Как ознакомить сотрудников с локальными нормативными актами
По закону каждый работодатель должен ознакомить сотрудников с внутренними регламентами компании, то есть с локальными нормативными актами (ЛНА). И это не формальность, которую можно проигнорировать без последствий. Рассказываем, зачем ознакомлять сотрудников с ЛНА и как это сделать.
10 сентября 2024 года
И для чего это нужно
Александра
Смаракова
Смаракова
автор статей
Что такое локальные нормативные акты
Это документы, которые определяют правила работы в компании. К локальным нормативным актам относятся, например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда, штатное расписание, график отпусков. Все эти регламенты работодатель принимает самостоятельно, опираясь на действующее трудовое законодательство и в некоторых случаях на мнение профсоюза. Поэтому в разных организациях ЛНА будут отличаться друг от друга.
Локальные нормативные акты распространяются либо на всех работников, либо на отдельные категории. Они не должны ухудшать условия труда по сравнению с прописанными в Трудовом кодексе и других законах. Например, вы не можете указать в ЛНА, что у сотрудников есть только 20 дней отпуска в год: по закону их минимум 28. А вот предоставить дополнительные дни можно.
Локальные нормативные акты распространяются либо на всех работников, либо на отдельные категории. Они не должны ухудшать условия труда по сравнению с прописанными в Трудовом кодексе и других законах. Например, вы не можете указать в ЛНА, что у сотрудников есть только 20 дней отпуска в год: по закону их минимум 28. А вот предоставить дополнительные дни можно.
Почему важно ознакомить сотрудников с ЛНА
Работодатель обязан под подпись ознакомить сотрудников с локальными нормативными актами (ст. 22 ТК) или с изменениями, которые в них вносятся. По закону это нужно сделать до подписания трудового договора.
ЛНА, которые читают и подписывают сотрудники, должны быть непосредственно связаны с их работой. Например, с положением о ненормированном рабочем дне ознакомляют только тех, кто будет работать в таком режиме. Но некоторые локальные нормативные акты касаются всех сотрудников — обычно это те ЛНА, которые должны быть в компании обязательно. Среди них:
ЛНА, которые читают и подписывают сотрудники, должны быть непосредственно связаны с их работой. Например, с положением о ненормированном рабочем дне ознакомляют только тех, кто будет работать в таком режиме. Но некоторые локальные нормативные акты касаются всех сотрудников — обычно это те ЛНА, которые должны быть в компании обязательно. Среди них:
Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК). Здесь устанавливаются режим труда и отдыха, порядок приема и увольнения сотрудников, меры поощрения и взыскания, а также другие трудовые нормы для компании.
Положение об обработке персональных данных (ст. 86 ТК). Определяет, какие данные может собирать работодатель, как он их защищает и какие права и обязанности здесь есть у работников.
Регламенты по системе оплаты труда (ст. 135 ТК). К ним относятся положения о премиях и компенсациях, индексации зарплат, ЛНА, устанавливающие размер окладов и ставок для разных должностей, и другие документы.
Положение об охране труда (ст. 214 ТК). Кроме него в компании должны быть инструкции по электробезопасности и пожарной безопасности.
Штатное расписание (ст. 15 ТК) и график отпусков (ст. 123 ТК). Штатное расписание определяет, какие должности есть в компании, сколько сотрудников должно быть в разных подразделениях и какие у них зарплаты. График отпусков устанавливает, с какой очередностью сотрудники уходят в отпуск в течение года.
Положение о коммерческой тайне (закон № 98-ФЗ). Определяет, что относится к коммерческой тайне и как защищается эта информация.
Если вы не ознакомите сотрудников с локальными нормативными актами, вы нарушите трудовое законодательство. У этого могут быть три основных последствия:
Административная ответственность. В ст. 5.27 КоАП за нарушение трудовых норм прописаны штрафы — от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и от 30 до 50 тысяч рублей для компаний. За повторные нарушения штрафы выше — 10−20 и 50−70 тысяч соответственно.
Уголовная ответственность. В основном она касается несчастных случаев на производстве. Если окажется, что пострадавший не был ознакомлен с техникой безопасности или правилами охраны труда, сотруднику, который за это отвечал, грозят штрафы до 400 тысяч рублей, принудительные работы до 5 лет или лишение свободы на такой же срок. Наказание зависит от того, сколько человек пострадали и какой вред здоровью был причинен.
Слабая позиция в суде. Это актуально при трудовых спорах. Например, если вы уволили сотрудника за неоднократное нарушение дисциплины, он может обратиться в суд и сказать, что не знал о правилах трудового распорядка. Чтобы доказать обратное, вам понадобится подпись сотрудника под этим документом.
