Юлия Девяткова
юрист
Как подготовиться к проверке трудовой инспекции
Вероятность, что к вам в гости заглянет Государственная трудовая инспекция (ГИТ), есть всегда. А в 2021 году начали практиковаться еще и инспекционные визиты, то есть однодневные проверки без уведомления работодателя. Рассказываем, что нужно сделать, чтобы инспектор не застал вас врасплох.
11 пунктов, по которым вашу компанию проверит ГИТ
Какие документы потребует ГИТ
Подготовьте к проверке локальные акты, трудовые договоры, штатное расписание и другие кадровые документы.
1. Правила внутреннего трудового распорядка
В документе нужно отразить:
Можно также прописать правила вашей корпоративной культуры и дресс-код.
- порядок найма и увольнения работников;
- основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя;
- режим работы и отдыха;
- меры поощрения и взыскания;
- даты выплаты заработной платы (не реже чем каждые полмесяца).
Можно также прописать правила вашей корпоративной культуры и дресс-код.
Обязательно убедитесь, что положения о дисциплинарной ответственности работников не противоречат Трудовому кодексу. Например, что вы не штрафуете сотрудников или не понижаете их в должности.
Новые сотрудники ждут вас на Работе.ру. Размещайте вакансии со скидкой 20% по промокоду prorabota. Подробности акции — по ссылке.
2. Положение об оплате труда
Обязательно укажите:
Здесь же нужно прописать порядок выплаты премий, если он у вас не указан в отдельном локальном нормативном акте.
- порядок индексации зарплаты;
- размер доплат за сверхурочную работу, работу в ночное время и т. п.
Здесь же нужно прописать порядок выплаты премий, если он у вас не указан в отдельном локальном нормативном акте.
3. Положение о защите персональных данных
Опишите, как и какие персональные данные работников вы храните.
Составьте список сотрудников, которые имеют доступ к персональным данным.
Проверьте, приложены ли к положению бланки согласия на обработку персональных данных для разных случаев.
4. Инструкции по охране труда
Они должны быть составлены для всех должностей, профессий и видов работ.
5. Штатное расписание
В штатном расписании не должно быть одинаковых должностей с разными окладами.
Названия должностей работников с вредными и опасными условиями труда обязаны совпадать с наименованиями в Едином тарифно-квалификационном справочнике, Едином квалификационном справочнике или профессиональных стандартах.
Названия должностей работников с вредными и опасными условиями труда обязаны совпадать с наименованиями в Едином тарифно-квалификационном справочнике, Едином квалификационном справочнике или профессиональных стандартах.
СберПодбор: бесплатная CRM для рекрутеров
Сэкономьте до 30% времени на обработку кандидатов
• Анализируйте воронку подбора
• Создайте единую базу резюме без дублей
• Контролируйте эффективность
Сэкономьте до 30% времени на обработку кандидатов
• Анализируйте воронку подбора
• Создайте единую базу резюме без дублей
• Контролируйте эффективность
6. Документы по спецоценке условий труда
Инспекторы часто проверяют, вовремя ли компания подает декларацию соответствия условий труда в Роструд. По закону это нужно делать в течение 30 рабочих дней со дня утверждения отчета о проведении спецоценки.
Убедитесь, что все работники расписались в том, что знакомы с результатами проведения спецоценки на рабочих местах. За отсутствие подписей можно получить штраф.
Убедитесь, что все работники расписались в том, что знакомы с результатами проведения спецоценки на рабочих местах. За отсутствие подписей можно получить штраф.
7. Трудовые договоры
Они должны содержать:
подпись сотрудника и дату, когда он получил свой экземпляр договора (не позднее трех рабочих дней с даты его приема на работу);
класс и подкласс условий труда (если есть);
описание всех видов обязательного социального страхования;
должность, соответствующую штатному расписанию;
размер оплаты труда, условия перечисления или выдачи зарплаты.
В срочных трудовых договорах укажите причину, по которой договор заключен на определенный срок.
