Почему ваши сотрудники не должны работать из отпуска
И как этому поспособствовать
В вашей компании часто бывает, что сотрудник формально в отпуске, а на самом деле постоянно на связи и даже что-то делает по работе? Будьте осторожны: если человек полноценно не отдохнет, он станет менее продуктивным, а со временем может уйти из компании.

Почему же сотрудники продолжают работать во время отпуска и как добиться, чтобы они отдыхали качественнее (а следовательно меньше выгорали и реже увольнялись)?
Елена Тимофеева
общалась с экспертами
Подписывайтесь на наш telegram-канал для всех, кто нанимает
Close
Почему это происходит
Порой сотрудники сами не отключают уведомления в рабочих чатах, систематически проверяют почту и стараются оставаться в курсе всех дел потому, что:
беспокоятся о том, что, вернувшись из отпуска, встретятся с ворохом писем, проблем и задач, которые накопятся к этому моменту;
не доверяют коллегам себя замещать — например, из опасений, что те не справятся или «подсидят»;
испытывают иррациональное чувство вины, если не выходят на связь.
Часто случается и так, что человек не прочь «отключиться», но ему пишут и названивают коллеги, партнеры и непосредственный руководитель. Много ли найдется смельчаков, которые проигнорируют звонок от начальника? Открытого конфликта может и не возникнуть, но люди боятся, что их внесут в «черный список», перекроют доступ к интересным проектам и не порекомендуют на вышестоящую должность.
Важно!
Согласно ст. 114 ТК РФ, отпуск — это время отдыха сотрудника. Если вы звоните, пишете и ставите задачи, не оформляя официально отзыв из отпуска, вы нарушаете закон, ведь работу из отпуска можно счесть непредоставлением отпуска (ст. 125 ТК РФ). Сотруднику достаточно собрать доказательства (с помощью скринов переписки или записи телефонных звонков), чтобы вами заинтересовалась Государственная инспекция труда.
Назойливые коллеги и бестактное руководство обычно опираются на негласный принцип: работающий сотрудник полезен, удобен и выгоден для предприятия.
Не надо искать замену, если человек формально ушел в отпуск, а работать продолжает.
Начальники отделов или HR-специалисты свободны от организационных проблем: не нужно учить подменяющего сотрудника, выдавать ему доступы и доверять полномочия, представлять его партнерам и т. д.
Руководство компании экономит деньги на доплатах заменяющим сотрудникам, если человек даже в отпуске составляет отчеты и успокаивает капризных клиентов.
В целом получается, что работа потихоньку идет, а непосредственный руководитель «отдыхающего» и HR-специалист, которые не вмешиваются в ситуацию, — молодцы: умеют вдохновлять и мотивировать людей.
Эта практика распространяется и на больничные и административные дни, и на учебные отпуска.
Что до самого сотрудника, вынужденного круглый год без перерыва на дачные шашлыки и коктейль на пляже решать рабочие задачи, — это его выбор, его решение и его сложности. Кстати, такой подход к отдыху может привести к определенным проблемам…
В краткосрочной перспективе
Сотрудник вернется из отпуска неотдохнувшим, его продуктивность пострадает. Кроме того, как показывают исследования, снизится внутренняя мотивация к работе, которая обычно создает пространство для творческого решения задач. Из-за усталости снизится иммунитет и ухудшится здоровье: сотрудник станет чаще уходить на больничные, и если компания оплачивает ДМС — на эту статью вырастут расходы.
В долгосрочной перспективе
Со временем из-за «недоотпусков» у сотрудника возникнет внутренний конфликт. Если гнев будет направлен внутрь — человек выгорит. Доказано и не раз с тех пор подтверждено, что качественный отдых, в том числе во время отпуска, укрепляет ментальное здоровье, нормализует работу психики и предотвращает выгорание. Если отпуска раз за разом проходят неудачно, то сотрудник начинает считать работодателя источником своих проблем и увольнение становится для него самым очевидным решением.

Если гнев будет направлен наружу — снизится энтузиазм к работе и лояльность к компании. Человек начнет искать более «HR-friendly"-работодателя и вскоре найдет — вы же не держите невостребованных непрофессионалов.

В результате вам придется искать замену — уже не временную, а постоянную. Уйдет время на поиск, обучение и адаптацию, а это дополнительные расходы и упущенная выгода.

