Как компании снизить расходы на сотрудников?
В России растет число компаний, которые ищут способы экономить на персонале без потери в продуктивности и вреда репутации. Масштабные сокращения и урезание зарплат не выход — приходится искать более изящные, но не менее действенные методы снижения расходов. Сделали подборку таких решений. Возможно, она даже вдохновит вас на поиск собственных.
06 октября 2025 года
Елена Тимофеева
Автор
16 способов, от очевидных до неожиданных
Подписывайтесь на наш telegram-канал для всех, кто нанимает
Оптимизация численности персонала без сокращений
Суть этого подхода в анализе того, какие роли и функции действительно нужны бизнесу. Цель — устранить дубли задач, не потеряв сильных специалистов.
Примерный алгоритм
Примерный алгоритм
Проведите функциональный аудит: что конкретно выполняет каждый сотрудник, где есть пересечения и неявные повторы.
Уберите или объедините задачи, которые не влияют на ключевые бизнес-показатели.
Перераспределите обязанности между сотрудниками с учетом реальной загрузки, а не формальных должностных инструкций.
Предложите эффективным сотрудникам, заинтересованным в развитии, дополнить их список задач более интересными; вместо повышения зарплаты — обсудите ценности и приоритеты, а затем сделайте «нематериальное» предложение, от которого трудно отказаться.
Пересмотрите штатное расписание, закрепив обновленную логику распределения ролей.
Зафиксируйте изменения в документах и доведите их до сотрудников, чтобы не возникло «серых зон» ответственности.
Нюансы и рекомендации
Не перегружайте ключевых сотрудников. Перераспределение не должно превращаться в скрытое «увеличение нормы».
Подключайте руководителей среднего звена: они лучше понимают рабочие процессы на местах.
Изменения закрепляйте юридически — допсоглашением к трудовому договору.
Начинайте с небольших подразделений, чтобы отладить подход и потом его масштабировать.
Новые сотрудники ждут вас на Работе.ру. Размещайте вакансии со скидкой 20% по промокоду prorabota. Подробности акции — по ссылке.
Реклама. ООО «РДВ-софт» (ИНН 7709969870).
erid: 2RanymdCM6Q
erid: 2RanymdCM6Q
Гибкие форматы занятости
Гибкие форматы занятости позволяют сохранить нужные функции, но изменить характер сотрудничества с людьми: платить за результат и объем работ, а не за присутствие в штате.
К гибким форматам относятся:
К гибким форматам относятся:
передача части функций на аутсорс;
временные и сезонные контракты;
аутстафинг — перевод сотрудников в штат другой компании при сохранении фактической работы на вас;
совместительство и работа по гражданско-правовому договору;
почасовая оплата для отдельных категорий персонала.
Примерный алгоритм
1
Определите функции, которые не требуют постоянного присутствия в штате (например, бухгалтерия, IT-поддержка, маркетинг, логистика).
2
Оцените юридические риски и особенности применения ГПД, аутсорсинга и аутстафинга с учетом трудового законодательства.
3
Рассчитайте потенциальную экономию при переходе части команды на гибкие форматы занятости (включая налоги, страховые взносы и сопутствующие расходы).
4
Постепенно внедряйте гибкие форматы, начиная с пилотных направлений.
Нюансы и рекомендации
Внимательно проработайте договоры и акты, чтобы не допустить претензий со стороны инспекций.
Контроль и коммуникации с внешними исполнителями требуют четких регламентов и ответственных лиц.
Некоторые гибкие форматы подходят не для всех функций — например, ключевые стратегические роли лучше оставлять в штате.
Заранее продумайте, как сохранить корпоративную культуру и обмен знаниями с внешними исполнителями, чтобы не возникало «разрывов» между штатом и аутсорсерами.
Удаленная и гибридная работа
«Внеофисные» форматы позволяют пересмотреть инфраструктуру занятости: сократить постоянные офисные расходы, оптимизировать транспортные и командировочные затраты, привлечь специалистов из регионов с более низкими зарплатными ожиданиями — без потери в качестве работы.
Примерный алгоритм
Примерный алгоритм
1
Оцените, какие подразделения и функции можно «перевести» в удаленный или гибридный формат.
2
Пересчитайте затраты на офис, инфраструктуру, транспорт и командировки при переходе на новую модель.
