Как подключить заказчика к поиску кандидатов
Неважно, как компании ищут сотрудников — своими силами или используют аутсорсинг, — в любом случае заказчик вакансии почти всегда должен быть вовлечен в процесс. Рассказываем, как эффективно общаться с заказчиками, чтобы они были только рады принять участие и не затягивали сроки.
5 ситуаций, когда это необходимо, и 6 идей, как сделать процесс проще
Автор
Елена Тимофеева
Подписывайтесь на наш telegram-канал для всех, кто нанимает
С какими трудностями сталкиваются рекрутеры
Собственный отдел рекрутинга и внешние рекрутеры сталкиваются с одинаковыми проблемами:
Нехватка времени у заказчика: он перекладывает основную ответственность на рекрутера, поэтому вероятность ошибки, «непопадания» в ожидания возрастает.
Отсутствие мотивации у заказчика. Формально она есть, но на уровне KPI никак не сформулирована и не зафиксирована — в результате заказчик уклоняется от встреч и тянет с решениями.
Недостаток опыта в отборе сотрудников, особенно в проведении собеседований и переговоров об оффере, — тогда заказчик отпугивает интересных кандидатов или усложняет воронку найма.
Избыток не всегда обоснованных и не соответствующих уровню вакансии требований и ожиданий.
Активное участие заказчика в подборе часто затрудняет процесс. Как правило, клиент фокусирует внимание на личных качествах соискателя, и это понятно: все хотят найти лучших, талантливых и лояльных сотрудников. К сожалению, интуицию и субъективное мнение сложно быстро перевести в объективные критерии. Иногда трудности возникают, если заказчик не готов полностью или хотя бы частично «отпустить» задачу, доверить ее кому-то еще. А если поток кандидатов большой, а сотрудник нужен не очень срочно, заказчик может стать более придирчивым.
Татьяна Кузыченко, руководитель отдела массового подбора компании MyGig
Отсутствие четких регламентов процесса подбора.
Один из наших клиентов, директор по продажам, пренебрежительно относился к алгоритму работы с соискателями: долго рассматривал резюме кандидатов, с большими сложностями согласовывал расписание собеседований, а затем отменял их в последний момент без уважительной причины или заставлял кандидатов по часу ждать в приемной. При этом постоянно держал нас в напряжении, повторял: «План продаж горит» и «Дайте больше людей». Мы, как агентство, долго относились к этому с пониманием и старались всеми силами удержать интересных кандидатов.
Наталья Венерова, генеральный директор центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива»
Конфликт интересов.
Иногда в подборе кандидата участвует подчиненный или представитель заказчика, который не заинтересован в поиске сотрудников. Например, он видит в кандидатах будущих конкурентов, угрозу для своего благополучия на занимаемой должности. В таких случаях мы стараемся привлекать к отбору еще и людей, заинтересованных в закрытии заявки, и обязательно непосредственного заказчика.
Клим Федотов, руководитель кадрового агентства Prologika HR
Когда не стоит вовлекать заказчика
Порой проблемы можно избежать, просто ее не создавая: если в активном участии заказчика нет объективной необходимости, то ответственность за подбор сотрудников может взять на себя рекрутер.
Если нужен массовый подбор и рекрутер с работодателем заранее оговорили все детали: место работы, точный график, количество сотрудников и нужные сотруднику при выходе на работу документы, — можно не привлекать к подбору заказчика. Разумеется, это касается только тех должностей и специальностей, где особые навыки не требуются, обучение проходит быстро, а характер сотрудника мало влияет на результат: курьеры, упаковщики, работники торгового зала
Татьяна Кузыченко
Теоретически участие заказчика может быть минимальным, если рекрутер уже не раз приводил успешных кандидатов на должность — и те неизменно устраивали руководителя, успешно справлялись с обязанностями, сразу вливались в коллектив и оставались в нем надолго.

