Активное участие заказчика в подборе часто затрудняет процесс. Как правило, клиент фокусирует внимание на личных качествах соискателя, и это понятно: все хотят найти лучших, талантливых и лояльных сотрудников. К сожалению, интуицию и субъективное мнение сложно быстро перевести в объективные критерии. Иногда трудности возникают, если заказчик не готов полностью или хотя бы частично «отпустить» задачу, доверить ее кому-то еще. А если поток кандидатов большой, а сотрудник нужен не очень срочно, заказчик может стать более придирчивым.

Один из наших клиентов, директор по продажам, пренебрежительно относился к алгоритму работы с соискателями: долго рассматривал резюме кандидатов, с большими сложностями согласовывал расписание собеседований, а затем отменял их в последний момент без уважительной причины или заставлял кандидатов по часу ждать в приемной. При этом постоянно держал нас в напряжении, повторял: «План продаж горит» и «Дайте больше людей». Мы, как агентство, долго относились к этому с пониманием и старались всеми силами удержать интересных кандидатов.

Иногда в подборе кандидата участвует подчиненный или представитель заказчика, который не заинтересован в поиске сотрудников. Например, он видит в кандидатах будущих конкурентов, угрозу для своего благополучия на занимаемой должности. В таких случаях мы стараемся привлекать к отбору еще и людей, заинтересованных в закрытии заявки, и обязательно непосредственного заказчика.

Если нужен массовый подбор и рекрутер с работодателем заранее оговорили все детали: место работы, точный график, количество сотрудников и нужные сотруднику при выходе на работу документы, — можно не привлекать к подбору заказчика. Разумеется, это касается только тех должностей и специальностей, где особые навыки не требуются, обучение проходит быстро, а характер сотрудника мало влияет на результат: курьеры, упаковщики, работники торгового зала

Заказчика стоит активно вовлекать в подбор сотрудника в ситуации неопределенности. Например, если известно, что фронт работ может измениться, суть задач связана с какими-то нюансами и тонкостями или предполагается использование дополнительного сложного оборудования

На начальном этапе работы по новым заявкам мы часто привлекаем заказчика к подбору сотрудников. Нам необходимо определить требования, не зафиксированные в профиле должности или в заявке на подбор. Кроме того, всегда полезно получить больше информации о нюансах работы, чтобы точнее сообщать о них соискателям.

Правила игры, которые вы обговорите с заказчиком до старта подбора, помогают упростить взаимодействие. В нашей компании прописаны обязательства HR-менеджера и заказчика в регламенте подбора персонала, который четко обозначает сроки, формат взаимодействия и ответственность за каждый этап подбора между участниками данного процесса.

Как правило, заказчик заинтересован в закрытии вакансии, но у него есть свои, более приоритетные задачи. Мы напоминаем, что оперативное участие поможет сократить сроки подбора и закрытия заявки, не позволит упустить ценный кадр из-за задержки обратной связи. Еще можно упомянуть, что заказчик отсеет нерелевантных кандидатов, чем сэкономит команде время, а компании — деньги.

Современные программы для автоматизации процессов подбора персонала позволяют контролировать каждый этап взаимодействия HR-менеджера с заказчиком, определять проблемные зоны закрытия вакансий и их причины. При ограниченных бюджетах можно использовать сервисы для управления задачами (task trackers), например Trello, онлайн-таблицы и группы в мессенджерах. Эти инструменты эффективны благодаря тому, что позволяют подключать к процессу подбора сразу несколько лиц, ответственных за принятие решений.

Когда один капризный заказчик — директор по продажам — не просто затянул рекрутинговый процесс, но и проявил открытое неуважение к соискателям и к сотрудникам нашего агентства, я созвонилась с собственником компании. Кратко объяснила ситуацию, предложила ему совместно провести собеседования с менеджерами по продажам. За пару часов мы со всеми пообщались, собственнику понравилось несколько человек, и он сразу принял решение о найме.