8. Бумажные трудовые книжки
Трудовая инспекция проверяет, правильно ли компания ведет сохранившиеся бумажные трудовые книжки. Проверьте:
совпадают ли записи в трудовых с приказами о найме, переводе на другую должность и т. п.;
зарегистрированы ли трудовые книжки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
9. Табель учета рабочего времени
В документе должна быть информация о переработках, работе в выходные и праздники. А также о том, что вы сокращаете на час время работы накануне государственных праздников.
Каждого внутреннего совместителя нужно внести в табель дважды: и как основного работника, и как совместителя.
Каждого внутреннего совместителя нужно внести в табель дважды: и как основного работника, и как совместителя.
10. Расчетный листок
В компании должны быть:
форма расчетного листка (утвержденная с учетом мнения профсоюза, если он есть);
журнал выдачи расчетных листков, который документально подтвердит, что работники получают сведения о своей заработной плате.
Работодатель имеет право отправлять расчетные листки сотрудникам по электронной почте, если это прописано в локально-нормативном акте.
Инспекторы иногда требуют доказать, что расчетные листки сотрудникам выдают при каждой выплате зарплаты. Однако Минтруд подтверждает, что листок можно выдавать раз в месяц, при выплате второй части зарплаты (письмо Минтруда от 24.05.2018 № 14−1/ООГ-4375).
Инспекторы иногда требуют доказать, что расчетные листки сотрудникам выдают при каждой выплате зарплаты. Однако Минтруд подтверждает, что листок можно выдавать раз в месяц, при выплате второй части зарплаты (письмо Минтруда от 24.05.2018 № 14−1/ООГ-4375).
11. График отпусков
Работодатель обязан утвердить график отпусков на следующий год не позднее чем за две недели до Нового года, то есть до 17 декабря.
В документе должны быть сведения об использованных отпусках. Убедитесь, что работники узнаю́т о начале отпуска минимум за две недели до его начала.
В документе должны быть сведения об использованных отпусках. Убедитесь, что работники узнаю́т о начале отпуска минимум за две недели до его начала.
Какие документы вы можете получить после проверки
1
Акт с описанием обстоятельств дела в двух экземплярах. Документ составляет инспектор и передает на подпись представителю компании.
2
Предписание об устранении нарушений. Трудовая инспекция обязательно указывает, в какой срок компания обязана выполнить требование. Обжаловать предписание можно, сначала обратившись к главному государственному инспектору труда, а затем — в суд.
3
Протокол об административных нарушениях, если они выявлены. На основании этого документа инспектор заводит дело об административном правонарушении, рассматривает вопрос и выносит постановление. По итогу компанию могут предупредить, оштрафовать или даже приостановить ее деятельность. Отдельную ответственность несет директор. На то, чтобы обжаловать постановление в суде, есть 10 дней со дня получения копии.
Срок исковой давности по административным делам о нарушении трудового законодательства составляет один год. Если нарушение было допущено раньше, компанию уже нельзя будет привлечь к ответственности.
К кому придут с плановой проверкой
Вероятность проверки зависит от степени риска, присвоенной работодателю:
- раз в два года — при высоком риске;
- раз в три года — при значительном риске;
- раз в пять лет — при среднем риске;
- раз в шесть лет — при умеренном риске.
Чтобы узнать категорию риска вашей компании, нужно подать запрос в ГИТ. Ответ придет в течение 15 дней.
Если работодателя не отнесли к этим категориям, то плановых проверок не будет.
Также плановые проверки не грозят малому и среднему бизнесу. Исключение — организации, которые привлекались к административной ответственности за грубые нарушения трудового законодательства.
Также плановые проверки не грозят малому и среднему бизнесу. Исключение — организации, которые привлекались к административной ответственности за грубые нарушения трудового законодательства.
Читайте также
Скидки до 50% на популярные тарифы
Лучшие акции и спецпредложения сервиса Работа.ру на одной странице
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.