Но можно по-другому.
Новые сотрудники ждут вас на Работе.ру. Размещайте вакансии со скидкой 20% по промокоду prorabota. Подробности акции — по ссылке.
Как же быть?
Основная задача — убедить сотрудников отдыхать в отпуске, чтобы и компания сохранила их лояльность, и рабочий процесс остался высокоэффективным.
Пересмотрите структуру и штатное расписание компании
Если определенные функции может выполнять только один человек, рано или поздно его временем начнут злоупотреблять. Постарайтесь выстроить структуру компании и прописать должностные обязанности таким образом, чтобы каждую задачу и проблему могли решить два сотрудника или более.

Это вовсе не означает, что надо дублировать функции и оплачивать работу двух специалистов вместо одного: речь о том, что каждый сотрудник сможет спокойно уходить в отпуск, понимая, что у кого-то из коллег хватит квалификации и полномочий, чтобы временно взять на себя важные задачи.
Находите нужных людей в Инсайдере и закрывайте вакансии в вашей компании
база экспертных профилей как замена обычным резюме,
удобный поиск кандидатов по должностям, навыкам и компаниям,
профи, не находящиеся в активном поиске, — в двух кликах от вас,
прямое общение внутри платформы.
Перераспределите нагрузку
В сезон отпусков старайтесь как можно реже организовывать планерки, созвоны, бизнес-ланчи с клиентами и мероприятия по внутреннему обучению команды. Лучше выделить драгоценное время на дополнительные стратегические сессии для руководства или индивидуальный ассесмент для отдельно взятых сотрудников.
Критически оцените перечень должностных обязанностей сотрудников (в том числе неофициальные, негласные задачи). Порой бывает, что специалист ежедневно перегружен и потому перед отпуском просто не находит времени и сил, чтобы выполнить задачи «про запас» (например, SMM-менеджер не успевает сделать подборку постов, которые выйдут в соцсетях компании, пока он на отдыхе). Приходится «изображать» отпуск, на самом деле работая удаленно.
Создайте фонд оплаты для заменяющих специалистов
Решение может показаться непростым, но попробуйте сместить акценты: рассматривайте эти деньги не как необязательные расходы на сотрудников, а как инвестицию в их продуктивность и будущие бизнес-успехи компании.
Особо ответственным сотрудникам, которые добровольно остаются на связи с коллегами из чувства вины, будет проще «отключаться» от работы, если они знают: их обязанности выполняются, причем не «за спасибо», а за доплату, — то есть что труд ценится и важен.
Пропишите регламенты для заменяющих специалистов
Вариантов может быть два:
1
Полноценная замена одного сотрудника другим, готовым и способным взять на себя дополнительные обязанности и ответственность. Чтобы подстраховаться от ошибок, пропущенных звонков и встреч, достаточно создать исчерпывающую инструкцию для «временной замены»: как действовать в форс-мажорных ситуациях, какие задачи можно делегировать или отложить до возвращения «основного» сотрудника из отпуска, какие стандартные ответы давать на часто возникающие вопросы.
2
не доверяют коллегам себя замещать — например, из опасений, что те не справятся или «подсидят»;
Постепенно меняйте корпоративную культуру компании
Шаг за шагом можно прийти к малозаметным, но полезным переменам.
Прямо говорите сотрудникам, уходящим в отпуск, что ожидаете от них полного отключения от работы и полноценного отдыха всем на зависть.
Если вы руководитель, не беспокойте сотрудников в отпуске сами и не поощряйте, когда это делают подчиненные. Неодобрение может быть вербальным, невербальным и выраженным в условных «штрафах»: например, все, кто позвонил или написал «отпускнику», обязаны по возвращении угостить его обедом.
Подавайте дополнительные задачи замещающему сотруднику как возможность для его дальнейшего карьерного и профессионального роста: сейчас сотрудник вынужденно учится чужим обязанностям, но вскоре они пригодятся ему на интересном проекте или в новой должности (важно, чтобы это было правдой).
Будьте примером — сами тоже отключайтесь от работы во время отпуска.
Переименуйте часть отпуска в «рабочее время» (экспериментальный вариант)
Если уж так сложилось, что сотрудник был вынужден подключиться к обсуждению и решению рабочих проблем во время отпуска, — оплатите ему эти часы. Исследователи из Harvard Business Review выяснили, что присвоение другого статуса времени (re-labelling) позволяет избежать выгорания.
То есть когда мы знаем, что тратим на работу законное время отпуска, то выгораем, а когда мы воспринимаем некий отрезок «рабочим» и даже сами планируем работать в это время — выгорания и снижения внутренней мотивации не происходит. «Назначить» нескольким часам тот самый рабочий статус также позволяет финансовая мотивация.
Читайте также
Скидки до 50% на популярные тарифы
Лучшие акции и спецпредложения сервиса Работа.ру на одной странице
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.