Первое, что приходит в голову: HR-службы и рекрутеры плохо работают — или зарплаты в компании слишком низкие.

Но причины дефицита могут быть другими, например:

Компания не успеет заметить экономию на зарплате, корпоративных плюшках и оборудовании рабочих мест, потому что столкнется со следующими проблемами:

Скорее всего, ваши сотрудники знают, что в компании не хватает рабочих рук. Если вы не начнете говорить с ними о проблеме, пойдут слухи: что переработки — это навсегда, что зарплаты повышать не станут, ведь у компании нет денег, что руководство стремится с помощью экономии на зарплате улучшить отчетность компании ради продажи конкурентам.

В итоге работа совсем встанет не потому, что некому ее выполнять, а потому, что все сотрудники ищут новую.

На общем собрании или планерке признайте, что людей не хватает, подчеркните, что это временно и вы готовы компенсировать переработки (если это так). Перечислите, какие меры руководство компании примет, чтобы ситуация разрешилась как можно скорее. Спросите мнение самих сотрудников о том, как можно упростить им работу без потери результатов.

Проведите анализ потребностей компании в персонале. Для этого придется буквально составить списки задач каждого сотрудника с указанием того, сколько времени объективно требуется для решения каждой (например, опираясь на хронометраж рабочего времени или информацию от самих работников).

Определите приоритетные потребности клиентов и отталкивайтесь от этого. Например, практика работы и опросы ваших клиентов показали, что им важно персональное обслуживание — то есть возможность лично решать проблемы с менеджерами. Значит, задачи по созвонам и встречам с клиентами распределяются между сотрудниками, но подготовку отчетов и информационных дайджестов, рассылку коммерческих предложений или электронную корреспонденцию можно свести к минимуму.

Точно можно сократить:

Пока одни сотрудники страдают от перегрузок, другие рады новым возможностям. В команде всегда найдутся два-три амбициозных человека с горящими глазами, которые готовы взять на себя интересные задачи. Причины могут быть разными: спасительный в данный момент жизни трудоголизм, любовь к своему делу, надежда на карьерный рост или просто желание получить больше денег.

Возлагая на людей дополнительные дела, предлагайте им повышение зарплаты или надбавки за совмещение. Даже если у компании экономические трудности, найти, нанять и адаптировать нового человека выйдет дороже, чем доплачивать кому-то из «своих». А прибавка в деньгах поможет людям почувствовать себя нужными, востребованными, ценными — и дольше держаться без выгораний.

Отказ от того, что прямо сейчас не обеспечивает компании прибыль, сэкономит время сотрудников. Речь может идти о благотворительности, разработке новых ниш и продуктов, нерентабельных направлениях. Работников, которые заняты в неприоритетных проектах, стоит с их согласия временно переместить на те участки работы, где не хватает людей.

Если вы не готовы полностью приостанавливать работу на перспективном, но неприоритетном проекте — пересмотрите календарь. Возможно, стоит передвинуть даты, чтобы у сотрудников было больше времени на подготовку к каждому этапу.

Звучит предосудительно и противоречит принципам клиентоориентированности, но в условиях острого дефицита людей можно поэкспериментировать с самообслуживанием.

Вероятно, некоторых клиентов возмутит, что им придется самостоятельно оформлять заказы на сайте, участвовать в опросах, заполняя «Яндекс.Формы», или забирать товар со склада самовывозом, но другие оценят небольшую скидку, которую вы за это предложите.

Совет не универсальный, но в некоторых компаниях работа идет циклично: например, в определенные часы наблюдается сильный наплыв задач или клиентов или в некоторые дни сотрудники буквально слоняются по офису от безделья.

Пересмотр графика, конечно, подразумевает согласие сотрудника, но он его даст скорее, если поймет, что работу будет выполнять проще и нагрузка станет более равномерной.

Автоматизируйте задачи там, где это возможно. Например:

И те и другие могут вас удивить. Опытные фрилансеры делают работу в разы быстрее, пусть и требуют за нее приличные деньги. Фрилансеры средней руки освободят ваших сотрудников от рутины за совсем небольшие деньги. Стажеры, заинтересованные в трудоустройстве, способны сворачивать горы, а сотрудники вам однажды понадобятся — и процесс отбора сильно упростится. Кроме того, все три перечисленные категории быстро обучаются.

Важно прикрепить к стажерами наставника, а к фрилансерам сотрудника с функциями координатора — и сотрудники в штате вскоре вздохнут с облегчением.

Задач в переобучении три:

Недостаточно объявить сотрудникам, что в ближайшие три — шесть месяцев им придется работать за себя и того парня, потому что у компании временные трудности. Придется еще сделать так, чтобы жертвы казались работникам ненапрасными. А жертвы будут! Одним придется меньше общаться с семьями, другим — забросить хобби или тренировки, у третьих под давлением стресса и нагрузок пострадает здоровье.

Повышение зарплат или надбавки за переработки — это минимум, без которого люди просто начнут увольняться, но можно подключить и нематериальные инструменты мотивации. Например: