Корпоративные вебинары позволяют обучать сотрудников, не тратя силы и средства:

  • на поиск переговорки, которая вместит всех;
  • командировки в разные филиалы;
  • оплату проживания и питания для тех, кто работает в другом городе.

Рассказываем, как готовиться к вебинарам так, чтобы они проходили гладко и приносили максимум пользы.
Как провести вебинар для сотрудников
Советы экспертов и 5 чек-листов
автор
Иван Романов
Подписывайтесь на наш telegram-канал для всех, кто нанимает
На этапе планирования
Если вы хотите организовать вебинар для сотрудников, убедитесь, что у вас есть все необходимые ресурсы.
Определитесь с целями и задачами. Спросите заказчика, какие знания и навыки должны приобрести люди на вебинаре. Опросите самих сотрудников — возможно, у них уже есть пожелания и вопросы к тренеру. Запишите все и отправьте ведущему, чтобы он при необходимости скорректировал программу.
Если вы планируете вебинар, нужно изучить пожелания сотрудников к обучению. Очень часто бывает, что эйчары и руководители строят сценарий мероприятия, исходя только из своих представлений о потребностях работников. В этом случае людям может быть неинтересно, они приходят на вебинар, «потому что надо», и со временем посещаемость падает. Выявить потребности и интересы можно с помощью простого электронного опроса или фокус-группы.
Динара Мамедова, HR-директор, карьерный консультант
Соберите рабочую группу, в которую войдут:

  • заказчик — инициатор вебинара. Это человек, который понимает, каких знаний или навыков не хватает сотрудникам и чему их нужно научить;

  • тренер (спикер, ведущий вебинара) — эксперт, готовый выступить в роли преподавателя. Это может быть опытный сотрудник компании или профессионал со стороны;

  • руководитель или эйчар — человек, который возьмет на себя основную организационную работу. Займется поиском тренера, проследит, чтобы задачи решались в срок и все обо всём помнили. А еще представит спикера аудитории в день вебинара;

  • IT-специалист — сотрудник, который поможет выбрать платформу для проведения вебинара, протестирует ее со спикером, при необходимости предоставит ему оборудование и будет отвечать за то, чтобы ничего не сломалось;

  • модератор — специалист, который будет следить за соблюдением тайминга, порядком в чате во время вебинара, соберет вопросы и зачитает их тренеру.
Выберите платформу для проведения вебинара. Если вы уже проводили видеоконференции или вебинары ранее и привыкли к какому-то из сервисов — оставайтесь там. А если нет, то обратите внимание:

  • на максимальное число участников — у некоторых платформ есть ограничения;

  • возможность подключить демонстрацию презентации или экрана;

  • возможность сделать запись мероприятия и скачать ее;

  • возможность выводить в эфир нескольких спикеров, делить участников на группы в отдельных залах.
Подготовьте необходимые документы. Для работы с тренером обычно нужен договор, приложение, акт о выполненных работах. Заранее уточните у ведущего вебинара, как именно ему удобно получить деньги — наличными или переводом на счет, сразу или он готов подождать несколько дней, нужна ли предоплата. Согласуйте схему в бухгалтерии, чтобы не столкнуться с неприятными неожиданностями — от отказа работать с самозанятыми до неудобных сроков платежа.

Если вы используете платный сервис для проведения вебинара, заранее заключите с ним договор и узнайте, за сколько дней до мероприятия необходимо провести платеж, чтобы не было накладок.
Согласуйте с руководителями дату. Лучше выбрать рабочее время — тогда больше людей сможет прийти. Договоритесь с начальниками отделов о том, что они не будут сильно загружать сотрудников в день вебинара. Убедитесь, что вебинар не пересекается с другими корпоративными мероприятиями.
Создайте вакансию со скидкой! По промокоду PRORABOTA — на 20% дешевле. Подробности акции — по ссылке.
Работа с тренером
Выбор тренера — непростая задача, и каждая компания решает ее по-своему. Помните, что громкое имя эксперта не всегда гарантия качества. Нужно четко понимать, какой специалист вам необходим и для чего. Не пожалейте времени на то, чтобы познакомиться с потенциальным спикером лично, собрать рекомендации о нем, посмотреть записи предыдущих выступлений и почитать отзывы слушателей.

Когда выбор сделан:
Обсудите сценарий вебинара. Расскажите тренеру, какие темы нужно затронуть, и спросите, как он планирует удерживать внимание аудитории, какие задания собирается предложить. Узнайте, нужно ли слушателям что-то подготовить для вебинара (например, блокнот и ручку).
Оптимальная продолжительность вебинара — не более 90 минут. Учтите время на вопросы и ответы. Слушатели могут спрашивать устно, но, с моей точки зрения, гораздо удобнее чат: так можно отследить, каких вопросов больше всего, и выделить удобнее время для ответов на них.
Светлана Коваленко, к. э. н., доцент базовой кафедры финансового контроля, анализа и аудита Главного контрольного управления Москвы РЭУ им. Г. В. Плеханова
Чтобы активизировать участников, я задаю легкий, но интересный вопрос в начале. Обычно ответ на него знает большинство, но если нет — людям интересно угадать. Внимание на презентацию: один слайд спикера должен содержать одну мысль. Ближе к середине вебинара люди начинают уставать — придумайте групповые задания, вопросы на вовлечение. А еще стоит подготовить для участников дополнительные полезные материалы, например чек-лист.
Юлия Керецман, бизнес-психолог
Вебинар — это НЕ лекция. Должны быть практические задачи, так как взрослые люди не учатся на «голой» теории. Задания могут быть разными: вопросы аудитории, разделение на вебинарные комнаты и работы в группах внутри них, совместный мозговой штурм и т. д. Всё зависит от технических возможностей и целей обучения. Кстати, это поможет сохранить интерес и вовлеченность участников на протяжении всего вебинара.
Динара Мамедова
Решите, где тренер будет находиться во время вебинара. Если на своей территории — попросите его убедиться, что в помещении будет стабильный интернет. Если у вас в студии, переговорке или зале — заранее забронируйте нужное помещение, проверьте исправность ламп, розеток, стульев, чтобы ведущий мог с комфортом разместиться.
Позаботьтесь о технике и дополнительных материалах. Если вы приглашаете тренера к себе, выясните, какое оборудование он принесет с собой, а какое нужно предоставить. Проверьте, хватит ли розеток, предупредите системного администратора, что может потребоваться помощь, удостоверьтесь, работают ли микрофоны, пишут ли маркеры, светят ли указки, исправен ли кликер и т. д. Спросите спикера, что еще может понадобиться — например, флипчарт, листы бумаги, маркеры.