3
Разработайте регламенты работы на удаленке: коммуникации, контроль задач, кибербезопасность, документооборот.
4
Пересмотрите политику найма: расширьте географию подбора и включите в воронку кандидатов из регионов с более низкими зарплатами.
5
Подготовьте управленцев к работе с распределенными командами (обучение, изменение системы KPI, адаптация процессов).
Нюансы и рекомендации
Начинайте с гибридных моделей, чтобы убедиться в подходящем состоянии процессов и готовности руководителей.
Заранее выстройте систему коммуникаций, чтобы избежать потери управляемости.
Для некоторых функций имеет смысл использовать коворкинги или временные офисы, вместо того чтобы полностью переносить их в онлайн.
В регионах с более низкими зарплатными ожиданиями не демпингуйте слишком агрессивно — это плохо скажется на лояльности и качестве работы.
Автоматизация и цифровизация процессов
Технологические решения позволяют разгрузить сотрудников от рутинных операций и сократить затраты на административные функции. Вместо расширения штата можно внедрить инструменты для документооборота, учета, подбора и обслуживания сотрудников — так высвободятся ресурсы для более значимых задач.
К вариантам автоматизации относятся:
К вариантам автоматизации относятся:
внедрение инструментов HR tech — электронного документооборота, системы учета рабочего времени и планирования ресурсов (workforce management), рекрутинга с элементами ИИ;
использование RPA (robotic process automation), или роботизация рутинных процессов;
самообслуживание сотрудников через HRM-системы, включая оформление отпусков, подачу заявок, получение справок;
использование чат-ботов и голосовых помощников для автоматизации ответов на типовые HR-вопросы (отпуска, справки, регламенты), а также для первичного отбора кандидатов и адаптации новичков;
прогнозирование текучести кадров, расчет потребностей в персонале, моделирование зарплатных фондов и сценариев затрат с опорой на системы аналитики и предиктивные модели;
обучение сотрудников использованию ИИ в повседневной работе.
Примерный алгоритм
1
Проанализируйте процессы, где есть много повторяющихся действий, требующих времени, но не добавляющих ценности.
2
Определите участки, где возможна быстрая автоматизация без масштабных IT-проектов, — например, кадровое делопроизводство, рекрутинг, табельный учет.
3
Подберите решения, учитывая масштаб бизнеса, требования к безопасности данных и интеграцию с существующими системами.
4
Проведите пилот на одном процессе или подразделении, чтобы оценить эффект и настроить систему.
5
Обучите сотрудников и руководителей работе с новыми инструментами, чтобы избежать саботажа и сбоев.
Нюансы и рекомендации
Начинайте с «быстрых побед» — с автоматизации простых процессов, чтобы показать эффект и получить поддержку руководства.
Учитывайте требования законодательства к хранению и защите персональных данных.
Сложные IT-системы внедряйте поэтапно, чтобы избежать перегрузки персонала.
Автоматизация не отменяет человеческий контроль: нужны сотрудники, которые будут следить за корректностью данных и работой системы.
Взаимовыгодные бизнес-партнерства
Компания объединяет усилия с другими организациями для реализации проектов или программ, которые приносят пользу всем сторонам. Это позволяет предоставлять сотрудникам льготы, обучение или возможность для развития без значительного увеличения собственного бюджета на персонал. А порой напрямую экономит на фонде оплаты труда — например, когда для решения бизнес-задач привлекаются сотрудники компании-партнера.
К вариантам бизнес-партнерств относятся:
К вариантам бизнес-партнерств относятся:
совместные маркетинговые или продуктовые проекты;
совместные программы обучения или сертификации для сотрудников;
предоставление льгот, бонусов или корпоративных привилегий за счет партнеров.
Примерный алгоритм
1
Определите области, где сотрудничество с партнером принесет синергетический эффект, — обычно это маркетинг, развитие продукта, обучение.
2
Обсудите условия программы: что делает каждый партнер, какие ресурсы вкладывает.
3
Сформируйте договоренности и опишите внутренние процессы, чтобы сотрудники понимали, как совместно решать задачи или пользоваться общими привилегиями.
4
Внедрите пилотный проект, оцените эффективность и экономию.
5
Распространите успешные решения на другие подразделения.
