Как провести собрание об изменениях в компании
Внешние события и тревожные новости влияют на самочувствие сотрудников и их отношение к работе. Руководителям нельзя это игнорировать: стоит собраться с командой, обсудить тревоги людей, ответить на их вопросы.

Мы поговорили с психологом и бывшим HRD Еленой Ленсу о том, как организовать и провести такую встречу.
11 советов психолога руководителям
психолог, HRD
Елена Ленсу
Подписывайтесь на наш telegram-канал для всех, кто нанимает
Как подготовиться и чего ждать
Встречи, на которых фаундеры или руководство компании выступают перед сотрудниками, — это очень полезная практика. Имеет смысл проводить их на регулярной основе: например, раз в месяц рассказывать людям о целях, достижениях, изменениях и т. д.

Бывают периоды, когда изменений так много, что поводы для встреч появляются гораздо чаще. И это не проблема — главное, грамотно готовиться к каждой.
Сформулируйте идею, которую вы хотите донести людям
Коротко и просто скажите, что произошло, как компания реагирует на это, какие меры приняты, в чем и как можно получить поддержку. Лучше всего подготовить не только устное выступление, но и презентацию, где каждой мысли посвящен отдельный слайд. Информация должна читаться легко и выглядеть эстетично — можно попросить эйчаров и дизайнеров помочь с оформлением материалов к встрече.
Не увлекайтесь «громкими» речами. Когда сотрудники в стрессовой ситуации, привычные способы мотивации могут не сработать и встреча не принесет желаемого эффекта.
Соберите анонимные вопросы
После того как вы решили, что хотите донести до людей, предложите им анонимно спросить у вас что угодно. Можно отправить сотрудникам гугл-форму, через которую они смогут это сделать. Подчеркните, что это анонимно: чтобы работники не тревожились и не сдерживали себя.

Изучите вопросы до встречи и проверьте, отвечаете ли вы на них в своем выступлении, правильно ли понимаете, что интересует сейчас сотрудников и как они видят мир. Ваше понимание смысла собрания должно совпадать с тем, чего ждут люди.
Создайте вакансию со скидкой! По промокоду PRORABOTA — на 20% дешевле. Подробности акции — по ссылке.
Назначьте встречи one-to-one
Поговорите с глазу на глаз с несколькими лояльными сотрудниками, узнайте, как у них дела, самочувствие, что волнует их коллег или их команды. Если несколько собеседников поднимут одни и те же вопросы, ответы на них тоже стоит включить в программу встречи.
Составьте финальный список вопросов
После того как вы разобрались, что хотят услышать сотрудники и о чем планируете говорить вы, составьте финальный список вопросов, которые могут возникнуть. Например:
Ждут ли нас сокращения?
Что изменится в нашей работе?
Какие гарантии и защиту сможет обеспечить работодатель при реализации того или иного сценария?
Посмотрите на свою презентацию: отвечаете ли вы на них? Если нет, стоит доработать выступление. Если да — отлично, вы готовы.
Скидки до 50% для тех, кто продолжает нанимать
Все акции и спецпредложения сервиса Работа.ру на одной странице
Поговорите с руководителями отделов
Если выступать будет генеральный директор, а компания достаточно большая и в ней много отделов, имеет смысл собрать их руководителей до общей встречи. Поговорить о том, что будет на встрече, попросить обсудить ее содержание с сотрудниками после и вернуться с обратной связью: всё ли было понятно, не нужно ли что-то дополнительно прояснить. Можно сразу же запланировать обмен фидбэком и провести его через несколько дней после общего собрания.
Сохраняйте нейтральную позицию
Задача руководителя — не впадать в крайности. Не призывать работников к тому, чтобы игнорировать происходящее и работать как ни в чем не бывало. Но и не внушать людям, что всё плохо и никакие дела не имеют смысла.

Будьте готовы занять нейтральную позицию во время встречи и помочь сотрудникам сделать то же самое.

Например:
Да, ребята, происходят изменения. Я понимаю ваши тревоги, но, к сожалению, никто из нас не может повлиять на будущее. Но на что-то мы точно можем влиять, так что давайте разберемся с тем, что уже есть. Сейчас случилось — *раз*, *два*, *три*. И мы можем сделать вот что…
Будьте готовы к форс-мажорам
Не все люди справляются с эмоциями: кто-то из сотрудников может бурно реагировать на ваши слова, создавая панические настроения.