Какие способы ознакомления бывают
Основных способов четыре:
составить лист ознакомления с ЛНА,
завести специальный журнал,
включить пункты об ознакомлении с ЛНА в трудовой договор,
оставить место для подписи в самих ЛНА.
Новые сотрудники ждут вас на Работе.ру. Размещайте вакансии со скидкой 20% по промокоду prorabota. Подробности акции — по ссылке.
Реклама. ООО «РДВ-софт» (ИНН 7709969870).
erid: 2RanymkcHW8
erid: 2RanymkcHW8
Лист ознакомления может быть общим для всех нормативных актов, которые касаются работника, или прилагаться к каждому акту отдельно. Первый вариант удобнее — так при проверках надзорных органов или судебных спорах не придется собирать листы для всех ЛНА и переживать, что какой-то лист потерялся.
Утвержденной формы листа ознакомления нет. Но вне зависимости от того, какой вариант вы выберете, в листе нужно будет указать названия ЛНА, Ф. И. О. и должность сотрудника, а также подразделение, где он работает. Должно быть также место для подписи сотрудника и даты ознакомления.
Журнал ознакомления подходит для организаций, где сотрудников и локальных нормативных актов немного. В нем расписываются все работники. В крупных компаниях ориентироваться в таком журнале будет сложно — подписей и актов окажется слишком много.
Советуем заносить в журнал прежде всего обязательные ЛНА, с которыми должны ознакомиться все. Для документов, касающихся небольшой части сотрудников, можно составить отдельные листы ознакомления.
Перечень локальных нормативных актов можно оформить как приложение к трудовому договору. Сотрудник подписывает сам договор и ставит подпись в отдельной графе об ознакомлении с ЛНА. Это удобно, поскольку вы точно не забудете показать новичку все нужные регламенты и получить его подпись. Но в договоре важно указать, что соблюден порядок ознакомления: сначала сотрудник прочитал ЛНА, а уже потом подписал трудовой договор.
Последний вариант — оставить в самом локальном нормативном акте место для подписи сотрудника. Главный плюс этого варианта в том, что вы всегда сможете доказать: сотрудник прочитал документ, а не просто подписал его для галочки. Кроме того, вас не смогут обвинить в том, что вы изменили ЛНА без ведома сотрудников.
Утвержденной формы листа ознакомления нет. Но вне зависимости от того, какой вариант вы выберете, в листе нужно будет указать названия ЛНА, Ф. И. О. и должность сотрудника, а также подразделение, где он работает. Должно быть также место для подписи сотрудника и даты ознакомления.
Журнал ознакомления подходит для организаций, где сотрудников и локальных нормативных актов немного. В нем расписываются все работники. В крупных компаниях ориентироваться в таком журнале будет сложно — подписей и актов окажется слишком много.
Советуем заносить в журнал прежде всего обязательные ЛНА, с которыми должны ознакомиться все. Для документов, касающихся небольшой части сотрудников, можно составить отдельные листы ознакомления.
Перечень локальных нормативных актов можно оформить как приложение к трудовому договору. Сотрудник подписывает сам договор и ставит подпись в отдельной графе об ознакомлении с ЛНА. Это удобно, поскольку вы точно не забудете показать новичку все нужные регламенты и получить его подпись. Но в договоре важно указать, что соблюден порядок ознакомления: сначала сотрудник прочитал ЛНА, а уже потом подписал трудовой договор.
Последний вариант — оставить в самом локальном нормативном акте место для подписи сотрудника. Главный плюс этого варианта в том, что вы всегда сможете доказать: сотрудник прочитал документ, а не просто подписал его для галочки. Кроме того, вас не смогут обвинить в том, что вы изменили ЛНА без ведома сотрудников.
Что еще нужно знать работодателю
Дистанционных сотрудников тоже нужно ознакомлять с локальными нормативными актами. Это можно сделать через системы электронного документооборота. Но чтобы такое ознакомление было действительным, у сотрудника должна быть электронная подпись. Другие варианты — направить необходимые документы по почте или пригласить работника в офис.
Сотрудник может отказаться от ознакомления с ЛНА. Перед подписанием трудового договора это вряд ли произойдет — разве что из-за недопониманий. Например, сотрудник считал, что будет работать с 9 до 18, а принятый в компании график — с 10 до 19. А вот при изменениях ЛНА вероятность отказа выше. Если сотрудник отказывается работать в новых условиях, например при неполном рабочем дне, это считается основанием для расторжения трудового договора.
Кроме обязательных ЛНА вы можете принять дополнительные внутренние регламенты, например положение о командировках. С такими документами сотрудников тоже нужно ознакомить под подпись.
Читайте также
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.