Но на практике такое случается редко, да и профиль кандидата после ухода сотрудника стоит пересмотреть (раз ушел — значит, что-то пошло не так). Кроме того, требования к вакансии могут меняться под влиянием рынка и технического прогресса.
Когда заказчик обязан участвовать в подборе
В ситуации неопределенности
Заказчика стоит активно вовлекать в подбор сотрудника в ситуации неопределенности. Например, если известно, что фронт работ может измениться, суть задач связана с какими-то нюансами и тонкостями или предполагается использование дополнительного сложного оборудования
Татьяна Кузыченко
Если найти нового сотрудника нужно как можно скорее, то заказчик, активно участвующий на всех этапах поиска, значительно сократит время на обсуждения, отбор и согласования.
При поиске критически важных для компании специалистов
Например:
редких специалистов, которые могут работать со сложным оборудованием;
опытных профессионалов, способных решить стоящие перед компанией задачи (например, специалисты по продажам — если речь о выходе на новые рынки, маркетологи — перед выпуском на рынок нового продукта и т. п.);
сотрудников-коммуникаторов, то есть тех, от чьих способностей разделить ценности, влиться в коллектив и «почувствовать» руководителя будет зависеть слаженная, эффективная работа отдела или компании (наглядный пример — PR и маркетинг).
На определяющих этапах отбора
Когда составляется профиль кандидата и описание вакансии
Если рекрутер с заказчиком не придут к единому мнению о том, кого именно нужно найти, то основная часть времени уйдет на «неподходящих» кандидатов.
На начальном этапе работы по новым заявкам мы часто привлекаем заказчика к подбору сотрудников. Нам необходимо определить требования, не зафиксированные в профиле должности или в заявке на подбор. Кроме того, всегда полезно получить больше информации о нюансах работы, чтобы точнее сообщать о них соискателям.
Клим Федотов
Когда оценивают тестовые задания
Даже если профессионализм и опыт помогут рекрутеру составить корректное тестовое задание, оценить профпригодность и увидеть важные нюансы может только заказчик.
На собеседованиях
Сотруднику и его будущему руководителю предстоит убедиться, что им будет психологически комфортно работать вместе. Без встречи тут не обойтись.
Как вовлекать заказчика в подбор сотрудника
Можно долго и красиво рассказывать заказчику, как он вам необходим, сколько стоит компании отсутствующий сотрудник, сколько сделок и возможностей она упускает. Но лучше сделать взаимодействие настолько понятным, удобным и неизбежным, чтобы и разговоры были не нужны.
Показывайте воронки подбора заказчику
Одно дело — попросить заказчика присутствовать на встрече, и другое — кинуть ссылку на таблицы или диаграммы воронки: сколько было откликов, сколько резюме отсмотрено, сколько людей прошли телефонное интервью… Игнорировать рекрутера и уклоняться от своей части ответственности заказчику будет сложнее, если он своими глазами увидит объем проделанной работы, сужение воронки и значимость для компании каждого привлекательного кандидата.
Создайте регламенты
Что написано пером, не вырубишь оправданием «не успел / забыл / в другой раз». Пропишите, какое именно участие заказчика необходимо на каждом этапе:
укажите объем нагрузки в часах;
внесите в план работы регулярные встречи;
опишите результат на выходе;
создайте для заказчика шаблоны (например, таблицу, куда он будет вносить оценки тестовых заданий, или гугл-опросник для описания профиля кандидата).
Правила игры, которые вы обговорите с заказчиком до старта подбора, помогают упростить взаимодействие. В нашей компании прописаны обязательства HR-менеджера и заказчика в регламенте подбора персонала, который четко обозначает сроки, формат взаимодействия и ответственность за каждый этап подбора между участниками данного процесса.
Клим Федотов
Напоминайте об экономии времени и денег
Как правило, заказчик заинтересован в закрытии вакансии, но у него есть свои, более приоритетные задачи. Мы напоминаем, что оперативное участие поможет сократить сроки подбора и закрытия заявки, не позволит упустить ценный кадр из-за задержки обратной связи. Еще можно упомянуть, что заказчик отсеет нерелевантных кандидатов, чем сэкономит команде время, а компании — деньги.
Клим Федотов
Используйте CRM для рекрутинга
Программа или платформа — отличный посредник, который поможет снизить влияние «человеческого фактора». Если в KPI заложены определенные показатели из CRM, то вовлекать заказчика в процесс подбора не понадобится: участие в нем станет одним из показателей эффективности на работе.
Современные программы для автоматизации процессов подбора персонала позволяют контролировать каждый этап взаимодействия HR-менеджера с заказчиком, определять проблемные зоны закрытия вакансий и их причины. При ограниченных бюджетах можно использовать сервисы для управления задачами (task trackers), например Trello, онлайн-таблицы и группы в мессенджерах. Эти инструменты эффективны благодаря тому, что позволяют подключать к процессу подбора сразу несколько лиц, ответственных за принятие решений.
Клим Федотов
Удобная CRM СберПодбор позволяет создавать индивидуальные воронки найма для каждой вакансии, экономит время рекрутеров и ускоряет согласование кандидатов. Чтобы начать работать с ней, достаточно зарегистрироваться.
Подключайте административный ресурс
Сразу оговоримся, что делать это стоит в исключительных случаях — когда другие способы воздействия на заказчика не приносят результатов.
Когда один капризный заказчик — директор по продажам — не просто затянул рекрутинговый процесс, но и проявил открытое неуважение к соискателям и к сотрудникам нашего агентства, я созвонилась с собственником компании. Кратко объяснила ситуацию, предложила ему совместно провести собеседования с менеджерами по продажам. За пару часов мы со всеми пообщались, собственнику понравилось несколько человек, и он сразу принял решение о найме.
Наталья Венерова
Каких ошибок стоит избегать
Чаще всего заказчики не хотят сотрудничать с эйчарами и рекрутерами, если они перегружают его. Например, если руководителя слишком часто «дергать» и приглашать на каждое второе собеседование — он будет держать дистанцию и утверждать, что «полностью доверяет».

Тщательно взвешивайте, какие резюме предлагать на рассмотрение (и делать ли это вообще), сколько тестовых заданий отправлять на оценку и в каких случаях звать знакомиться с кандидатами.
Читайте также
Скидки до 50% на популярные тарифы
Лучшие акции и спецпредложения сервиса Работа.ру на одной странице
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.

Иллюстрации: giphy.com