Примеры из бизнес-практики
Компании GoPro и Red Bull объединились для маркетинговых проектов, включая проведение экстремальных спортивных мероприятий. Выгода заключалась в совместном продвижении брендов и разделении затрат на производство контента, маркетинг и организацию мероприятий. Благодаря партнерству не пришлось увеличивать штат: ресурсы сотрудников распределялись оптимально.
Американская телеком-компания Charter Communications внедрила программы ESPP (employee stock purchase plan) совместно с финансовыми партнерами, что позволило сотрудникам приобретать акции на льготных условиях. Это помогало компании удерживать персонал, повышать лояльность и вовлеченность сотрудников без прямого увеличения зарплат. Снизилась текучесть, и, как следствие, сократились расходы на наем и обучение новичков.
Компании GoPro и Red Bull объединились для маркетинговых проектов, включая проведение экстремальных спортивных мероприятий. Выгода заключалась в совместном продвижении брендов и разделении затрат на производство контента, маркетинг и организацию мероприятий. Благодаря партнерству не пришлось увеличивать штат: ресурсы сотрудников распределялись оптимально.
Американская телеком-компания Charter Communications внедрила программы ESPP (employee stock purchase plan) совместно с финансовыми партнерами, что позволило сотрудникам приобретать акции на льготных условиях. Это помогало компании удерживать персонал, повышать лояльность и вовлеченность сотрудников без прямого увеличения зарплат. Снизилась текучесть, и, как следствие, сократились расходы на наем и обучение новичков.
Нюансы и рекомендации
Заранее установите ответственность каждого партнера и определите способы измерения эффективности.
Начните с небольших пилотных проектов, чтобы отработать процессы и оценить эффект.
Экономия на персонале проявляется косвенно и зачастую не сразу — через оптимизацию расходов на наем, обучение, удержание и профессиональное развитие сотрудников.
Краудсорсинг для отдельных задач
Краудсорсинг — привлечение внешних специалистов для выполнения отдельных проектов или задач. У компании нет потребности расширять свой штат.
Пример краудсорсинга
LEGO использует платформу LEGO Ideas, где поклонники компании предлагают свои дизайны наборов. Лучшие идеи проходят отбор, и авторы получают вознаграждение, а LEGO производит «победившие» наборы. Так компания получает новые идеи для продуктов без расширения команды дизайнеров и маркетологов.
Примерный алгоритм
Пример краудсорсинга
LEGO использует платформу LEGO Ideas, где поклонники компании предлагают свои дизайны наборов. Лучшие идеи проходят отбор, и авторы получают вознаграждение, а LEGO производит «победившие» наборы. Так компания получает новые идеи для продуктов без расширения команды дизайнеров и маркетологов.
Примерный алгоритм
1
Определите задачи, которые можно делегировать внешним исполнителям без ущерба для качества.
2
Выберите платформу или партнера для привлечения специалистов (например, FL.ru, Kwork, GoDesigner).
3
Определите систему оплаты: фиксированная ставка за проект, почасовая оплата, приз за победу в конкурсе.
4
Настройте контроль качества и сроки выполнения, чтобы внешний ресурс интегрировался в процессы компании.
5
Анализируйте эффективность и экономию после завершения проекта.
Нюансы и рекомендации
Начинайте с простых, некритичных процессов, чтобы протестировать подход.
При выборе исполнителей проверяйте отзывы и портфолио, чтобы снизить риск некачественной работы.
В случае проведения конкурса выбирайте цепляющую идею-вызов и закладывайте ресурсы на освещение в медиа, чтобы участие и победа ощущались престижными.
Еще 10 способов оптимизации расходов
Пересмотр компенсаций и льгот
Замена дорогих бенефитов на более доступные, внедрение нематериальных бонусов и гибких льгот (сотрудник сам выбирает, что ему важно), отказ от неиспользуемых льгот. Результат: экономия на фиксированных выплатах.
Замена дорогих бенефитов на более доступные, внедрение нематериальных бонусов и гибких льгот (сотрудник сам выбирает, что ему важно), отказ от неиспользуемых льгот. Результат: экономия на фиксированных выплатах.
Изменение системы оплаты труда
Увеличение доли переменной части зарплаты, пересмотр KPI и их привязка к более объективным показателям эффективности, внедрение грейдов (структурирование оплаты и уход от хаотичных надбавок). Результат: сокращение постоянных расходов на персонал.
