Сохранение HR-бренда и репутации
В условиях активного присутствия компаний в соцсетях и высокой конкуренции за таланты негативный опыт соискателя быстро становится поводом для обсуждения. Своевременный и уважительный отказ снижает вероятность получить критические отзывы в соцсетях, закрытых сообществах и на сайтах-отзовиках.

Формирование долгосрочного кадрового резерва
Кандидат, который сегодня не подошел на позицию, завтра вырастет до уровня, который вам нужен. Корректный отказ, содержащий персонализированную обратную связь, «оставляет дверь открытой».

Влияние на процесс найма
Уровень удовлетворенности кандидатов может напрямую повлиять на общий процесс найма: вполне вероятно, что соискатели, получившие позитивный опыт взаимодействия с компанией, станут вашими амбассадорами. Так отказ превратится в инструмент пассивного сорсинга.

Формирует впечатление о неэффективности внутренних процессов в компании.

Подрывает доверие к вакансии: кандидат начинает подозревать, что она была фиктивной или уже закрыта.

Увеличивает вероятность, что человек откажет вам первым.

Создает впечатление бездушной бюрократизированной системы рекрутинга в компании.

Показывает неспособность HR-команды дать качественную оценку профессиональным навыкам.

Вызывает подозрения в субъективности/протекции.

Свидетельствует о низкой скорости принятия решений и неорганизованности внутренних процессов, а это для многих соискателей ред-флаг.

Наталкивает на мысль, что компания не уважает личную и профессиональную жизнь сотрудников (раз уж такое отношение к кандидатам).

Повышает градус негатива: гнев оттого, что долго ждал ответа и получил отказ, сильнее, чем разочарование от отказа, полученного на следующий же день.

Создает впечатление, что в коллективе токсичная атмосфера: кто знает, может, они и увольняют одним сообщением?

Наносит ущерб имиджу компании в среде топовых специалистов и руководителей, которые соблюдают негласные правила коммуникации и ожидают уважения в свой адрес.

Снижает эффективность реферальных программ в своем коллективе: сотрудники стараются не рекомендовать друзей или знакомых, зная, что тех могут унизить шаблонным отказом после нескольких этапов.

Порождает недоверие к профессионализму HR-команды и к ее способности объективно оценивать навыки.

Вызывает чувство несправедливости: соискатель думает, что отказ не связан с его компетенциями, а является случайным.

Повышает юридические риски: при отсутствии конкретики будет трудно обосновать отказ, если человек этого потребует (он имеет такое право — ст. 64 ТК РФ).

Провоцирует соискателя на публичные обвинения в мошенничестве и недобросовестном использовании труда (кража интеллектуальной собственности), даже если соответствующего умысла у компании не было.

Создает «вирусный негатив»: тема точно вызовет возмущение в профессиональных сообществах.

Отбивает желание у сильных специалистов рассматривать компанию в будущем.

Своевременность
Отказывайте, как только решение принято. Максимальный срок, который компания может себе позволить после финального интервью, — 48−72 часа.

Если знаете, что процесс затянется (например, ждете согласования бюджета), заранее предупредите об этом человека: «Добрый день! Мы завершили финальные собеседования. В связи с необходимостью согласования условий и бюджета на уровне правления процесс принятия решения по найму затягивается. Ответ сообщим вам не позднее чем через пять рабочих дней. Благодарим за терпение и понимание!»

Аргументированность

Отказ должен быть профессионально обоснованным и опираться на требования вакансии. Возможные причины: недостаточно развитые хард-скилы или управленческие компетенции, отсутствие опыта в конкретном сегменте или отрасли. Формулировки должны быть четкими, понятными и не допускать трактовок, связанных с дискриминацией (ст. 64 ТК РФ).

Опасные фразы, которые эйчару нельзя использовать при отказе:
— "Вы слишком молодой/взрослый для этой роли";
— "Мы ищем мужчину/женщину";
— "У вас маленькие дети — вы не будете успевать";
— "Мы сомневаемся из-за вашего района проживания";
— "Вы не подойдете по характеру" (слишком субъективно и похоже на оскорбление).

Начните с признания времени и усилий — ресурсов, которые человек инвестировал в процесс.

Сообщите решение тактично, но четко и без двусмысленных формулировок: «Мы приняли решение в пользу другого кандидата».

Сформулируйте ключевые причины, фокусируясь на деловых качествах человека, которые не совпали со стоящими перед компанией задачами. Причины отказа не должны быть связаны с полом, возрастом, расой, национальностью, местом жительства, наличием/отсутствием детей, религиозными или политическими убеждениями (ст. 64 ТК РФ).

Упомяните деталь, которую узнали во время знакомства: хобби, ближайшие планы, домашнее животное кандидата. Человек поймет, что его слушали и им искренне интересовались. (Это не нужно при отказе на первых этапах отбора и не обязательно в дальнейшем — но работает на сохранение отношений и продолжение коммуникации в случае необходимости.) 

Пожелайте успехов.

Не критикуйте личность. Фокусируйтесь исключительно на деловых качествах человека и их несоответствии требованиям конкретной вакансии. Избегайте оценочных суждений о характере, внешности, стиле общения.

Не сравнивайте прямо, например «Иванов лучше вас». Фраза должна звучать так: «Мы выбрали кандидата с более глубокой экспертизой в x и y, что критично для нашего проекта на старте».

Не давайте ложных надежд, если решение окончательное.