Нужно признать право работника на переживания и пообещать, что он получит ответы на все вопросы. Например:
Я вижу, что ты очень переживаешь. И мне важно то, что ты говоришь. Мы делаем всё, на что можем повлиять сейчас. Давай я постараюсь описать ситуацию максимально подробно, а если у тебя останутся вопросы, мы сделаем встречу one-to-one?
Важно не нарушить обещание: после собрания уточните у сотрудника, хочет ли он еще что-то обсудить индивидуально, и предоставьте такую возможность. Если не получается поговорить лично, можно попросить его руководителя.

Бывает, что сотрудники начинают задавать вопросы, на которые у вас нет ответа. Это нормально — и не нужно что-то лихорадочно придумывать «на ходу». Можно сказать, что готового решения пока нет, но вы обсудите его с юристами (финансистами, руководителями отделов и проч.) и вернетесь с ответом. Обозначьте срок, в который это сделаете, и соблюдите его.
Что поможет поддержать себя
Руководитель тоже человек, и ему может быть непросто говорить об изменениях, поддерживать спокойствие сотрудников, особенно если собственные силы на исходе. Поэтому важно позаботиться и о себе:
Сформулируйте свои страхи
И обязательно отделите рациональные страхи от иррациональных. Например:
Рациональный страх: «Мы потеряем значимую долю поставщиков».

Что делать: сформировать план, что вы будете делать, если это случится. Чем меньше риск, тем сильнее опоры. А именно они нужны во время стрессов.
Иррациональный страх: «Ничто не поможет, всё бесполезно».

Что делать: задать себе вопросы «Почему я думаю, что это произойдет? Что говорит мне об этом?». Когда человек задается рациональными вопросами, некоторые иррациональные страхи пропадают сами собой. Если же опасения останутся — вы по крайней мере можете признать, что они есть, вы с ними знакомы, хоть и не можете изменить ситуацию прямо сейчас.
Найдите собеседника
Нужен человек, с которым вы сможете обсудить свои страхи. Необязательно, чтобы это был психолог: подойдет друг, с которым можно 20 минут (даже по телефону) поговорить о том, как вам плохо и страшно.
Опишите, какие опоры у вас есть
До изменений вы жили одну жизнь, потом реальность стала другой. Например, исчезла свобода платить за услуги и товары удобным вам способом. Но что-то в ней всё же осталось. Например, вы здоровы, у вас есть жилье, доступ к личному или общественному транспорту, друзья, семья. Обязательно выделите опоры в работе: на лояльность каких сотрудников вы по-прежнему можете рассчитывать, какие бизнес-процессы точно не нарушатся.

Если этого не делать, можно ощутить, что надежности нет ни в чем, ни на что нельзя положиться, всё нестабильно и летит в тартарары. А это — усиление стресса, компульсивные действия и микроменеджмент, который сильно демотивирует сотрудников.
Ищите источники энергии
Организм нуждается в энергии для того, чтобы справиться со стрессом и адаптироваться к новым условиям. Если ресурсов мало и они не пополняются, ухудшается работа иммунной системы, появляются болезни.

Чтобы этого не произошло, задайтесь вопросом, что возвращает вам энергию. Возможно, это:
Маленькие цели. Например, делать упражнение «Планка» и увеличивать время на одну секунду каждый день. То есть искусственно создавать микростресс с позитивной разрядкой, которая дает энергию. Или регулярно гулять — хотя бы 20 минут в день вокруг дома.
Общение с теми, кто вам приятен. Главное, не обсуждайте тревожащие вас вещи всё время встречи. Если чувствуете, что бесед об этом не избежать, установите лимит — например, в течение часа вы говорите о событиях, потом переключаетесь на что-то еще. Кстати, общаться полезно не только с людьми: если вы любите животных, можно играть и обниматься с ними.
Чтение книг, просмотр фильмов. Главное — не посвящать этому всё свободное время и выбирать произведения, которые не перекликаются с вашими переживаниями.
Забота о теле. С ним связаны наши мысли и эмоции — значит, надо учиться расслабляться физически, чтобы улучшить свое состояние. Можно ходить на массаж, попробовать ароматерапию, начать принимать контрастный душ — причем с утра заканчивать его обливанием холодной водой, а перед сном — теплой.
Четкие границы рабочего дня. Особенно если работаете удаленно — велик риск оставаться на связи постоянно. Придумайте ритуалы, которые будут символизировать начало и конец рабочего дня. Например, после чашки чая вы приступаете к делам. А 20-минутной прогулкой заканчиваете рабочий день.
Точно не помогут алкоголь, курение, просмотр сериалов и любые другие зависимости: они временно вытесняют проблему, но не дают энергии.
Читайте также
Есть что сказать по теме? Напишите нам.
Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.