Как кадровику или рекрутеру передать дела, если он уходит

Марина Романовская

автор

Работа рекрутеров и специалистов отдела кадров связана с большим количеством документов, поэтому, когда такие сотрудники уходят, важно ответственно подойти к передаче дел. Мы подготовили инструкции, которые помогут не запутаться в процессах.

Советы, чек-листы, шаблоны приказов и актов

Подписывайтесь на наш telegram-канал для всех, кто нанимает

Если уходит специалист отдела кадров

1

Нужно издать приказ о создании специальной комиссии, которая будет контролировать передачу дел. Обычно в нее входят минимум три человека: HR-директор, главный бухгалтер или специалист по компенсациям и льготам; представитель отдела кадров; секретарь или администратор.

2

Назначить дату передачи дел новому сотруднику и прописать ее в приказе.

Пример приказа:

г. Москва 10.01.2022

В связи с приемом на должность специалиста по кадрам нового сотрудника Ивановой А. А. и увольнением специалиста по кадрам Петровой Н. В.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести прием-передачу дел 13.01.2022 с оформлением по его итогам акта приема-передачи дел.

2. Для приема-передачи дел создать комиссию, включающую в себя следующих сотрудников:
Сидорова С. В., главного бухгалтера,
Ермолаева М. Р., директора по персоналу;
Коршунова Л. О., секретаря.

3. Комиссия собирается и в произвольной форме составляет акт приема-передачи кадровой документации. Главное, включить в него наименования документов и их количество, оставить место для отметок о неточностях и ошибках.

Пример акта приема-передачи дел

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»

Акт № x

приема-передачи кадровой документации

г. Москва 13.01.2022

Специалист по кадровому документообороту Самойлова С. В. передала, а специалист по кадровому документообороту Афанасьева Л. И. приняла следующую кадровую документацию:

Новые сотрудники ждут вас на Работе.ру. Размещайте вакансии со скидкой 20% по промокоду prorabota. Подробности акции — по ссылке.

Создать вакансию

4. Комиссия вместе с новым сотрудником составляет опись и проверяет бумажные и электронные документы:

трудовые книжки;
трудовые договоры;
правила внутреннего трудового распорядка;
штатное расписание;
правила и инструкции по охране труда;
положение о персональных данных;
положение об оплате труда;
график отпусков;
табели учета рабочего времени;
личные карточки сотрудников;
документы по воинскому учету;
приказы, личные заявления сотрудников;
книгу учета и движения трудовых книжек;
журналы учета проверок и регистрации документов.

Важно убедиться, что эти документы есть в компании, проверить их оформление и содержание, а в случае с электронными документами — еще и состояние программного обеспечения. Все ошибки комиссия фиксирует в поле «Примечания» акта приема-передачи дел.

Пример заполнения акта

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»

Акт № x

приема-передачи кадровой документации

г. Москва 13.01.2022

Специалист по кадровому документообороту Самойлова С. В. передала, а специалист по кадровому документообороту Афанасьева Л. И. приняла следующую кадровую документацию:

Для приема-передачи информации о трудовых книжках лучше составлять отдельный акт с Ф. И. О. сотрудников, сериями и номерами книжек, общим количеством трудовых книжек и вкладышей (в том числе тех, которые не забрали уволившиеся сотрудники).

5. Предыдущий сотрудник или непосредственный руководитель рассказывает новичку, как принято регистрировать документы в компании и в какой системе они хранятся. Компании полезно иметь базу знаний по текущим процессам — это будет для новичков ориентиром.

Статья: Как вести электронный документооборот в кадрах

СберПодбор — CRM для рекрутеров

Сэкономьте до 30% времени на обработку кандидатов
• Анализируйте воронку подбора
• Создайте единую базу резюме без дублей
• Контролируйте эффективность

Если уходит рекрутер

Новый рекрутер должен получить от предыдущего сотрудника:

план подбора персонала на ближайший год;
информацию об открытых вакансиях;
статус по каждой вакансии: на какой стадии находится процесс подбора, сколько всего сейчас кандидатов и на каком этапе рассмотрения каждый из них;
папки с резюме кандидатов на каждую вакансию с комментариями;
базу данных потенциальных кандидатов;
контакты кадровых агентств, с которыми сотрудничает компания;
контакты заказчиков, в чьи отделы идет подбор сотрудников;
шаблоны приглашений на собеседования, офферов и отказов, сбора рекомендаций и пр.;
тесты, кейсы, игры или другие инструменты, которые использует компания при отборе кандидатов.

СRM для рекрутеров СберПодбор поможет передавать дела быстрее. Просто подключите нового коллегу к системе — и он увидит базу соискателей, список вакансий, статусы и комментарии по кандидатам, историю общения с ними, а также все необходимые шаблоны.

Статья: Как сократить время на согласование кандидатов

2. Предыдущий сотрудник или непосредственный руководитель должен представить новичка:

коллегам;
кандидатам на актуальные вакансии, с которыми уже идет работа;
внутренним заказчикам (тем руководителям отделов, которые ищут людей в свою команду);
внешним заказчикам (если компания оказывает услуги по подбору персонала).

Всем им нужно разослать информацию о смене сотрудника и с просьбой добавить его email в список контактов, чтобы письма от него не попадали в спам.

Вспомним все изменения, которые произошли в минувшем году

15 навыков, без которых HR и рекрутеры не смогут обойтись в 2023-м

Хард-, софт-скилы и чек-лист для самопроверки

Тестовое кандидатам: как составить и когда давать

Фантастическое резюме не всегда гарантирует, что кандидат достаточно компетентен. Поэтому желание дать тестовое задание вполне обоснованно

Скидки до 50% на популярные тарифы

Лучшие акции и спецпредложения сервиса Работа.ру на одной странице

Посмотреть скидки

Есть что сказать по теме? Напишите нам.

Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.