Будет здорово, если вы подготовите для ведущего:

  • приветственный чай или кофе,
  • пару бутылок воды,
  • сувенир с корпоративной символикой.

Перед вебинаром минимум дважды протестируйте платформу и оборудование:

  • первый раз — за сутки или раньше, чтобы быть уверенным, что всё работает исправно;

  • второй раз — за два часа до начала, чтобы исключить или устранить мелкие поломки.
Убедитесь, что презентация работает корректно. Заранее уточните, какой программой спикер воспользовался, и попросите прислать файл за несколько дней до мероприятия, чтобы было время всё проверить. Если планируете делать запись вебинара и высылать ее участникам, оговорите этот момент с тренером (а еще лучше — пропишите в договоре).
Скидки до 50% для тех, кто продолжает нанимать
Все акции и спецпредложения сервиса Работа.ру на одной странице
Как мотивировать команду
Постарайтесь увлечь сотрудников темой вебинара, стимулируйте подключиться к нему, а не смотреть в записи. Человек, который участвует онлайн, отвечает на вопросы спикера и задает собственные, усваивает информацию гораздо лучше, чем тот, который смотрит видео, отвлекаясь на другие дела.
Опубликуйте на корпоративном сайте, в соцсетях, разошлите по электронной почте программу вебинара со списком тем, которые раскроет спикер, — так у каждого будет шанс найти что-то интересное именно для себя.
Расскажите сотрудникам о вебинаре — почему компания решила его провести, какую пользу это принесет компании и лично им, зачем приходить. Информацию лучше доносить несколько раз и разными способами:

  • За неделю до мероприятия сделать рассылку по корпоративной почте или в мессенджере. Можно попросить сотрудников зарегистрироваться — тогда вы будете знать, кто точно увидел сообщение, а кто пропустил/проигнорировал, и сможете поработать с последними адресно.

  • За несколько дней лично рассказать сотрудникам, какой классный тренер придет и в какой сложной теме поможет разобраться. Если работаете очно с частью команды — походите по отделам, а удаленным сотрудникам напишите сообщения.

  • В качестве напоминания за день до вебинара отправить еще одно общее письмо или сообщение в мессенджере — обязательно добавив ссылку на подключение к вебинару!
Отработайте возражения. Стоит заготовить пару аргументов на случай, если сотрудники начнут говорить, что и так знают тему, не могут выделить время на вебинар или посмотрят потом, в записи (а значит, скорее всего, никогда).
Вовлекайте руководителей — пусть они будут ролевой моделью для сотрудников. Во-первых, они должны освободить время сотрудников от совещаний и срочных задач на время обучения. Во-вторых, объяснить, почему это обучение важно и почему на него стоит прийти. Ну и наконец, если есть возможность, также присутствовать на вебинарах.
Динара Мамедова
СберПодбор экономит время рекрутеров и ускоряет согласование кандидатов. Зарегистрируйтесь и получите доступ к бесплатному базовому функционалу!
В день вебинара
Следите за тем, что всё идет так, как было запланировано на предыдущих этапах:
Напомните спикеру о мероприятии за сутки, уточните, всё ли в силе.
Встретьте тренера в день мероприятия, предложите ему кофе или чай; можно устроить небольшую экскурсию, если он выступает на вашей территории. При удаленной работе нужно выйти на связь минимум за час до начала вебинара и убедиться, что всё работает, устранить мелкие неполадки.
В начале вебинара эйчар или руководитель компании приветствует участников и напоминает, зачем все собрались, о чем пойдет речь и что станет результатом, представляет эксперта и уточняет, сколько продлится вебинар.
На протяжении всего мероприятия должны дежурить IT-специалист и модератор, которые будут быстро решать технические проблемы, собирать вопросы слушателей, чтобы задать их спикеру, следить за временем и порядком в чате и т. д.
В конце следует поблагодарить спикера и участников вебинара, рассказать, будет ли запись, как и когда можно оставить отзыв, что делать, если хочется что-то уточнить у спикера лично.
После мероприятия
Поделитесь с сотрудниками полезными материалами и соберите фидбэк:
Убедитесь, что тренер подписал документы и вовремя получил оплату.
Отправьте слушателям видеозапись и презентацию (если обещали это сделать).
Проведите опрос (в любой удобной для вас форме, например разошлите анкету) — спросите людей, что им показалось самым полезным, как они оценивают спикера, какие темы хотели бы разобрать в следующий раз.
Подготовьте онлайн-опросник или тест на пять-семь вопросов. Это позволит понять, что зрителям понравилось, а что нужно улучшить к следующей встрече.
Юлия Керецман
Читайте также
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.