаемые результаты.
4
Вручите план первого дня (о нем ниже).
Подводные камни: план может быть слишком общим, слишком подробным или слишком сложным, даже пугающим; кроме того, в стандартных планах онбординга не учитываются индивидуальные потребности сотрудников.
Составьте четкий план первого дня на рабочем месте
Никто не хочет быть погребенным под задачами и проектами в первый же рабочий день. Речь о другом: если новый сотрудник долго чувствует себя бесполезным, значит, онбординг не работает.
План может включать простые пункты, например:
План может включать простые пункты, например:
приветственную встречу с руководителем и эйчаром;
знакомство с наставником;
знакомство с коллегами;
тур по офису;
обучение работе с инструментами и платформами;
мини-тренинг по корпоративной культуре;
обед с коллегами;
выполнение простой, знакомой человеку задачи и обратную связь по ней от руководителя;
присутствие на планерке по проекту, в котором новичку предстоит участвовать;
составление плана работы на ближайшую неделю;
ответы на любые накопившиеся вопросы;
обратную связь от сотрудника по первому дню.
Проведите вводный тренинг
Вводный тренинг познакомит новичка с рабочими процессами, ключевыми сотрудниками, используемыми в компании инструментами и платформами, что позволит быстро включиться в рабочий процесс.
Алгоритм действий:
Алгоритм действий:
1
Разработайте программу тренинга, включающую описание процессов и обучение работе с основными инструментами.
2
Дополните ее рассказом о ценностях, корпоративной культуре и приоритетах развития компании.
3
Включите тренинг в план первого рабочего дня.
Подводные камни: слишком насыщенная программа тренинга может перегрузить нового сотрудника, слишком претенциозная вызовет скептицизм, а чересчур растянутая во времени — раздражение.
Слушайте обратную связь
Обратная связь от новых сотрудников помогает улучшать онбординг, выявлять проблемные моменты и адаптировать процесс под разные потребности людей.
Алгоритм действий:
Алгоритм действий:
1
Отправляя сотрудника в (почти) свободное плавание с планом на день и планом онбординга, назначьте встречу для обсуждения результатов и сбора обратной связи.
2
Регулярно навещайте новичка на рабочем месте, спрашивайте, как ему работается, в позитивном ключе обсуждайте трудности и предлагайте помощь.
3
Составьте анкету для оценки онбординга.
4
Вносите необходимые изменения в процесс на основе полученных данных.
Подводные камни: боязнь новых сотрудников высказываться откровенно; нехватка у руководителей времени на встречи один на один.
Онбординг-лайфхаки
Используйте цифровые инструменты там, где возможно
Это практически новая норма. Молодые сотрудники и вовсе более открыты для информации, поступающей онлайн и из гаджетов. Минимальные простые варианты: чат-боты, закрытые чаты в телеграме для новичков, анонимные анкеты в «Яндекс Формах». Можно использовать сервисы (Mirapolis, TalentTech, Motivity) или мобильные приложения для адаптации (Talent Rocks, «Поток Адаптация»).
Это практически новая норма. Молодые сотрудники и вовсе более открыты для информации, поступающей онлайн и из гаджетов. Минимальные простые варианты: чат-боты, закрытые чаты в телеграме для новичков, анонимные анкеты в «Яндекс Формах». Можно использовать сервисы (Mirapolis, TalentTech, Motivity) или мобильные приложения для адаптации (Talent Rocks, «Поток Адаптация»).
Записывайте видеоуроки по внутренним рабочим процессам
Дорогое оборудование, свет, студия и «говорящая голова» профессионального диктора, читающего сложный сценарий, совсем не обязательны. Достаточно схем, иллюстраций и инфографики, собранных в понятные презентации с пояснениями голосом за кадром.
Дорогое оборудование, свет, студия и «говорящая голова» профессионального диктора, читающего сложный сценарий, совсем не обязательны. Достаточно схем, иллюстраций и инфографики, собранных в понятные презентации с пояснениями голосом за кадром.
Содействуйте процессу социализации новых сотрудников
«Матчасть» (инструменты, платформы, пул задач и требования к выполнению) люди довольно быстро усваивают, но отсутствие теплого дружеского общения мешает им ощутить себя своими на новом рабочем месте. Выручат клубы по интересам, тимбилдинги, сеансы настолок по пятницам, совместные походы в кино на выходных.
«Матчасть» (инструменты, платформы, пул задач и требования к выполнению) люди довольно быстро усваивают, но отсутствие теплого дружеского общения мешает им ощутить себя своими на новом рабочем месте. Выручат клубы по интересам, тимбилдинги, сеансы настолок по пятницам, совместные походы в кино на выходных.
Вовлекайте в онбординг всех сотрудников
«Мы в ответе за тех, кого приручили». Оказав новичку небольшую помощь, поучаствовав в экскурсии или тренинге, его будущие коллеги уже охотнее начнут с ним общаться, быстрее выстроят рабочую коммуникацию.
«Мы в ответе за тех, кого приручили». Оказав новичку небольшую помощь, поучаствовав в экскурсии или тренинге, его будущие коллеги уже охотнее начнут с ним общаться, быстрее выстроят рабочую коммуникацию.
Разрешайте «ходить по пятам»
Для новых сотрудников нет лучшего способа понять, как устроена ваша компания, чем наблюдение. Предварительно договорившись с опытным сотрудником, предложите новичку на пару часов статью «тенью» коллеги: буквально ходить за ним, слушать разговоры, изучать составленные документы, по возможности помогать.
Для новых сотрудников нет лучшего способа понять, как устроена ваша компания, чем наблюдение. Предварительно договорившись с опытным сотрудником, предложите новичку на пару часов статью «тенью» коллеги: буквально ходить за ним, слушать разговоры, изучать составленные документы, по возможности помогать.
Разрешайте «ходить по пятам»
Для новых сотрудников нет лучшего способа понять, как устроена ваша компания, чем наблюдение. Предварительно договорившись с опытным сотрудником, предложите новичку на пару часов статью «тенью» коллеги: буквально ходить за ним, слушать разговоры, изучать составленные документы, по возможности помогать.
Для новых сотрудников нет лучшего способа понять, как устроена ваша компания, чем наблюдение. Предварительно договорившись с опытным сотрудником, предложите новичку на пару часов статью «тенью» коллеги: буквально ходить за ним, слушать разговоры, изучать составленные документы, по возможности помогать.
Создайте цепочку почтовых рассылок для новых сотрудников
Это может быть цикл из 5−10 писем. Количество зависит от сложности вашей организационной культуры. В письмах рассказывайте о компании, присылайте ссылки на блог, необходимые документы, полезные кейсы и интервью, интересные истории о сотрудниках, анонсы мероприятий.
Это может быть цикл из 5−10 писем. Количество зависит от сложности вашей организационной культуры. В письмах рассказывайте о компании, присылайте ссылки на блог, необходимые документы, полезные кейсы и интервью, интересные истории о сотрудниках, анонсы мероприятий.
Читайте также
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.