Увеличение доли переменной части зарплаты, пересмотр KPI и их привязка к более объективным показателям эффективности, внедрение грейдов (структурирование оплаты и уход от хаотичных надбавок). Результат: сокращение постоянных расходов на персонал.
Внутренние резервы и обучение
Развитие кадрового резерва вместо дорогого внешнего найма, обучение «своими силами» вместо покупки дорогих тренингов, внедрение наставничества, внутренняя ротация сотрудников для закрытия вакансий. Результат: меньше расходов на наем и обучение внешних сотрудников.
Развитие кадрового резерва вместо дорогого внешнего найма, обучение «своими силами» вместо покупки дорогих тренингов, внедрение наставничества, внутренняя ротация сотрудников для закрытия вакансий. Результат: меньше расходов на наем и обучение внешних сотрудников.
Внутренние резервы и обучение
Развитие кадрового резерва вместо дорогого внешнего найма, обучение «своими силами» вместо покупки дорогих тренингов, внедрение наставничества, внутренняя ротация сотрудников для закрытия вакансий. Результат: меньше расходов на наем и обучение внешних сотрудников.
Развитие кадрового резерва вместо дорогого внешнего найма, обучение «своими силами» вместо покупки дорогих тренингов, внедрение наставничества, внутренняя ротация сотрудников для закрытия вакансий. Результат: меньше расходов на наем и обучение внешних сотрудников.
Оптимизация графиков и режима работы
Сокращенный рабочий день, сменность (ради более рационального использования офиса и оборудования), четырехдневная рабочая неделя, концентрация рабочей нагрузки в пиковые периоды, частичная занятость. Результат: компания платит только за реально отработанное время.
Сокращенный рабочий день, сменность (ради более рационального использования офиса и оборудования), четырехдневная рабочая неделя, концентрация рабочей нагрузки в пиковые периоды, частичная занятость. Результат: компания платит только за реально отработанное время.
Финансовые инструменты
Налоговые льготы, субсидии и господдержка при трудоустройстве отдельных категорий работников, оптимизация страховых взносов. Результат: снижение прямых расходов на персонал.
Налоговые льготы, субсидии и господдержка при трудоустройстве отдельных категорий работников, оптимизация страховых взносов. Результат: снижение прямых расходов на персонал.
Оптимизация найма
Отказ от дорогих рекрутинговых агентств в пользу внутренних рекрутеров или автоматизации подбора, использование рекомендательных программ, упор на наем начинающих специалистов с последующим обучением. Результат: экономия на подборе и адаптации.
Отказ от дорогих рекрутинговых агентств в пользу внутренних рекрутеров или автоматизации подбора, использование рекомендательных программ, упор на наем начинающих специалистов с последующим обучением. Результат: экономия на подборе и адаптации.
Кросс-функциональные команды
Для совместного выполнения задач разными отделами (маркетинг, продажи, аналитика); также возможен сбор временных проектных групп вместо найма постоянных сотрудников. Результат: меньше потребности в дополнительных штатных единицах.
Для совместного выполнения задач разными отделами (маркетинг, продажи, аналитика); также возможен сбор временных проектных групп вместо найма постоянных сотрудников. Результат: меньше потребности в дополнительных штатных единицах.
Пересмотр структуры управления
Упрощение и уменьшение уровней управления, сокращение «раздутых» отделов поддержки (секретари, ассистенты, мидл-менеджмент). Результат: экономия на административном персонале.
Упрощение и уменьшение уровней управления, сокращение «раздутых» отделов поддержки (секретари, ассистенты, мидл-менеджмент). Результат: экономия на административном персонале.
Оптимизация офисных расходов
Переход на коворкинги, на гибридные рабочие места (не для всех сотрудников фиксированный стол); сокращение площадей; отказ от корпоративного транспорта или питания в пользу компенсации по чекам. Результат: уменьшение непрямых затрат на сотрудников.
Переход на коворкинги, на гибридные рабочие места (не для всех сотрудников фиксированный стол); сокращение площадей; отказ от корпоративного транспорта или питания в пользу компенсации по чекам. Результат: уменьшение непрямых затрат на сотрудников.
Читайте также
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.